O parque de máquinas de sua empresa está em dia com a tecnologia? Ou você tem tido problemas com hardware ultrapassado? Lidar com essa questão torna-se mais simples com o aluguel de equipamentos. Afinal, essa opção contribui para que seu setor cumpra o SLA respeitando os limites de gastos. Por isso, é importante entender como se faz um orçamento para locação de notebooks.

O aluguel de equipamentos de informática está se tornando cada vez mais comum e é, de fato, a opção mais viável em muitos casos. Isso acontece porque aplicar capital em aparelhos de alto custo, que ficarão obsoletos em pouco tempo, pode não ser uma boa ideia.

Então, continue lendo este artigo, para entender o que deve ser considerado ao decidir se o aluguel é uma boa opção para sua empresa e veja como se faz um orçamento para locação de notebooks.

Por que a locação de notebooks é um bom negócio?

Alugar notebooks pode ser uma boa opção para atender as demandas da sua empresa. Veja alguns fatores que fazem o aluguel ser mais viável que a aquisição de equipamentos.

Custo

Adquirir notebooks modernos, assim como outros equipamentos de informática, requer um alto investimento. Por outro lado, a locação descarta a necessidade de investir um alto capital, bastando o pagamento mensal do aluguel. Uma análise criteriosa poderá indicar se a somatória das mensalidades é inferior aos custos relacionados com a aquisição.

Qualidade

Ao alugar notebooks, é possível ter à disposição equipamentos com tecnologia de ponta. Com um hardware de qualidade, também será possível usar softwares atualizados, o que garante maior segurança. Além disso, a produtividade da equipe aumentará, já que equipamentos modernos oferecem mais recursos e uma maior agilidade.

Suporte

Ao alugar equipamentos de informática, é possível contar com um suporte técnico que se responsabilize por reparos, mudança de peças e, até mesmo, trocas de aparelhos. Tudo isso representa economia para a empresa. Além disso, é muito vantajoso para o setor de TI não ter que assumir demandas desse tipo, visto que os colaboradores poderão se dedicar a outras atividades importantes.

Recursos humanos

O aluguel de notebook e outros equipamentos permite que os recursos humanos sejam mais bem aproveitados em outras atividades. Afinal, a instalação e a manutenção dos aparelhos serão realizadas pela empresa fornecedora. Isso certamente contribui para a redução da demanda no setor de TI.

Como fazer um orçamento para locação de notebooks?

Ao fazer um orçamento para locação de notebooks, é necessário levar alguns fatores em conta para que o negócio seja realmente vantajoso. Afinal, o setor de TI não pode se preocupar apenas em atingir metas operacionais. É necessário bater as metas financeiras para o bem da saúde da organização. Então, veja algumas informações que devem ser levantadas.

Analise quais equipamentos serão necessários

Em primeiro lugar, é necessário relacionar todas as necessidades da empresa. No caso de notebooks, verifique quais precisam ser substituídos e se é preciso fazer alguma expansão, de forma a atender setores com déficit de equipamentos.

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Levante os custos com a locação

Tome os devidos cuidados para negociar apenas com fornecedores de boa reputação e com expertise na área. Afinal, estão em jogo o fornecimento de equipamentos modernos e a prestação de serviço de suporte, durante todo o tempo do contrato. Assim, entre em contato com a empresa de locação e solicite um orçamento.

Faça uma análise de viabilidade

É nessa etapa que será definido se o projeto deve ser executado ou não. Para calcular os custos envolvidos com a aquisição dos equipamentos, considere não apenas as despesas da compra, mas também, os gastos com manutenção, a desvalorização dos bens e o valor provável de venda quando eles forem substituídos.

Além disso, tenha em mente que as despesas com aluguel são usadas na base de cálculo do Imposto de Renda. Dessa forma, a locação de equipamentos pode causar impactos positivos no caixa da empresa, até mesmo, no pagamento de impostos. Entretanto, isso não acontece quando os equipamentos são comprados, o que deve ser considerado na somatória dos custos relacionados com a compra.

Ao realizar uma despesa, é necessário avaliar o tempo de recuperação do capital. Porém, no caso da compra de equipamentos de informática, o retorno não acontece de imediato e sim a longo prazo. Portanto, é bom considerar que o alto valor que seria gasto na aquisição, pode ser mais bem investido em outras necessidades.

Como avaliar se a locação de notebooks vale mesmo a pena?

Ao comparar os custos envolvidos com a locação e com a aquisição dos equipamentos, deve ser considerado qual opção proporciona maior valor para a organização. Assim, é muito útil criar uma planilha para fazer uma comparação de valores, a fim de escolher a solução que gere menor custo.

É importante considerar, também, que a aquisição de equipamentos de alto custo demanda uma descapitalização que pode prejudicar o fluxo de caixa da organização. Isso não é bom, principalmente, tendo em vista que, em muitos negócios, a área de TI é vista como um setor que gera alto custo.

Porém, a locação de equipamentos é capaz de inverter essa situação. Isso acontece por conta da relação que o aluguel tem com as despesas de OPEX e CAPEX. É muito vantajoso transferir as despesas de Capital Expenditure para o Operational Expenditure, se a aquisição de bens puder ser convertida em contratação de serviços com fornecimento de equipamentos.

Ao calcular os custos da aquisição, considere também as despesas envolvidas com a manutenção, como reposição de peças e mão de obra. Se a situação do quadro de colaboradores no setor de TI está crítica, é um bom negócio terceirizar a manutenção de equipamentos. Esse é um dos fatores que torna viável a locação de notebooks.

Conforme você viu neste artigo, alugar equipamentos de informática é uma solução que colabora para o cumprimento do SLA e ajuda no cumprimento de metas de despesas. Além de manter o parque de máquinas atualizado, é muito conveniente ter um suporte técnico à disposição para fazer reparos nas máquinas. Por isso, talvez esteja na hora de você fazer um orçamento para locação de notebooks.

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