Fundamental para o bom controle orçamentário das organizações, o gerenciamento de TI já assumiu o seu papel de destaque no que se refere ao sucesso de um negócio.

Isso acontece pelo simples fato de que, independentemente do porte ou do setor de atuação, é impossível imaginar uma empresa que consiga apoiar o seu dia a dia operacional sem a utilização das tecnologias de informação.

Quando bem realizada, a gestão desse setor contribui para a melhoria dos processos, da produtividade das equipes e da sua competitividade no mercado. Entretanto, o que ocorre muitas vezes é a falta de cuidado e planejamento para com os gastos em TI.

O problema, diante disso, é a elevação dos custos e a dificuldade de entender o ROI (Return On Investment) que envolve as operações. Em cenários piores, o fluxo de caixa pode sofrer sérias consequências.

Por essa razão, preparamos este artigo para apresentar 6 dicas de gerenciamento de TI para o controle orçamentário da sua companhia. Acompanhe!

1. Realize um planejamento de custos para o ano todo

O primeiro passo para um controle eficiente sobre o orçamento do setor está na realização de um planejamento de custos para o ano. Sem isso, o gerenciamento de TI cria oportunidades para situações adversas, que tendem a pegar os gestores de forma desprevenida.

O recomendando, nesse caso, é realizar a previsão orçamentária para o ano seguinte no mês de novembro do ano vigente. Esse planejamento deve ser documentando, constando informações inerentes à programação do departamento de TI como um todo, incluindo:

  • valores necessários para a manutenção do parque de máquinas;

  • custos relacionados aos pagamentos/encargos dos colaboradores da área;

  • custos com licenças de softwares, hardwares e assistências técnicas;

  • gastos envolvidos com contratações e serviços terceirizados;

  • gastos com a implantação de novos projetos;

  • recursos para a compra de novos equipamentos;

  • recursos extras e disponíveis para os possíveis imprevistos.

Entenda que planejar os gastos do ano é indispensável para uma gestão de TI eficiente, pois favorece o controle orçamentário do setor.

2. Acompanhe os investimentos efetivados

Tão importante quanto o planejamento é o acompanhamento dos investimentos efetivados. Isso é necessário para que se possa avaliar os resultados obtidos e garantir que pequenas complicações de percurso não se tornem problemas maiores.

Em outras palavras, é preciso acompanhá-los de modo a não perder o controle das finanças. Se algum imprevisto financeiro surgir, lembre-se de registrar os gastos de acordo com os seus respectivos fins — esse histórico lhe permitirá entender os prováveis erros e ajustar o planejamento orçamentário para os meses subsequentes.

3. Mantenha a equipe atualizada em relação aos recursos disponíveis

Manter a equipe atualizada e sempre atenta em relação aos recursos disponíveis é essencial para o bom gerenciamento de TI. Nesse sentido, informe os colaboradores sobre o planejamento de custos para o ano e exija que todos trabalhem de acordo com ele, procurando de todas formas evitar os erros e desperdícios.

Além disso, é interessante que você estabeleça metodologias para a aquisição de materiais ou novos equipamentos. Pode-se determinar, por exemplo, a imposição para que todos os membros da equipe registrem as necessidades para determinado período (mês, bimestre ou trimestre), a fim de permitir apenas uma única compra.

Essa abordagem certamente facilitará o controle de orçamento, pois ao visualizar todas as demandas e solucioná-las de uma só vez, você evita o excesso de processos e conferências.

4. Monitore a performance do seu time

Outro ponto que exige atenção diz respeito à performance do time. Ela precisa ser monitorada constantemente, do contrário, será difícil extrair o máximo dos seus recursos humanos.

Problemas de produtividade e falhas operacionais são circunstâncias comuns quando esse monitoramento inexiste na empresa. Em decorrência disso, o inevitável acontece: o aumento dos custos internos do departamento de TI.

A realização de horas extras, os gastos excessivos com assistências técnicas e retrabalhos que poderiam ser evitados servem para ilustrar o que pode impulsionar os custos.

5. Verifique o desempenho do setor

Semelhante ao aspecto anterior é o desempenho do setor. No entanto, a diferença é que nesse contexto deve-se verificar se as atividades planejadas foram executadas corretamente, ou seja, no tempo exato e dentro do orçamento programado.

Tenha em mente que a eficácia do gerenciamento de TI passa diretamente por essa questão. A verificação constante do desempenho do setor é o que possibilitará constatar se os trabalhos estão atrasados ou sendo realizados de modo errado, permitindo as correções necessárias e que menos prejudiquem o seu controle orçamentário.

6. Invista os recursos financeiros de maneira adequada

Todo gestor de TI sabe que, para manter uma grande estrutura, o consumo de recursos financeiros é significativamente alto — aquisição de equipamentos, manutenções, contratação de profissionais especializados e assim por diante.

Não o bastante, a rapidez com que as inovações chegam ao mercado faz com que as tecnologias de hoje se tornem obsoletas em pouco tempo. Essa obsolescência é também um desafio, gerando a necessidade de atualizações e compras recorrentes.

A dificuldade, portanto, é encontrar uma maneira de otimizar os investimentos. Nesse cenário, o outsourcing de TI é a prática encontrada por boa parte das organizações. SaaS, HaaS e IaaS são as categorias destaques quanto a isso.

Em resumo, em vez de adquirir os softwares, hardwares e equipamentos no geral, as empresas estão optando pela locação, caracterizada como serviço. O aluguel de notebooks, computadores e dispositivos móveis e a utilização dos sistemas baseados em Cloud Computing exemplificam essa prática.

Caso você ainda não tenha cogitado tais possibilidades, é válido verificá-las. Para muitos, está no outsourcing a chance de melhor alocar os seus recursos financeiros — isso sem contar que, desse modo, perder o controle do orçamento é mais difícil.

Para finalizar, cabe dizer que ao perceber despesas supérfluas, é preciso cortá-las o mais rápido possível. Avalie quais são as reais demandas do setor e elimine o que não é considerado primordial.

Esperamos que você tenha gostado das nossas dicas de gerenciamento de TI para o controle orçamentário da sua empresa. Se quiser entender melhor sobre o outsourcing de TI ou o HaaS, fale com um de nossos consultores!