Como fazer a gestão de custos de TI

Gestão de custos de TI é o processo de planejar e controlar os orçamentos de cada equipe em seus diferentes projetos. Sem ela, existe uma possibilidade de que os custos operacionais ultrapassem o necessário. Além disso, a gestão assegura que cada projeto passe pelas fases adequadas — do planejamento inicial e estimativa de custos à entrega dos resultados dentro do orçamento e do prazo.

Neste texto, você poderá entender melhor o que é e para que serve a gestão de custos de TI e também as 7 melhores práticas para adotá-la na sua rotina. Continue a leitura!

O que é gestão de custos de TI?

Empresas de todos os tamanhos estão sempre procurando formas de administrar e cortar os crescentes custos de TI. Contudo, estratégias de otimização de custos não significam apenas cortar orçamentos ou eliminar serviços.

Para o negócio poder crescer, é fundamental compreender que a gestão deve economizar, ao mesmo tempo em que mantém os serviços, que ajudam na competitividade da organização. Sendo assim, é preciso avaliar o que retirar, e identificar as despesas em TI que são investimento e não um custo.

Como fazer a gestão de custos de TI: Para que serve?

Desenvolver um plano antes que uma crise ocorra — e corte orçamentos —, garante que projetos importantes sejam concluídos.

Imagine que um grande portal de serviço para os consumidores da sua empresa está prestes a ser entregue. Eis que vem a notícia do escritório do CFO: todos devem esperar cortes de orçamento no meio do ano. Subitamente, o projeto que parecia uma boa ideia entra na fila de tarefas “para mais tarde”. Essa é a abordagem do tipo “esperar pra ver” em gestão de custos de TI.

Agora imagine o contrário: um CIO proativo. Ele, provavelmente, já teria conduzido análises de custo-benefício de todas as iniciativas que requerem serviços de TI e elaborado uma lista de tarefas que poderiam racionalizar e otimizar os custos. Além disso, teria como provar com números que essas atividades atenderiam melhor ao negócio do que adiar o projeto do portal.

Todas as empresas tentam cortar custos de TI. Mas as que fazem isso de forma mais eficiente são aquelas que pensam na gestão como uma disciplina recorrente, constante, e não como um exercício a ser feito em emergências, ou uma vez a cada doze meses (ao elaborar o orçamento do ano seguinte).

Como fazer a gestão de custos de TI?

1. (Re)avaliar a infraestrutura existente

A primeira prioridade de um CIO é tornar transparente os custos de todas as atividades em TI. Isso envolve realizar um inventário abrangente e preciso de todos os ativos da empresa, incluindo servidores, redes, pen drives, notebooks, câmeras, impressoras etc.

Uma especial atenção deve ser dada aos licenciamentos de software. Desse modo, vale avaliar se a empresa pode ter um desempenho semelhante ou até melhor com um programa mais barato, ou de licença aberta.

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O passo seguinte é fazer um benchmark para comparar os gastos da sua empresa com os dos concorrentes. Por exemplo: se os custos do seu data center estão acima da média, esse pode ser um bom candidato para a otimização de recursos.

O importante é fazer dessa reavaliação um exercício constante. Pense bem: se você verificar o que tem na geladeira ou no armário logo antes de ir às compras, as chances de comprar algo repetido é menor, não é mesmo? Isso também vale para a gestão de custos de TI.

2. Apostar na automação

Ineficiências em TI podem se acumular quando departamentos e serviços diferentes usam plataformas distintas. Um programa abrangente, que centralize e automatize atualizações de software, aumente a utilização de capacidade ociosa de hardware ou rede, e entregue resultados de forma consistente pode ajudar a poupar dinheiro e aumentar o desempenho.

3. Investir em treinamento para compras e sourcing

Identificar e adquirir novos hardware e software para serviços de TI custa tempo e dinheiro. Explorar e atrair novos fornecedores, aprimorar técnicas de negociação, elaborar contratos mais generosos e conduzir avaliações mais críticas dos benefícios de uma compra podem reduzir os custos em aquisição, entrega e manutenção dos ativos de TI.

Assim, uma equipe bem treinada ganha confiança e capacidade para comprar melhor e mais barato.

4. Utilizar a nuvem sempre que possível

Serviços como Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure e Google Cloud Platform (GCP) são hoje algumas das soluções mais eficientes para uso de curto ou longo prazo. Além disso, em muitos casos, rodam mais rápido e têm menores custos, se comparado com os data centers tradicionais.

5. Considerar uma política BYOD

BYOD é a sigla para Bring Your Own Device, ou seja, traga seu próprio dispositivo. Tendência que estourou no mercado há alguns anos, continua sendo a opção de muitas empresas por seus benefícios em flexibilidade, corte de custos e até em manter as equipes com tecnologia atualizada. Com a definição de algumas políticas claras, como em segurança de dados, é possível evitar muita dor de cabeça em gestão de TI.

6. Terceirizar alguns serviços

Às vezes, quando se quer um trabalho bem-feito, a melhor solução é delegá-lo para alguém que realmente entende do processo. Em vista disso, uma consultoria terceirizada pode ajudar seu negócio a render mais, ao livrar parte da carga de trabalho da equipe de TI para que ela possa se concentrar em outras tarefas.

Outra boa opção é investir na locação de equipamentos de TI. Essa prática fornece dispositivos por uma fração do preço de compra e inclui serviços de suporte.

7. Racionalizar e padronizar aplicativos

Com o tempo, uma empresa pode cair na armadilha de usar vários programas em cada departamento para fazer as mesmas tarefas. Por exemplo, o RH e a contabilidade usam softwares diferentes para planilhas. Com isso, a equipe de TI trabalha mais na manutenção de ambos os programas sem qualquer benefício para negócio. Por isso, é fundamental procurar oportunidades de eliminar aplicativos semelhantes e padronizá-los.

A gestão de custos de TI ajuda os CIOs e outros profissionais a maximizarem recursos, acompanhar planos, se manterem fiéis ao orçamento aprovado, além de evitar problemas que possam atrapalhar a entrega eficiente de projetos. Para isso, é essencial fazer da gestão uma disciplina constante, de modo a assegurar que os meios da empresa estejam à altura de suas ambições.

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