O aluguel de notebook para eventos tem sido uma opção cada vez mais frequente entre gerentes de TI que precisam atender às demandas do negócio com agilidade e sem gastar muito. Como em qualquer aluguel de curto prazo, esse serviço permite entregar a tecnologia mais adequada e no momento certo sem representar um investimento significativo.

Neste artigo você vai entender melhor esse serviço e saber o que levar em consideração na hora de escolher um fornecedor. Em seguida, descobrirá as vantagens do aluguel em relação à compra de equipamentos e conhecerá os serviços da AGASUS. Siga a leitura e acompanhe!

Como funciona o aluguel de notebook para eventos?

Suponha que a sua empresa vai participar de uma feira de negócios e precisa montar um estande. Ou que vai realizar uma festa corporativa em um hotel da cidade. Pode ser, ainda, que a equipe de RH vai realizar um processo seletivo e precisa de um grande número de laptops semelhantes para que os candidatos concorram em igualdade de condições.

Em todas essas situações o aluguel de curto prazo é a melhor opção. Esse serviço permite obter equipamentos seminovos por uma fração bem pequena do custo que seria necessário para comprá-los. Encerrado o evento, não é preciso se preocupar com o armazenamento ou manutenção dos notebooks, nem com as despesas operacionais da aquisição.

Como escolher um fornecedor de equipamentos?

Quando vamos adquirir um produto ou serviço, muitas características podem ser analisadas. Mas o que realmente importa é saber se os recursos do equipamento vão atender às necessidades do evento. Para isso, é preciso estudar cuidadosamente a programação das atividades.

Por exemplo: pode ser que o marketing tenha decidido que o estande da empresa terá totens que são compatíveis apenas com tablets. Nesse caso, é preciso saber as dimensões do totem e conferir quais tablets se adaptam melhor.

Sua empresa pode querer usar o evento para exibir filmes ou programas muito pesados em termos gráficos. Nesse caso, o correto é alugar notebooks com placas de áudio e vídeo e processadores mais potentes para assegurar qualidade de som e imagem. Felizmente, mesmo que a sua empresa não tenha computadores assim, o aluguel pode fornecê-los sem problemas.

Outra possibilidade é a empresa usar um evento para demonstrar a nova versão de um software e querer que a maior quantidade possível de visitantes tenha a oportunidade de experimentá-lo. Nesse caso, os laptops pequenos serão a melhor opção, já que cabem vários deles em uma mesma mesa.

Aluguel de notebook para eventos ! Quais as vantagens do aluguel de curto prazo?

O aluguel de curto prazo de equipamentos como notebooks e outros dispositivos de TI tem várias vantagens em relação à compra. Vamos conferir as principais.

Suporte e manutenção incluídos

Um dos maiores benefícios do aluguel é que ele já inclui o suporte dos equipamentos. Se houver algum defeito, o fornecedor se compromete a substituir o dispositivo. Não é preciso contatar uma assistência técnica especializada separada do fabricante ou do varejista, já que um único contato cuida tanto de entregar o equipamento quanto de fazer reparos, trocas e instalação de atualizações.

SLA agressivo

A locação permite SLAs (Service-Level Agreements) particularmente agressivos. Quem aluga notebook para eventos não pode vê-los com problemas logo antes do keynote do CEO ou da apresentação do vídeo institucional para clientes. Por isso, a disponibilidade e a eficiência podem e devem ser bem elevadas.

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Redução de custos

A compra de equipamentos representa grande investimento para qualquer negócio. Além do custo da aquisição, é preciso levar em conta os gastos com manutenção, licenciamento de software (incluindo anti-vírus), armazenamento e até energia elétrica.

Com o modelo de aluguel a empresa adquire apenas o que precisa, quando precisa, e não compromete capital no médio ou longo prazo.

Controle de custos

Além de menores, os custos com aluguel são mais fáceis de entender e administrar. A fatura é uma só. Já com a compra é preciso considerar os gastos com manutenção, o tempo em que o computador fica parado, o gerenciamento de contratos de licenciamento de software, e outros fatores.

Tecnologia atualizada

Produtos em TI se tornam obsoletos cada vez mais rápido. Um notebook comprado há poucos anos já pode rodar um sistema operacional antigo, ter baixa eficiência ou precisar de muitas atualizações para se tornar compatível com a tecnologia de onde o evento será realizado.

Tecnologia compatível com o evento

Com o aluguel é possível garantir equipamentos seminovos e perfeitamente adaptados às necessidades imediatas. Por exemplo: qual tipo de tomada será usado no evento? Se for ao ar livre, a tela do notebook precisa ser mais brilhante que o normal? Faz diferença se os equipamentos tiverem a função touch screen? E assim por diante.

Disponibilidade imediata

Dificilmente conseguimos comprar um equipamento e tê-lo funcionando na empresa em poucos dias. É preciso elaborar contratos, cuidar da ordem de compra, esperar o frete, registrá-lo no departamento de TI, fazer a instalação e outros processos.

Com a locação sua empresa consegue os equipamentos que precisa em menos tempo, inclusive em cidades fora da sua sede, de modo a se preparar até para eventos em cima da hora.

Elasticidade

O aluguel de curto prazo oferece muito mais flexibilidade que a compra. Se chegar a notícia de que o estande da empresa será maior que o esperado ou que o cliente agora exige produtos da Apple, isso pode ser arranjado logo antes do evento, sem a necessidade de trocar inventário.

Benefícios fiscais

Para empresas que adotam o Lucro Real como regime tributário as locações são contabilizadas como despesa operacional, e não investimento. Isso permite abatimento no cálculo de Imposto de Renda.

O aluguel de notebook para eventos ajuda gestores de TI a cortar custos, aumentar o controle sobre as despesas e ter acesso a tecnologias mais atualizadas. Também permite entregar os dispositivos que o evento precisa em pouco tempo. A AGASUS, por exemplo, oferece entrega/retirada e instalação em todo o Brasil em até 3 dias úteis. Confira nosso serviço para locação de curto prazo.

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