A terceirização de TI é definida como o processo de delegar para um parceiro confiável parte ou a totalidade dos recursos computacionais utilizados pela empresa. Ela pode ocorrer de maneira pontual, por exemplo, quando existe um projeto ou evento com prazo de início e fim. A terceirização também pode ser permanente, como nas ocasiões em que servidores e estações de trabalho são “alugadas” interruptamente.

A terceirização de TI representa uma mudança na cultura e lógica empresarial. Se antes, os empresários precisavam investir seu capital na aquisição de equipamentos, compra de licenças e contratação de profissionais qualificados para configurar e dar suporte aos usuários; agora, eles só precisam encontrar um bom parceiro de negócios e pagar uma mensalidade para obter todos esses itens, sem maiores complicações.

Apesar de simplificar a rotina das organizações, se a terceirização de TI não for realizada de maneira eficiente, todas as suas vantagens podem se transformar em perda de performance e ineficiência operacional para o contratante.

Para ajudar sua empresa a executar corretamente esse processo, criamos esse post. Continue lendo e confira nossas dicas!

Quais são as vantagens da terceirização de TI?

Antes citar como a terceirização deve ser feita, vamos relembrar as principais vantagens da utilização estratégica dos serviços de TI.

Substituição do CAPEX pelo OPEX

Todos os ativos que uma empresa compra para utilizar nas suas operações é chamado de CAPEX ou Capital Expenditure. Por exemplo, a compra de uma máquina para a indústria ou de uma colheitadeira para um produtor rural são CAPEX, mas a aquisição de smartphones para os seus colaboradores ou de um notebook para o pessoal da área financeira também é.

Ou seja, qualquer gasto de capital na compra de bens é considerado CAPEX e passa a ser listado entre os ativos da organização.

O problema é que o tempo de depreciação de uma colheitadeira ou máquina, bem como sua importância para o negócio de uma empresa, é diferente dos relacionados aos ativos de TI. Dificilmente, um computador poderá ser vendido a um bom preço, para custear algum outro setor do negócio, por exemplo.

O OPEX é caracterizado pelas despesas operacionais que cessam quando as atividades da empresa ou de um setor são interrompidas. Ele se assemelha aos custos para comprar uma matéria-prima, alugar um estabelecimento ou contratar uma pessoa.

A sua principal diferença está na possibilidade de aumentar ou reduzir esses custos, conforme o negócio se desenvolve. Por exemplo, se uma equipe de 3 pessoas precisa ser ampliada para 10, então basta solicitar a entrega de novos recursos de TI para atendê-las, sem precisar desembolsar grandes somas na aquisição dos equipamentos.

Com essa substituição, a empresa ficará com mais dinheiro em caixa e com maiores possibilidades de investir em inovações e áreas estratégicas para o negócio.

Escalabilidade

Imagine que uma equipe de 7 pessoas precisará usar tablets e smartphones durante uma feira de negócios que durará 3 dias. Você compraria os equipamentos para serem utilizados apenas nesse período? Provavelmente, sua resposta é “não”.

A terceirização de TI permite adicionar computadores, servidores, smartphones, tablets e quaisquer outros recursos computacionais pelo tempo necessário para suprir uma necessidade da empresa.

Essa flexibilidade no aumento ou diminuição nos recursos é chamado de escalabilidade e representa uma das maiores vantagens desse modelo de contratação.

Melhoria contínua da TI

Trocar os recursos de TI por equipamentos mais modernos e com capacidade computacional aprimorada é um desafio para as empresas. Afinal, isso exige uma gestão do inventário de TI para detectar quais ativos são ineficientes ou operam abaixo das necessidades dos usuários.

Com a terceirização de TI, o parceiro se compromete a renovar os equipamentos utilizados de forma constante e previsível, garantindo que a sua empresa sempre tenha bons equipamentos à disposição.

Além disso, o parceiro se responsabiliza pela substituição de peças, troca de componentes e manutenções imprevistas, reduzindo a necessidade de consumo não planejado do orçamento de TI.

Como terceirizar sem comprometer a performance da empresa?

A seguir, listamos o que precisa ser considerado antes de fazer a terceirização de TI. Confira!

A real necessidade da empresa

Muitas empresas possuem estações de trabalho, celulares e servidores com tempo de uso muito superior ao prazo de depreciação indicado para esses equipamentos. Isso compromete a performance dos usuários, causa lentidão na rotina e insatisfação, tanto dos colaboradores quanto dos clientes, quando precisam esperar para obter um atendimento.

Também existem empresas em constante crescimento e que por isso precisam de novas máquinas, além daquelas que possuem uma necessidade pontual, relacionadas a um evento ou treinamento, por exemplo.

Em todos os casos, vale considerar os aspectos envolvidos na compra de novas máquinas para atender às necessidades. Quase sempre, ao listar o valor da aquisição, necessidade de suporte e manutenção, tempo de uso e outros aspectos, a terceirização é a melhor alternativa!

Os serviços inclusos

É comum encontrar gestores de TI que avaliam a qualidade dos equipamentos a serem contratado na terceirização, mas descuidam dos serviços inclusos no contrato. Com isso, quando surgem problemas de manutenção e suporte aos equipamentos, a contratante precisa gastar com reparos.

Por isso, avalie a abrangência do contrato, o que ele inclui, os direitos e deveres de ambas as partes. O ideal é que o parceiro de TI se responsabilize integralmente pelo funcionamento dos equipamentos.

O tempo de resolução dos problemas

Quando um recurso de TI apresenta um defeito, qual é o tempo máximo para a resolução do problema? Saber esse dado é vital para garantir uma boa performance dos colaboradores, independentemente dos imprevistos que apareçam.

A confiabilidade do parceiro de TI

Encontrar um prestador de serviços confiável pode representar um desafio. Afinal, você só conseguirá avaliar fielmente os trabalhos depois de realizados. Por isso, considere alguns pontos ao pesquisar por empresas que oferecem terceirização de TI:

  • tempo de atuação no mercado;
  • equipe de suporte;
  • clientes atuais;
  • tempo de parceria com os atuais clientes;
  • conhecimento técnico e know-how dos colaboradores;
  • qualidade dos equipamentos oferecidos.

As referências dos clientes

Por fim, procure conversar com os clientes para validar se os dados coletados com os consultores da empresa de terceirização de TI são reais. Por exemplo, descubra se o contratante possui a mesma opinião sobre os serviços oferecidos, qualidade dos equipamentos e conhecimentos técnicos do contratado.

Até 2020, as empresas brasileiras devem investir 7,96 bilhões de dólares em terceirização de TI. Mais que uma tendência, essa realidade corporativa será cada vez mais impulsionada pelas necessidades das organizações de investir em inovações relacionadas ao seu core business, reduzir custos com a TI, ter um programa de atualização constante das tecnologias utilizadas e dar escalabilidade às suas operações.

Quer adotar essa tendência sem correr riscos de errar na contratação de um bom parceiro de TI? Fale com nossos consultores especializados em terceirização de TI agora mesmo.