Reduzir custos com dispositivos móveis é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas. Fáceis de manusear e transportar, equipamentos como notebooks e tablets são essenciais para companhias que priorizem a mobilidade corporativa como estratégia de negócio.

Porém, caso não sejam devidamente monitorados, os gastos com esses aparelhos podem se tornar insustentáveis. Afinal, fatores como cobranças telefônicas indevidas e planos pouco atrativos influenciam diretamente nessas despesas.

Porém, não há mais com o que se preocupar: neste post, vamos mostrar cinco dicas valiosas para reduzir esses gastos e otimizar a utilização de dispositivos móveis. Confira!

1. Faça um planejamento detalhado

Essa dica é especialmente interessante para quem está iniciando ou redefinindo as suas diretrizes sobre a utilização de dispositivos móveis. O primeiro ponto a ser analisado é a quantidade de colaboradores da organização que estarão aptos a receber um equipamento.

A partir dessa definição, os gestores podem começar a estabelecer os melhores planos de telefonia, no caso de celulares, e fornecedores que oferecem benefícios importantes — na compra ou na locação.

É importante ter em mente que nem todos os colaboradores vão precisar de equipamentos extremamente potentes. Desse modo, é essencial utilizar essa etapa para estabelecer os custos necessários para que cada profissional receba o suficiente para otimizar o seu trabalho, mas sem exageros financeiros.

2. Crie uma política de uso

A conscientização dos colaboradores é outra tarefa fundamental para reduzir custos com dispositivos móveis. Isso é especialmente importante quando falamos de smartphones: esses profissionais devem ser orientados sobre as práticas de uso das linhas corporativas para que as faturas telefônicas não se tornem um transtorno para a empresa.

A partir do momento em que o smartphone é entregue ao colaborador, ele deve se comprometer a respeitar a franquia de dados estabelecida e os minutos de ligação, por exemplo. É essencial não tratar a cessão do equipamento como um simples benefício, mas como uma ferramenta fundamental de trabalho.

Dessa forma, cada pessoa de posse de um aparelho, seja ele um celular ou um notebook, deve se submeter às normas impostas pela empresa. Boas medidas são o estabelecimento do limite de uso de linhas telefônicas mensais e normas esclarecedoras sobre o uso de computadores fora da companhia.

Não é preciso sacrificar a mobilidade corporativa, mas orientar os seus profissionais a cuidarem do dispositivo para otimizar as tarefas e a comunicação imediata, o que gera mais oportunidades de negócio.

3. Faça uma auditoria nas suas contas

Linhas telefônicas podem sofrer com múltiplas cobranças indevidas, principalmente quando o acompanhamento das faturas por parte da empresa é precário. Além disso, colaboradores em campo podem precisar realizar ligações em horários taxados de forma mais rígida pela administradora.

Uma boa ideia é apostar na chamada gestão de telecomunicações (telecom), que ajuda a revelar valores cobrados indevidamente. Com os resultados, será possível contatar a própria central de telefonia para que os gestores comparem os dados coletados pelo sistema com as suas próprias reavaliações.

Outra boa opção é contar com uma empresa parceira que forneça Service Management. Dessa forma, será possível detalhar todos os dispositivos móveis dentro da organização e acompanhar a utilização por parte dos colaboradores.

4. Renegocie seus planos de telefonia

Depois da autoria, será possível realizar um diagnóstico mais completo dos seus gastos. Assim, se torna mais fácil visualizar os setores e profissionais específicos que apresentam a maior possibilidade de redução de custos com dispositivos móveis dentro da companhia.

É importante lembrar que a conexão à internet em smartphones e tablets também pode ser transmitida para notebooks, principalmente em momentos nos quais o colaborador precisa urgentemente do acesso. É possível identificar os profissionais que estão mais sujeitos a esse tipo de situação e renegociar os planos de telefonia daqueles que passam mais tempo dentro da empresa, com acesso à rede local.

O ponto principal da renegociação é o parâmetro estabelecido para saber se os planos adquiridos são os mais adequados, de acordo com as necessidades específicas de cada setor do negócio. Desse modo, é possível que você esteja custeando um serviço que não utiliza de fato.

Assim, de posse das informações repassadas por uma auditoria de alto nível, é possível contatar a operador e renegociar os termos do plano de telefonia — e as velocidades de conexão. É importante pesquisar o mercado com cuidado para descobrir a proposta mais vantajosa.

5. Aluguel de equipamentos

outsourcing de TI é a utilização de fornecedores externos para oferecer soluções de negócios, como soluções de software e hardware. Essa interação ocorre por meio do aluguel de equipamentos destinados a modernizar o negócio e a aumentar a produtividade interna, por exemplo. Vamos conhecer algumas dessas modalidades de locação.

5.1. Aluguel de celular

A locação de celular é uma das melhores formas para a companhia renovar os aparelhos em utilização e ainda reduzir custos com dispositivos móveis. Como se não bastasse, ainda é possível negociar contratos de acordo com as preferências da empresa — até mesmo em relação aos períodos de uso. Ao adotar celulares corporativos, o seu negócio obtém diversos benefícios. São alguns deles:

  • corte de gastos diretos com a aquisição e manutenção dos equipamentos;

  • personalização facilitada de pacotes, de acordo com a demanda;

  • seguros contra roubos e furtos;

  • ampla diversidade de escolha de modelos;

  • monitoramento dos dados.

5.2. Aluguel de notebook

Com a locação de notebooks, a redução de custos ocorre de diversas maneiras. Como a aquisição desses equipamentos requer um sacrifício financeiro ainda maior em relação aos smartphones, o aluguel dos computadores exige apenas um pagamento mensal, o que contribui para o equilíbrio das contas.

Desse modo, a empresa contratante ainda consegue manter capital significativo à sua disposição para investir em outros setores estratégicos. É interessante notar que os computadores são a principal ferramenta de trabalho em diferentes segmentos e contar com equipamentos muito obsoletos prejudicará o negócio como um todo.

Muitos gestores se contentam com a garantia protocolar de um ano oferecida pelas lojas e fabricantes. Porém, esse suporte não é tão robusto como aquele oferecido por uma empresa especializada de locação, que coloca as próprias peças à disposição para os seus clientes e ainda cuida de todos os reparos necessários e estabelecidos em contrato.

Como os aparelhos ainda pertencem à companhia que realiza as locações, é natural que ela busque prover o que há de mais avançado em tecnologia de ponta. Todo esse poderio digital é inteiramente repassado aos locatários. Além disso, quando equipamentos se tornam ultrapassados, eles são trocados para que o cliente não perca em termos de produtividade.

5.3. Aluguel de tablet

Além de também contar com funcionalidades avançadas em termos de tecnologia — como já mencionamos em relação aos celulares e notebooks —, alugar tablets de empresas com credibilidade é uma forma de se precaver contra ciberataques e tentativas de invasão em geral.

Isso porque tablets e smartphones são os alvos prediletos dos ataques de hackers. Ao escolher alugar os dispositivos móveis para a sua empresa, você acaba escolhendo, também, uma ótima estrutura para proteção dos seus dados corporativos, já que os aparelhos são monitorados pela empresa locatária.

Percebeu como algumas dicas simples podem ajudá-lo a reduzir custos com dispositivos móveis de forma significativa? Investir no outsourcing de equipamentos é a melhor solução para contar não só com tecnologia de ponta, mas também cortar gastos destinados à compra de peça e reinvesti-los em outras áreas críticas.

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