Obsolescência inesperada dos hardwares, softwares desatualizados e gastos excessivos com novos maquinários. O bom gerenciamento dos recursos tecnológicos nas empresas está diretamente relacionado a uma série de cuidados de rotina a fim de evitar, ao máximo, problemas como esses, sendo que o inventário de TI é um dos grandes aliados.

Isso porque essa lista de registros, que deve ser atualizada semanal, quinzenal ou mensalmente, contém todas as informações relevantes sobre cada um dos softwares e hardwares utilizados pelas equipes tanto de TI quanto dos demais setores.

Assim, por meio de um conhecimento mais detalhado sobre esses ativos empresariais, os gestores são capazes de prevenir problemas que, geralmente, interferem bastante nos fluxos de trabalho.

Quer entender melhor como o inventário de TI pode ajudar na gestão corporativa? Então, continue lendo este post para conhecer as 6 dicas de como fazê-lo com excelência!

1. Crie padrões de identificação e rotule os ativos

Antes de dar início à coleta dos dados de cada equipamento, faz-se necessário a definição de quais serão os padrões de identificação de todos os ativos. Isso tem o objetivo de garantir que haja uma uniformidade informacional durante o preenchimento, atualização e acompanhamento sobre seus ciclos de vida, por exemplo.

Assim, além do nome e data da compra, outras informações registradas podem ser bastante úteis para gestores, como prazo de expiração (nos casos de licenciamento de softwares), tipos de sistemas operacionais instalados, capacidade de memória e última data de checagem preventiva.

A depender da quantidade de hardwares nas empresas, a rotulagem das máquinas por meio de referências escolhidas pelos gestores pode ser, também, outra medida interessante para facilitar a identificação individualizada dos equipamentos.

Afinal, imagine o seguinte cenário: uma universidade com a posse de 300 computadores em seus campus. Nesse caso, a identificação e rotulagem de cada um desses aparelhos facilita muito os trabalhos de controle, reparação e substituição das praças.

2. Crie um domínio de rede controlada por servidores

Além de conferir maior segurança aos documentos corporativos armazenados, a criação de um domínio de rede auxilia os gestores na avaliação e na fiscalização dos equipamentos que estejam conectados a estações de rede privada.

Dessa forma, independentemente da distância física em que os ativos de TI se encontrem da matriz empresarial, as informações sobre as máquinas podem ser atualizadas mediante o uso da funcionalidade Active Directory (AD) do SO, sem dificuldades.

No entanto, a criação de um domínio de rede do gênero condiciona-se à aquisição de servidores centrais. Isso implica em dizer que altos investimentos serão necessários para que essa medida seja aplicada com sucesso.

Em razão disso, a alocação de servidores por meio da contratação de empresas especializadas é uma excelente alternativa. Afinal, ao mesmo tempo que há mais segurança dos dados corporativos, o inventário de TI consegue ser atualizado em pouco tempo.

3. Realize auditorias constantes

As auditorias na área de TI nada mais são do que procedimentos internos de mapeamento e aferição dos recursos tecnológicos utilizados ou disponibilizados para os colaboradores nas empresas.

Assim, a correta aplicação desses controles auditoriais permite que não somente as informações de cada ativo de rede sejam atualizadas, como também auxilia na identificação de eventuais gargalos em decorrência do uso insatisfatório dos softwares e hardwares auditados.

Para isso, as empresas geralmente norteiam suas etapas internas de auditoria de acordo com algumas regulamentações internacionais, como Control Objectives for Information and Related Technologies (COBIT) e Technology Infrastructure Library (ITIL).

4. Exija a assinatura do termo de responsabilidade

O termo de responsabilidade de uso de softwares e hardwares também faz parte das etapas de criação e manutenção de bons inventários de TI. Isso porque, como cada ativo está vinculado a um colaborador ou equipe dentro das empresas, é importante que todos aqueles que utilizem esses recursos para o trabalho estejam correlacionados nessa lista de itens.

O termo, sendo um documento legal, precisa ser assinado individualmente pelos colaboradores, contendo todas as informações sobre quais softwares e hardwares serão de sua responsabilidade, a data de início do uso, o atual estado de conservação e a assinatura do supervisor, que poderá ou não ser, solidariamente, responsabilizado pelos equipamentos.

Esses acordos conferem maior amparo legal e contratual nos pedidos de reparação diante de prejuízos decorrentes do mau uso, negligência ou extravio desses ativos pelos colaboradores.

Vale ressaltar que, ao fim do projeto ou em caso de rescisão contratual do colaborador, outro documento deve ser assinado, sendo informado as atuais condições dos softwares e hardwares. A depreciação não pode ser levada em conta, visto que faz parte do próprio passivo das empresas e, por isso, devem ser arcadas exclusivamente pelas empresas, e não pelos colaboradores signatários.

5. Automatize a gestão do inventário de TI

Existem diversos meios de registro e controle dos inventários de TI, como cadernos, tabelas do Excel ou softwares de gestão. Em tese, todos podem influenciar no alcance de excelentes resultados na administração desses ativos.

No entanto, quanto mais manual a forma escolhida, maiores as chances de erros humanos, como esquecimentos ou inclusão equivocada de dados. Por outro lado, o uso de sistemas de automação minimiza os riscos de ocorrência de problemas do gênero bem como agiliza o monitoramento dos equipamentos.

Importante frisar que certos tipos de dispositivos, como câmera, projetor e televisor, não conseguem ser automaticamente inventariados. Por isso, qualquer que seja o software de gestão adotado nas empresas, é indispensável que existam funcionalidade de inclusão manual de dados — caso contrário, o inventário de TI ficará incompleto.

6. Nomeie um colaborador para o cargo

Os procedimentos de inventário, muito embora possam ser concluídos com bastante facilidade, devem ser atentamente realizados. Isso porque esses dados precisam ser periodicamente atualizados à medida que fatores, como ciclo de vida dos equipamentos e expiração de licença de softwares, aconteçam.

Nesse sentido, um ou mais colaboradores, preferencialmente, precisam estar incumbidos nessas funções de gestão a fim de garantir que todas as informações sejam armazenadas e devidamente processadas.

Se a empresa já detém implantado um sistema de gestão automatizado, a presença de, pelo menos, um funcionário responsável para esse cargo permanece sendo fundamental.

Afinal, outras atribuições também são de sua responsabilidade, como resolução de problemas conexos aos dados contidos nos inventários e cumprimento de metas para o melhor aproveitamento desses ativos.

Portanto, os inventários de TI fornecem um controle mais dedicado sobre todos os equipamentos e sistemas nas empresas.

Porém, para garantir o armazenamento e o bom uso desses dados, algumas práticas são recomendadas, como a criação de padrões de identificação das máquinas, a nomeação de um responsável pelo inventário e a automatização da gestão por meio de licenciamento de um software específico.

Achou interessante este artigo sobre inventário de TI? Então, continue conosco e saiba como é possível otimizar a gestão de custos no departamento de tecnologia!