Apresentar projetos de TI para a diretoria não é mais uma experiência nova para CIOs e gerentes da área. Dada a importância da tecnologia para a estratégia de negócios — como capacitadora e impulsionadora do crescimento —, os líderes de TI agora fazem aparições regulares diante das diretorias e conselhos, que entendem melhor o papel crítico desempenhado pela tecnologia. Mas isso não torna a perspectiva de falar ao conselho menos assustadora.

De fato, manter a diretoria informada e instruída sobre o estado da tecnologia na organização tornou-se mais difícil, isso ocorre em função do ritmo acelerado de mudanças técnicas e dos crescentes riscos relacionadas à tecnologia que as empresas precisam administrar.

Uma apresentação de 15 minutos para a diretoria da empresa pode estimular ou arruinar um projeto valioso. Mas há etapas que os gerentes de TI podem adotar para não apenas atender às necessidades e expectativas da diretoria, mas também conquistar seu apoio e respeito duradouro. Apresentamos, a seguir, 6 delas. Confira!

1. Seja claro e conciso

A regra número 1 para lidar de forma eficaz com os membros de uma diretoria sempre ocupada é não abranger a apresentação por mais tempo do que o necessário. Mantenha-a curta e focada, e coloque os detalhes em um documento específico, para que os diretores possam investigá-los em seu próprio tempo.

A ideia aqui é comparecer a cada reunião importante com uma grande ideia e um conjunto de dados bem organizados, que ajudem a diretoria a se sentir confiante de que a administração tomará decisões prudentes. Isso quer dizer que as informações passadas por você devem oferecer transparência sobre os problemas que precisam ser resolvidos.

Além disso, é fundamental lembrar que os membros da diretoria estão a uma distância maior das operações diárias da empresa. Isso pode significar que você realmente precisa falar mais devagar e deliberadamente sobre um tópico que você passaria com seu relatório direto.

2. Tenha uma boa estrutura de apresentação

Mostre que você tem aptidão para comunicar e seja inovador ao apresentar o seu projeto. É fundamental ter uma boa estrutura de apresentação, com uma narrativa que seja relevante para as demandas da empresa.

Além disso, é essencial conectar a solução que você está apresentando aos problemas que estão sendo enfrentados no momento. Uma boa estratégia é expor como a adoção à tecnologia proposta pode otimizar processos críticos, que estão dificultando a conquista de resultados importantes para o negócio.

Que tal utilizar vídeos para mostrar como esse processo tem funcionado na prática e, na sequência, apresentar como ele operará com a solução proposta por você ativa?

3. Esteja plenamente preparado

Os membros da diretoria julgarão o conteúdo da sua apresentação, mas também a confiança com a qual você a entrega.

Faça um brainstorm das principais ideias, argumentos e evidências que devem ser abordadas na apresentação. Em primeiro lugar, basta anotar todas as ideias que vêm à mente. Em seguida, tente aplicar um pouco de estrutura aos pensamentos, encontrar evidências para cada ponto e detalhar as ideias com argumentos ou exemplos de apoio.

Os diretores farão perguntas de diferentes níveis, então, é preciso que você mantenha-se temperado e responda de forma clara e concisa. Se você não souber a resposta, não fique confuso, defensivo ou tente fingir. Em vez disso, prometa voltar com a resposta o mais rápido possível. Então siga rapidamente.

4. Alinhe seu projeto com as estratégias do negócio

Você sabe que o seu papel como gestor de TI é cada vez mais estratégico dentro da empresa, certo?

Nesse contexto, a principal razão de aumentar o envolvimento do seu setor com as estratégias do negócio é trazer a tecnologia para o âmbito das tomadas de decisões mais táticas da empresa.

Isso quer dizer que a sua apresentação deve mostrar, claramente, como a sua proposta inovadora auxiliará a empresa a conquistar determinado objetivo dentro das estratégias do negócio, seja reduzindo uma complexidade, melhorando a produtividade geral ou otimizando a relação custo-benefício.

5. Explique exatamente como você pretende usar os recursos solicitados

Se você está solicitando um investimento, forneça alguns detalhes sobre como você o gastará em terceirização, recrutamento, operações etc. Descreva o cronograma de trabalho e identifique os marcos do projeto nos quais avaliará os resultados.

Lembre-se de que os provedores de recursos estão avaliando seu plano de ação específico, não uma ideia geral de negócios.

Pode ser tentador dizer aos investidores ou membros do conselho que você tem uma grande visão para o futuro e que criará uma nova empresa multimilionária. No entanto, eles não estarão interessados em financiar todos os seus futuros requisitos de recursos logo após a primeira apresentação.

Uma pergunta que você deve se fazer antes de propor um investimento pela diretoria da empresa é: “qual é a quantidade mínima de recursos que meu projeto precisa neste momento para alcançar o próximo nível?”.

Esse é um bom exemplo de pensamento enxuto, e está se tornando cada vez mais popular ao lançar startups e, até mesmo, empreendimentos maiores.

6. Garanta que o seu projeto esteja alinhado à cultura da empresa

Os gerentes de TI que entendem o que mais interessa e motiva os diretores da empresa têm mais chances de êxito. Descobrir se eles têm um foco particular no crescimento, em melhorias operacionais e oportunidades ou na conformidade e segurança cibernética, por exemplo, é um fundamental para alinhar o seu projeto à cultura da empresa.

Obtenha o máximo de opiniões de várias partes interessadas antes da apresentação — e visualize as discussões e os pontos de decisão pretendidos. Dependendo do contexto da sua empresa, isso pode incluir o CEO, um líder de unidade de negócios ou um secretário da diretoria.

Por fim, certifique-se de estar alinhado com outros executivos seniores — e especialmente com o CFO — diretor financeiro. Se você, como gestor de TI, e o CFO estão falando sobre os mesmos objetivos estratégicos, mas usando diferentes maneiras de descrevê-los e como os investimentos em TI os beneficiam, isso pode gerar uma certa confusão no momento da apresentação.

Em resumo, apresentar projetos de TI para a diretoria da empresa em tempos de transformação digital pode ser um desafio para o gestor da área. Por outro lado, é também um excelente momento para reforçar a necessidade de que a tecnologia faça cada vez mais parte das decisões estratégicas do negócio. Se você estiver preparado para passar essa ideia para a sua diretoria, o sucesso será garantido!

Então, está pronto para apresentar uma ideia inovadora para a sua diretoria? Continue conosco e descubra 7 dicas para melhorar o atendimento de TI na sua empresa!