Os recursos da Tecnologia da Informação (TI) vêm sendo amplamente utilizados pelas empresas para automatizar seus processos e alavancar os seus negócios. Sendo assim, criar relatórios de TI para monitorar a performance desses recursos tem se tornado cada vez mais necessário para os gestores das organizações.

Neste artigo, vamos apresentar as formas de monitoramento apropriadas para a área de TI, as melhores práticas para a elaboração dos relatórios e as principais métricas de desempenho relacionadas a área.

Ficou interessado? Acompanhe este post e saiba como garantir a eficácia dos negócios fazendo uma gestão eficiente com os relatórios de monitoramento!

Monitoramento de performance da área de TI

Sabemos que a competitividade das organizações está diretamente ligada ao bom desempenho dos recursos de TI. Por isso, é necessário monitorar e controlar todos os processos por meio de uma documentação apropriada.

Cada empresa possui sua estratégia de documentação para garantir uma análise dos dados confiável, e uma dessas formas é a criação de relatórios de TI personalizados.

A união de todos os relatórios forma uma documentação valiosa que permite ao gestor identificar softwares desatualizados, sistemas e equipamentos ociosos, riscos de falhas operacionais, entre outras questões que podem comprometer a usabilidade dos recursos de TI instalados.

Além de identificar riscos e falhas rapidamente, os relatórios de TI apoiam a equipe em questões como a manutenção de equipamentos e correção de processos de TI, além de possibilitar que o gestor haja de forma proativa para evitar a recorrência de eventuais problemas.

Os relatórios de monitoramento de performance levam também uma visão mais gerencial de como está o setor de TI para os diretores da empresa, contribuindo para que a alta direção planeje investimentos de melhoria para o setor e demais áreas da empresa.

Bons relatórios de TI permitem que se tome decisões com muito mais agilidade e com alto nível de assertividade sobre o parque tecnológico da empresa, sobre a contratação de serviços e a compra ou aluguel de equipamentos.

Além de questões técnicas, o relatório de monitoramento também contém informações importantes que dão suporte ao gestor no momento de decidir sobre parcerias estratégicas de negócio, como a seleção de fornecedores de hardware, software e serviços gerenciados de TI.

Os relatórios de performance ajudam as organizações a obterem melhores resultados, aumentando a competitividade da empresa no mercado e colocando a empresa em lugar de destaque, sempre um passo à frente da concorrência.

Melhores práticas para a criação de relatórios de TI

Para a elaboração de relatórios de TI é necessário que os responsáveis pela criação dos relatórios tenham acesso às informações de diversas áreas dentro da empresa.

Informações sobre faturamento, custos, produtividade, inventários, manutenções e outras mais são a base para a criação de relatórios de monitoramento.

Os relatórios são compostos por indicadores de performance que permitem aos gestores tomarem melhores decisões no momento de planejar investimentos, definir orçamentos, delinear metas e estabelecer treinamentos de colaboradores.

Para ajudá-lo a criar bons relatórios de TI, selecionamos dez passos que você deve realizar no momento da elaboração dos relatórios.

  1. Colete os dados dos sistemas utilizados pelos setores da empresa.
  2. Faça o levantamento dos ativos de infraestrutura de TI.
  3. Tenha os processos de negócio da empresa organizados.
  4. Obtenha a relação dos serviços oferecidos pelos fornecedores.
  5. Convide a equipe de TI e os gestores de outras áreas para fazerem parte do processo de análise dos dados.
  6. Estabeleça métricas de SLA (Service Level Agreement ou, em português, Acordo de Nível de Serviço) entre clientes internos, externos e fornecedores.
  7. Monitore e analise o histórico de ocorrências.
  8. Estabeleça uma periodicidade para elaboração dos relatórios.
  9. Crie visões diferentes do relatório para os vários tipos de destinatário da empresa, ou seja, uma visão específica para a equipe de TI, outra para os gestores de áreas e outra para a diretoria.
  10. Conte com ferramentas de apoio como softwares de monitoramento e gerenciamento de recursos de TI.

Um ponto a se destacar é o uso de softwares de monitoramento para ajudar o gestor na elaboração de relatórios de TI. Com esse tipo de software, grande parte das tarefas pode ser automatizada, liberando tempo para o gestor avaliar o resultado dos relatórios e pensar em decisões estratégicas.

Com os relatórios produzidos, é possível identificar as áreas ou atividades que estão deficitárias, ou seja, fora dos padrões, e também aquelas que estão superando as expectativas da empresa.

Por meio dos resultados dos relatórios de TI, é possível utilizar técnicas de benchmarking dentro da empresa, copiando as melhores práticas realizadas pelas áreas mais produtivas para melhorar os processos do restante da organização.

Todos os processos de melhoria contínua da organização envolvem a criação de um relatório, mais especificamente um relatório de plano de ação.

Um plano de ação também é um relatório de performance, excelente para ser usado pelo setor de TI, pois é focado em metas definidas pela empresa e que devem ser alcançadas em um determinado período de tempo.

Para fazer o acompanhamento de relatórios de TI a empresa pode contar também com a ferramenta de checklist, onde as tarefas que já foram realizadas com sucesso são identificadas por marcações.

Principais métricas do setor de TI

Cada empresa atua em um mercado específico, sendo assim, no momento de criar relatórios de TI, as empresas precisam considerar as informações específicas do seu tipo de negócio.

Além das métricas específicas do negócio da organização, existem algumas métricas que são aplicadas para todos os tipos de negócio, como aquelas ligadas às informações financeiras e de recursos humanos, por exemplo.

Relacionamos aqui as principais métricas para o setor de TI:

  • índice de falhas em equipamentos;
  • taxa de falhas por atualização de softwares;
  • gravidade dos erros em equipamentos;
  • horas por correção de problemas;
  • capacidade de entrega;
  • uptime dos serviços;
  • índice de falhas em segurança da informação;
  • número de chamados abertos;
  • tempo médio de atendimento;
  • nível de satisfação dos usuários;
  • custo homem/hora;
  • índice de retrabalho.

Os relatórios de TI, junto com as demais documentações do setor, são componentes indispensáveis e corresponsáveis pela segurança das tecnologias e serviços utilizados pela organização. Esses relatórios asseguram que os gestores tomarão as melhores decisões para que os recursos tecnológicos da empresa funcionem corretamente.

Agora que você já sabe criar relatórios de TI corretamente, conheça seis motivos para uma ter  gestão de equipamentos eficiente!