É muito comum que a burocracia nos processos de TI atrapalhe o funcionamento de uma empresa. Porém, todos precisam ter em mente que alguma burocracia é necessária — e até mesmo fundamental — para o bom andamento dos trabalhos.

Neste artigo, você entenderá o real conceito de burocracia e verá como o mau uso dessa estrutura pode provocar sérios danos à sua empresa. Além disso, vamos apresentar cinco métodos para você colocar em prática e diminuir o excesso de burocracia nos seus procedimentos.

Você está preparado para otimizar os seus processos e fazer uma boa gestão de TI? Então, continue conosco e siga a leitura!

O verdadeiro sentido da burocracia

Burocracia é um tipo de estrutura organizada, composta por regras e procedimentos preestabelecidos. É ela que regula os processos de uma empresa, definindo claramente a organização dos serviços e as funções hierárquicas dos colaboradores, numa ordem de prioridade bem demarcada.

Na prática, isso significa o seguinte: sem a burocracia, cada profissional realizaria uma mesma atividade de maneira diferente, o que tornaria o processo mais incerto e aumentaria bastante os riscos de falhas. Nesses termos, a simples troca de um membro da equipe poderia desestabilizar todo o processo de serviços e demonstrar a fragilidade do modelo operacional da empresa.

Um processo burocrático equilibrado garante um nível mínimo de padronização dos trabalhos, tornando os projetos mais previsíveis e possibilitando que os riscos sejam monitorados e minimizados. Entretanto, quando a burocracia é excessiva, todas essas vantagens podem cair por terra.

O impacto da “burocracia do mal” em uma empresa

Num golpe de injustiça construído no decorrer dos tempos, a palavra burocracia acabou confinada ao seu sentido pejorativo, que a define como qualquer tipo de sistema que seja lento ou ineficiente na resolução de problemas.

Ocorre que, em doses exageradas, até o melhor dos remédios pode transformar-se em veneno — logo, a burocracia somente converte-se em algo ruim quando usada indiscriminadamente.

O impacto da má burocracia numa empresa é bem conhecido: são tantas regras e padrões que estes acabam sendo sumariamente ignorados — e, quando a alta hierarquia enfim impõe a submissão dos seus colaboradores a tais normas, o resultado quase sempre se traduz em lentidão, resultados medíocres e perda de receita.

Como, então, é possível encontrar o equilíbrio e ter um processo burocrático que efetivamente ajude a empresa a desempenhar as suas tarefas com eficiência?

Maneiras de reduzir a burocracia nos processos de TI

É perfeitamente possível diminuir as práticas inúteis nos processos de TI, fazendo com que a burocracia resultante restrinja-se ao essencial para o bom andamento dos trabalhos.

Para ajudar você a superar a lentidão nos procedimentos de TI, indicamos, a seguir, alguns métodos que você pode adotar na sua empresa. Confira!

1. Mapeamento dos processos

Uma ótima maneira de organizar os processos da empresa é fazer um mapeamento. Assim, abre-se a possibilidade de melhorá-los, e a produção não fica vinculada ao conhecimento particular dos profissionais.

O primeiro passo para isso é efetuar uma listagem de todos os processos. Em seguida, é preciso analisar quais deles são prioridade e decidir a ordem em que devem ser mapeados. Esse mapa é simplesmente uma sequência dos eventos, das decisões e das atividades que acontecem em um processo, geralmente reproduzidos em um fluxograma e acompanhados por uma descrição em texto.

2. Automatização de tarefas

Um dos maiores ladrões de tempo em qualquer atividade corporativa é a necessidade de lidar com tarefas manuais e repetitivas, como planilhas ou formulários.

Além de diminuir drasticamente a possibilidade de falhas e agilizar o fluxo dos trabalhos, o desenvolvimento de softwares específicos para determinadas atividades também torna possível aos demais departamentos receber as informações que precisam, em tempo real.

Nesse cenário, os próprios colaboradores podem atualizar dados e pedidos no sistema, permitindo que as equipes de TI, RH e todas as demais áreas possam concentrar-se em ações mais estratégicas.

A análise de cada processo definirá o tipo de tecnologia que poderá ser empregada para agilizar os trabalhos e reduzir os custos. Empresas que automatizam tarefas rotineiras tornam-se mais competitivas e despertam o desejo de talentos das mais diferentes áreas.

3. Simplificação de processos

Após ser mapeado, uma boa forma de validar a eficácia e eficiência de um processo é questionar se ele faz sentido para você ou as partes interessadas no projeto. Reflita se esse procedimento realmente agrega valor aos padrões da empresa ou é só mais um fator complicador, capaz de gerar ainda mais burocracia.

Entretanto, é importante frisar que, mesmo fazendo esse questionamento, ainda é possível incidir em erro devido à falta de embasamento ou de domínio da rotina. De qualquer forma, se for constatado que um procedimento está apenas atravancando o fluxo, não hesite em reformulá-lo ou, até mesmo, excluí-lo.

4. Mensuração dos resultados

Quando o monitoramento dos processos é realizado por meio de aplicativos ou qualquer outra ferramenta tecnológica, é possível medir os mais diversos valores de referência. O mais evidente deles, como não poderia deixar de ser, é o ROI (retorno sobre investimento) — ao analisar o custo-benefício de um processo, seus benefícios devem se sobrepor aos custos.

Um bom exemplo disso é a área de RH, que pode ter maior controle da quantidade e qualidade de seus candidatos ao armazenar os dados que considerar mais relevantes para o objetivo de negócio da companhia. Assim, todas as informações e os resultados coletados precisam assegurar que a tecnologia certa esteja sendo usada no lugar ideal.

5. Gestão dos processos

Se a implantação dos métodos anteriores não resultar nos ganhos operacionais desejados, é muito provável que os modelos implementados tenham sido mal planejados e precisem ser revistos — daí a importância de uma gestão consistente dos processos.

Todos os procedimentos devem ser definidos visando a dois grandes objetivos: melhorar o desempenho operacional e incluir métodos de controle que garantam a confiabilidade e qualidade dos trabalhos.

Por fim, é vital realizar um planejamento estratégico que englobe não somente a maneira como essas tecnologias podem ser implantadas, como também os sistemas mais adequados às necessidades da sua empresa. É preciso levar em conta a cultura organizacional, o perfil dos colaboradores, as tecnologias disponíveis no mercado e o custo-benefício de cada uma delas.

E aí, compreendeu a importância de diminuir a burocracia nos processos de TI? Agora, cabe a você colocar em prática essas soluções. O que você pretende fazer para otimizar os procedimentos em sua empresa? Tem alguma dica ou solução diferente para compartilhar? Deixe o seu comentário aí embaixo e participe!