Para pensarmos o controle de ativo imobilizado de TI, primeiro temos que rememorar o conceito de ativo imobilizado. Também conhecido como ativo fixo, ele, basicamente, diz respeito a uma propriedade tangível de longo prazo de propriedade ou equipamento que uma empresa tem e usa em suas operações para gerar renda. 

Não se espera que os ativos imobilizados sejam consumidos ou convertidos em dinheiro dentro de um ano, por exemplo. Em muitos casos, nem é esperado que esse tipo de propriedade seja percebido como gerador de renda. Neste artigo, além de entender como esse conceito se aplica à TI, você verá como o aluguel de equipamentos pode dar mais controle à empresa. Confira!

Por que é importante fazer o controle de ativo imobilizado de TI?

Os ativos são recursos de propriedade de uma organização como resultado de transações. Exemplos de ativos são: caixa, contas a receber, estoque, seguro pré-pago, terrenos, prédios, equipamentos, marcas registradas e listas de clientes compradas de outra empresa.

Como já adiantamos, o termo “ativos imobilizados” ou “fixos”, geralmente se refere aos ativos de longo prazo usados em um negócio que são classificados como imóveis, instalações e equipamentos. Exemplos bem práticos: terrenos, edifícios, equipamentos de fabricação, equipamentos de escritório, móveis, utensílios e veículos. 

Neste sentido, classificamos como ativo imobilizado de TI todo aquele recurso que é destinado à operação tecnológica da empresa. Dos computadores aos servidores, passando por dispositivos móveis e outros equipamentos utilizados pelo departamento de TI. 

Dentro dessa lógica, manter o controle de ativo imobilizado de TI é importante, pois ajuda a economizar tempo e dinheiro das empresas. Também a maximização dos ativos tecnológicos — visando fornecer os melhores retornos sobre os investimentos — é esperada. 

Não importa qual é o tamanho da gama de ativos de TI que a empresa tenha, ela precisa fazer um bom controle, uma vez que os investimentos nessa área não costumam ser baixos. Também porque cada vez mais a tecnologia tem sido usada como cerne dos negócios, especialmente aqueles que já assumiram sua transformação digital.

Em suma, o controle de ativo imobilizado de TI pode ser descrito como o processo de conhecimento e de monitoramento patrimonial na área de tecnologia. Ele existe quando a empresa sabe exatamente de quais recursos dispõe nessa área e acompanha a utilização e os resultados obtidos por meio deles. 

Como é feito o controle de ativo imobilizado de TI?

Assim como no caso dos demais ativos, o controle de ativo imobilizado de TI é feito seguindo alguns parâmetros clássicos da gestão de patrimônio

Aqui estão as etapas mais básicas:

  • inventário: levantamento de todos os recursos imobilizados de tecnologia e também sua avaliação minuciosa;

  • avaliação para fins contábeis: determinação dos valores reais, normalmente por meio de laudo de avaliação patrimonial;

  • revisão de vida útil: avaliação do tempo de utilização em contraste com o desempenho do ativo, muitas vezes considerando a vida útil determinada pelo fabricante;

  • avaliação de depreciação: avaliação ativo com relação a seu uso, desgaste ou obsolescência.

Por que o aluguel de equipamentos ajuda no controle de ativo imobilizado de TI?

A prática do aluguel de equipamentos tecnológicos tem sido incorporada por muitas empresas no Brasil, nos últimos anos. Ela oferece uma série de vantagens, sendo o controle de ativo imobilizado de TI um dos mais significativos — e pouco mencionado.

Ao mesmo tempo em que a empresa tem seus custos reduzidos, pois não precisa fazer a aquisição, a manutenção e a frequente reposição de dispositivos devido à modernização, o controle patrimonial fica mais simples. 

Por exemplo, se a empresa opta pela locação de notebooks para seu time comercial, todos os equipamentos são entregues pelo fornecedor. É ele quem se encarrega de cuidar das manutenções necessárias de tempos em tempos, dos eventuais concertos e também da reposição — tudo nos prazos e demais termos firmados em contrato. E todos esses equipamentos são devidamente inventariados, o que facilita a geração de relatórios patrimoniais.

Ao alugar, a empresa também cria em seus funcionários/usuários o senso de cuidado, afinal, é preciso seguir as regras do fornecedor para garantir que os ativos serão bem conservados. Isso, em médio e longo prazo, reduz avarias e até furtos ou extravios — normalmente os usuários assinam termos de responsabilidade, o que os faz ter mais cuidado com os equipamentos.

Como alugar equipamentos para melhorar o controle de ativo imobilizado de TI?

Agora, alugar equipamentos com segurança requer parceria com uma empresa de credibilidade. A seguir, confira alguns cuidados essenciais para que a prática realmente ajude a fazer um melhor controle do ativo imobilizado de TI.

Levante as reais necessidades

O primeiro passo é saber quais equipamentos estão faltando ou precisam ser substituídos. A partir disso, fica mais fácil dimensionar o investimento e também buscar um fornecedor especializado. 

Locação de notebooks, computadores e smartphones - Como o aluguel de equipamentos auxilia no controle de ativo imobilizado de TIPowered by Rock Convert

Avalie criteriosamente potenciais fornecedores

Atualmente, existem no mercado muitas opções de empresas de outsourcing de TI que trabalham com aluguel de equipamentos. Por isso, é preciso ser bastante criterioso para separar o joio do trigo.

Avaliar tempo de atuação e reputação (o que dizem os clientes, se há reclamações online etc.) dos potenciais fornecedores requer cuidados. A dica é: vá além do discurso comercial da empresa que oferece o serviço e verifique se os seus valores e o modo de trabalhar condizem com o seu negócio.

Negocie um bom contrato

As cláusulas contratuais são fundamentais para um serviço de aluguel de equipamentos de TI. Uma boa escolha é solicitar que um advogado especializado avalie todo o documento. Se necessário, ele pedirá modificações que podem ser negociadas pelo fornecedor.

O que não pode acontecer são as surpresas que só aparecem quando o contrato já foi assinado. Muitas vezes, situações que parecem bastante hipotéticas podem se concretizar muito rapidamente — como o extravio de um equipamento que pode gerar uma multa alta. 

Faça um SLA bem detalhado

Tão importante quanto o contrato é o SLA (Service Level Agreement). Esse documento é o acordo de níveis de serviço, que detalha de maneira minuciosa as formas como o aluguel do equipamento será realizado. 

O SLA também reúne os direitos e as obrigações de ambas as partes com um nível de detalhes muitas vezes maior que o contrato. Além disso, tem validade jurídica. 

Como você viu, alugar equipamentos pode ajudar a controlar melhor o ativo imobilizado de TI da sua empresa. Essa prática reduz custos, diminui preocupações diversas e garante que o negócio estará sempre equipado com o que há de mais moderno.

Que tal, conseguimos te ajudar a refletir sobre o controle de ativo imobilizado de TI? Pensando em alugar equipamentos para melhorar esse processo? Faça contato conosco e veja como podemos ajudá-lo!