Como fazer um orçamento de TI

Os orçamentos de tecnologia são notórios por estarem “sujeitos a mudanças”. Você pesquisa, discute e planeja, e ainda consegue excedê-lo a cada ano. Mas existem estratégias inteligentes para executar essa etapa do planejamento anual da melhor forma. Com um plano adequado, você pode ficar dentro dos parâmetros do seu orçamento de TI ano após ano — e evitar surpresas caras.

Assim, como em 2018, os principais gastos com TI, em 2019, continuarão concentrados na segurança e no investimento em outros hardwares e softwares voltados para a internet, protegendo as arestas das redes corporativas e favorecendo a mobilidade empresarial.

Neste artigo, damos dicas de como fazer um orçamento de TI efetivo, confiável e previsível para este ano. Acompanhe!

Como fazer um orçamento de TI

O bom orçamento é como um bom planejamento financeiro

Se você considerar os gastos com TI como um investimento no futuro de sua organização, verá que o orçamento eficiente para a área de tecnologia tem muito em comum com o planejamento financeiro pessoal.

Para dar orientação adequada sobre poupança e investimento, os planejadores financeiros precisam, primeiro, entender as metas de curto e longo prazo de seus clientes. O mesmo vale para quem trabalha em um orçamento de TI.

Somente depois de obter uma compreensão das metas de curto e longo prazo da organização, os gerentes de TI podem ajudar a garantir que a empresa esteja alinhando a sua estratégia de tecnologia e a de negócios, resultando nas decisões corretas de investimentos.

Os impactos do orçamento de TI na empresa

Os orçamentos de TI podem parecer estritamente focalizados quando você os faz no nível departamental, ou desconectados dos outros funcionários que apoiam seus esforços quando você é o CIO. Mas eles afetam diretamente as pessoas e as iniciativas que você pode oferecer. Goste ou não, eles também estão sujeitos às restrições da organização como um todo.

Uma companhia de alto desempenho, com o conjunto perfeito de iniciativas e um orçamento de tamanho correto, ainda pode estar sujeita a cortes dolorosos e arbitrários se a organização geral estiver sofrendo. Os orçamentos também afetam seus parceiros externos, variando de fornecedores de software a consultores de estratégia.

O alinhamento do orçamento de TI com a estratégia da empresa

Uma vez que as opções individuais de investimento e poupança do cliente tenham sido selecionadas, os bons planejadores financeiros analisam o plano para determinar se ele atingirá as metas financeiras do cliente.

O orçamento de TI funciona da mesma maneira. Uma vez que as iniciativas de TI tenham sido avaliadas e incorporadas ao orçamento, as organizações devem dar um passo para trás a partir dos detalhes e olhar para o quadro geral.

Cada organização deve responder às seguintes perguntas:

  • As iniciativas de TI selecionadas se alinham e apoiam os objetivos estratégicos da organização?
  • Alguma das iniciativas que não foram selecionadas para o orçamento pode ser reconsiderada?
  • Alguma das iniciativas estratégicas da organização tornaria obsoleta uma das iniciativas de TI selecionadas?

O próximo passo é validar o papel da TI na organização. A seguir, veja como isso pode ser realizado.

Locação de notebooks, computadores e smartphones - Como fazer um orçamento de TI para 2019?Powered by Rock Convert

Executar itens de orçamento mantém a empresa em funcionamento

Exemplos de itens do orçamento de execução incluem substituições de servidor de missão crítica, atualizações de software importantes e custos de pessoal, associados à administração e manutenção da infraestrutura de TI diariamente.

As organizações que precisam reduzir os orçamentos de TI devem evitar o corte de iniciativas de execução. Tais cortes introduziriam risco operacional. Se uma organização já está passando por um período difícil, a última coisa que precisa é de uma falha de servidor, aplicativo ou de rede.

Revisar os ativos de envelhecimento é essencial

Certificar-se de que sua casa está em ordem faz parte de qualquer processo orçamentário. Quais ativos antigos estão saindo dos cronogramas de depreciação? Isso terá um impacto favorável na formação do orçamento? Se esses ativos estão saindo dos livros, pergunte se eles também precisam ser substituídos?

A maioria dos departamentos de TI monitora os grandes ativos — mas o rastreamento de notebooks, PCs, impressoras e outros equipamentos antigos ou em escritórios de vendas remotos é frequentemente ignorado. Não esqueça esses itens.

Aumentar os itens do orçamento ajuda a organização a introduzir novos recursos ou melhorar os já existentes.

As iniciativas de crescimento podem incluir a implementação de novo software, que torne as operações mais eficientes, a compra de um firewall que forneça proteção adicional contra ameaças cibernéticas ou uma atualização do site da organização, que melhore a interatividade com os clientes.

Os itens do orçamento de crescimento devem se vincular diretamente às iniciativas estratégicas da organização. As iniciativas de crescimento, geralmente, não são tão importantes quanto as de execução e, muitas vezes, têm alguma flexibilidade de tempo. Isso significa que são boas candidatas para começar cedo quando o dinheiro adicional está disponível ou para o diferimento se estiver apertado.

Transformar itens orçamentários são atividades do tipo pesquisa e desenvolvimento

Essas iniciativas podem procurar identificar, por exemplo, as tecnologias certas para novas capacidades organizacionais, mudanças fundamentais nos processos de negócios, um novo produto ou oferta de serviço. Exemplos de iniciativas de transformação incluem prova de conceitos, protótipos e testes, em pequena escala, de novos sistemas ou aplicativos de negócios.

Como fazer um orçamento de TI de forma estratégica

Algumas organizações exigem uma defesa mais diligente de um orçamento do que outras. Portanto, se você trabalha para uma empresa que exige a justificativa de cada item, é especialmente importante começar a vender seu orçamento, antes mesmo de escrever a primeira linha, enquanto se comunica e obtém consenso para sua estratégia de TI.

Um projeto de TI massivo é mais facilmente justificado, no momento do orçamento, quando todos conhecem sua finalidade, impacto e objetivos do que se a temporada de orçamento fosse a primeira vez que alguém ouvisse a respeito.

Se você obteve um acordo sobre sua estratégia, é mais difícil simplesmente descartar categorias orçamentárias ou exigir reduções arbitrárias, uma vez que deve haver um vínculo direto entre o imperativo estratégico previamente acordado e o item orçamentário — quando você precisa fazer cortes.

Se você ainda não tiver uma estratégia de TI, use o período orçamentário como uma oportunidade para elaborar uma estratégia “leve”, apresentada imediatamente antes do orçamento. Com um plano coeso e bem concebido, o dinheiro para executá-lo é menos provável de ser questionado.

Por fim, se você precisar fazer reduções significativas em várias áreas de seu orçamento, destaque os recursos que serão afetados pelos cortes. Ao analisar o orçamento, lembre-se de que, em vez de apenas um pote de dinheiro para o seu departamento, é uma priorização de iniciativas e capacidades.

A menos que sua organização esteja repleta de capacidade não utilizada, um corte em uma área afetará um elemento de sua estratégia de TI e não há mal nenhum em colaborar com o aprovador, para determinar quais recursos devem ser cortados primeiro e como isso afetará a organização como um todo. Quanto mais você puder mapear seu orçamento para resultados anteriores, mais fácil será justificar as despesas futuras — e, sem dúvida, essa é a melhor forma de como fazer um orçamento de TI.

Quer receber outros artigos sobre gestão de TI diretamente em seu e-mail? Assine agora a nossa newsletter!