Selecionar os fornecedores certos para suas necessidades de negócios é vital para garantir que você seja capaz de entregar seus produtos e serviços no prazo, pelo preço certo e em conformidade com seus padrões de qualidade.

Ao implementar critérios de seleção de fornecedores específicos, é possível identificar empresas que trabalharão com você para atender às demandas de seus clientes. Neste artigo, trazemos 8 dicas para você encontrar o fornecedor de equipamentos de TI certo para sua empresa. Confira!

1. Crie um roteiro de tecnologia

Em vez de fazer compras isoladas, observe as necessidades gerais do seu negócio e planeje a longo prazo. É aqui que um roteiro de tecnologia pode ajudar.

Um roteiro de tecnologia é uma ferramenta de planejamento que alinha seus objetivos de negócios a soluções de tecnologia de longo e curto prazo. Ele deve ajudá-lo a entender seus sistemas tecnológicos atuais, definir prioridades de desenvolvimento de tecnologia e fornecer um cronograma para a implementação de novos sistemas.

A primeira parte para criar seu roteiro é ter uma ideia clara do que você já está fazendo e mapear seus processos. Por sua vez, um processo é uma série de atividades ou operações que devem ocorrer em uma sequência específica para criar valor para o cliente na forma de um produto ou serviço. Alguns exemplos de processos incluem:

  • faturamento;

  • fabricação;

  • recebimento e envio de mercadorias.

Esse exercício o ajudará a ver o que está funcionando bem e o que não está. Também é uma oportunidade de analisar sua tecnologia atual, a maneira como você usa dados e quaisquer lacunas em competências ou recursos.

Mais importante, esse mapeamento do roteiro de tecnologia vai auxiliá-lo a identificar oportunidades de investimento para melhorar a jornada de seus clientes, seja comprando novos equipamentos ou tecnologias, seja otimizando determinado processo.

2. Faça um orçamento para sua TI

Em um mundo ideal, todas as empresas podiam ter a tecnologia mais rápida, mais poderosa e, finalmente, mais cara. Como inicialização, alguns desses dispositivos podem não estar em seu orçamento. É por isso que você precisa criar um orçamento que lhe diga exatamente quanto dinheiro pode gastar em tecnologia.

Certifique-se de alocar financiamento em equipamentos como:

Seu orçamento específico varia de acordo com o tipo de trabalho da sua empresa. No entanto, existem recursos para ajudá-lo a estimar determinados custos.

Saiba que você nem sempre precisa comprar os itens mais caros para obter os serviços de que precisa. Explore suas opções para descobrir o que é certo para você e para o setor em que trabalha.

3. Obtenha um ponto de vista externo

Dependendo da escala do seu investimento, pode valer a pena trabalhar com um consultor externo, que pode garantir que você aproveite ao máximo sua parceria de outsourcing, ajudando-o a avaliar suas necessidades.

Inicialmente, você analisará fatores importantes, como capacidade, uso de funcionários e recursos atuais. A prática mais comum é fazer uma análise de custo-benefício, o que ajuda a justificar sua compra e a determinar os prós e os contras.

Se está na indústria, você pode usar uma taxa de utilização de ativos, que mede sua capacidade de obter ótimos resultados de equipamentos e outros ativos. A premissa é que equipamentos mais eficientes proporcionarão melhores resultados.

4. Estabeleça seus critérios

Crie uma lista dos critérios de seleção do fornecedor de equipamentos de TI que as empresas precisam preencher para poder fornecer os itens de que você precisa. Isso pode incluir problemas como:

  • prazos de entrega, desde o recebimento do seu pedido até a entrega;

  • quantidades mínimas e máximas do pedido;

  • instalações de armazenamento e manuseio;

  • métodos específicos de entrega;

  • processos de garantia de qualidade;

  • termos e condições de pagamento;

  • política de devolução;

  • referências contactáveis.

Definir os critérios com antecedência permitirá que você avalie os possíveis fornecedores em cada um dos itens listados e garantirá que não negligencie quaisquer requisitos importantes.

5. Defina seu processo

Identifique os métodos que usará para encontrar fornecedores adequados. Decida se divulgará seus requisitos em publicações comerciais e solicitará lances, ou se abordará diretamente empresas selecionadas para propostas e estimativas.

Aloque um prazo para conduzir o processo de seleção de fornecedores. Indique membros qualificados de sua equipe para revisar as propostas e recomendar uma lista curta de fornecedores para escolher.

6. Avalie os envios de propostas

Compare cada envio que você recebe com uma lista de verificação de critérios para fornecedores e questione itens que pareçam carentes de clareza. Revise o escopo dos serviços descritos na proposta e considere se eles correspondem aos seus requisitos.

Decida a importância de cada critério e marque todas as submissões contra isso para um método objetivo de avaliação. Identifique o que o acordo ou o período de contrato com cada fornecedor em potencial inclui para garantir que você não seja atraído para uma situação que possa prejudicar sua empresa.

7. Analise os fornecedores de equipamentos de TI

Listamos abaixo os principais aspectos a serem considerados na escolha de um fornecedor. Depois de ter uma lista de possíveis parceiros, peça-lhes cotações por escrito e, quando apropriado, uma amostra dos itens de que precisa. Você pode comparar os serviços para ver quais fornecedores são os mais adequados para o seu negócio.

Confiabilidade

A confiabilidade deve ser uma consideração importante para a escolha. Fornecedores confiáveis proveem os bens ou serviços certos no prazo, conforme descrito. Grandes fornecedores geralmente são confiáveis porque têm à sua disposição recursos e sistemas suficientes para garantir que eles ainda possam ser entregues se algo der errado.

Por outro lado, você pode criar um relacionamento próximo com fornecedores menores — especialmente se sua empresa for o principal cliente deles. Nesses casos, seu fornecedor também pode responder melhor a diferentes solicitações, como pedidos urgentes ou retenção de estoque.

Estabilidade

Procure fornecedores experientes que estão no mercado há muito tempo. Estabilidade é importante, especialmente se está entrando em um contrato de longo prazo com um fornecedor ou ele é o único provedor de um item específico de que você precisa para o seu negócio.

Exerça a devida diligência. Verifique o histórico de crédito do fornecedor para ver se ele é financeiramente estável. Vale a pena descobrir que empresas utilizaram os serviços de um determinado fornecedor e solicitar uma referência.

8. Monitore o desempenho do fornecedor

Até mesmo o fornecedor mais confiável pode ocasionalmente escorregar. Certifique-se de que ele tenha um ponto de contato direto na sua empresa e realize avaliações de desempenho regularmente.

Isso ajudará você a acompanhar o trabalho dele e garantir que ele esteja cumprindo a parte final do contrato. Essas revisões também vão ajudá-lo quando chegar a hora de falar sobre a renovação do contrato, para que você saiba onde está.

Depois de começar a falar sobre detalhes específicos com um fornecedor, comunique claramente suas expectativas para que o novo parceiro tenha a chance de conhecê-lo. Saiba o que você espera, explique o nível de serviço de que precisa e seja o mais específico possível sobre suas necessidades antes de assinar um contrato.

Se a sua parceria com um fornecedor falhar porque ele pensou que você queria uma coisa quando precisava de outra, parte da culpa recairá sobre seus ombros.

Por fim, cabe aqui ressaltar que a locação de equipamentos de TI é uma solução rápida e relativamente simples de obter acesso a tecnologias de ponta para o seu negócio. Adotar o outsourcing de TI pode trazer benefícios como manter equipamentos atualizados, ter despesas mensais previsíveis e preservar seu fluxo de caixa.

Na Agasus, por exemplo, você tem acesso a uma gama de recursos nesse aspecto, como locação de equipamentos de TI (desktops, notebooks, smartphones etc.) por prazos curtos ou longos, soluções completas de HaaS e mobilidade corporativa.

Confiar em um novo fornecedor de equipamentos de TI para manter seu negócio funcionando pode parecer complexo, mas se você fizer as perguntas certas, não precisa ser. Seja paciente, curioso e explore suas opções antes de se comprometer. Depois de experimentar os benefícios de trabalhar com o fornecedor certo, você ficará feliz em colocar o esforço extra em sua seleção.

Locação de notebooks, computadores e smartphones - 8 dicas para escolher o melhor fornecedor de equipamentos de TIPowered by Rock Convert

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