Com certeza, uns dos grandes desafios na gestão hoje é a redução de custos e para aumentar o desafio temos o atual cenário econômico, onde a previsibilidade é incerta, trazemos esse artigo para demonstrar como a flexibilidade contratual de fornecedores  de outsourcing de TI contribui para esse objetivo.

Nosso País enfrenta uma crise econômica turbulenta e, é impossível determinar quando terá o seu fim. A taxa de desemprego alcança o assustador número de 12%, depois dessa retração que vivemos até o momento, agora com a inflação a 3,60%, a taxa de juros SELIC com uma redução sistêmica, e com um cenário de tendência de redução real, o cenário econômico começa a trazer sinais ainda que fracos de retomada, se não fosse o cenário político atual, já poderíamos dizer que 2018 seria realmente o ano para começar efetivamente a retomada da atividade econômica, mas ainda não podemos afirmar, se será 2018, 2019, quando será?

Porém nesse momento, existe mais um elemento para ser avaliado, desde o final de 2014, houve uma queda nos investimentos, isso significa que muitos investidores acharam coerente aguardar o cenário melhorar para conseguir direcionar melhor onde atacar. Esse fato traz um desafio, pois 3 anos se passaram e agora não é prudente esperar até 2019 para investir, pois se as empresas continuarem esperando, quando a retomada começar, existe o sério risco de ficar para trás e não aproveitar esse novo momento, estrategicamente é necessário investir. Mas como fazer isso?

Em busca de algumas respostas sobre o assunto, entrevistamos o especialista em Gestão de TI e diretor geral da Agasus – empresa especialista em soluções de TI e hardware como serviços – Leonardo Müller, que relembra que Albert Einstein já dizia que é uma loucura fazer sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes. ”Vejo que ele tinha razão, pois seguindo esse raciocínio, nos da Agasus, buscamos construir soluções para diluir os investimentos dos nossos clientes, ao invés de investir em compra de equipamentos de TI – CAPEX, porque não migrar para o OPEX e liberar os seus investimentos para serem aplicados no seu core business, ou seja, onde irá gerar receita e valor diretamente ao seu negócio”.

Müller ainda conta que a partir desse insight eles passaram a pensar em soluções não só em serviços, mas também em contratos. “Desde 2014, trouxemos a solução de contratos flexíveis, nos quais existe a possibilidade dos nossos clientes crescerem ou reduzirem o seu parque de máquinas sem aquele ônus de cobrança de multa, pagar pelo não uso, quando ele esta preocupado em retomar a sua atividade, entendemos que não devemos ser mais uma preocupação, devemos ser o parceiro, estar ao lado e ajudá-lo nessa retomada”, evidencia o especialista.

Nesse modelo apontado por Müller, é possível investir em novos equipamentos para a sua empresa, tendo flexibilidade para excluir ou adicionar itens, congelar a fatura, caso uma mudança no organograma da empresa seja necessária? Sim, tudo isso é possível. A flexibilidade dos contratos no outsourcing de TI permite tais mudanças, essa é uma vantagem que a locação de equipamentos de TI proporciona para as empresas que, assim como todo o Brasil, está lutando para retomar o seu crescimento, além de buscar alternativas para ganhar competitividade e produtividade, as empresas de Outsourcing de TI precisam enxergar esse movimento e adaptar suas soluções.

Contratar serviços de TI terceirizados implica em saber exatamente quais são as necessidades que a sua empresa possui e como o fornecedor irá solucioná-las. Por isso a importância de buscar por fornecedores que oferecem contratos flexíveis para atender de forma personalizada cada empresa. “Cada empresa possui processos, culturas e objetivos distintos, não é possível atender todas as necessidades de uma empresa com apenas um modelo de atendimento, um indicador de performance, bem como um mesmo contrato de serviço para todas as empresas”, pontua o especialista.

Mas o mais importante é entender os desafios de negócios dos nossos clientes e como podemos ajuda-los, o especialista Leonardo Müller exemplificou: “Outro dia, conversando com um CEO de uma empresa que ainda faz o CAPEX, comecei a questiona-los, lá em meados de 2013 quando você fez esse aporte em CAPEX para aquisição, qual o custo financeiro que você teve? Quanto você reduziu o seu caixa e consequentemente aumentou a sua exposição? E nesse momento que você teve uma redução de 25% do seu quadro e 25% dos seus equipamentos estão parados, como esta tratando esse custo? e agora na retomada, como será? esses equipamentos suportam a tecnologia atual? Suporta a velocidade que você vai precisar imprimir na sua equipe para recuperar esses anos perdidos de receita? E se você tivesse com esse capital que foi investido para alavancar o seu marketing, sua engenharia de produto, como seria? Após todos esses questionamentos, começamos a desenhar esse cenário e realmente ficou comprovado que a conta do CAPEX olhou o cenário perfeito, mas como? No Brasil? Cenário perfeito? E ficou evidente que a opção olhou fatores básicos, mas não olhou todas as variáveis, olhou uma economia pontual, não ao longo do tempo”.

Müller ainda acrescenta: “nessa conversa, ficou claro para nós que a discussão de estratégia de investimentos, devem ser mais abrangentes, não olhar apenas o momento, mas os cenários possíveis e impossíveis, e principalmente considerar investimentos onde gera valor, receita diretamente, não em ferramentas de trabalho, considerando que o workplace hoje é uma ferramenta de trabalho”.

O que é SLA e como isso impacta nos contratos de Outsourcing de TI

Outro ponto importante na hora de contratar uma empresa terceirizada de TI é avaliar e pontuar as SLAs que constarão no serviço oferecido. Mas o que é SLA? Do termo inglês: Service Level Agreement – SLA ou acordo de nível de serviço, trata-se do que é acordado entre o fornecedor de TI e seu cliente com termos mensuráveis dos serviços que serão oferecidos. De forma geral, também é uma forma do cliente mensurar o serviço oferecido, bem como avaliar o desempenho e atendimento prestado. Por apresentar a possibilidade de ter vários acordos de nível de serviço, os contratos de TI se tornam transparentes e apresentam métricas importantíssimas para que o gerente de TI ou CIO possam monitorar, ampliar controle e avaliar resultados. Desse modo, fica nítido para ambas as partes se o serviço será renovado ou não.

Nesse ponto, não se esqueça de dimensionar as reais necessidades, é comum que clientes solicitem propostas com SLA de 6 horas de solução. No entanto, no modelo CAPEX – no qual se adquire equipamentos pela compra e contrata-se a SLA padrão, podendo ser realizado em até 10 dias. É preciso entender que quanto menor o prazo, maior o custo. Desse modo é necessário fazer uma pergunta crucial, o seu negócio precisa mesmo de um SLA agressivo em todas as áreas?

Essa é a pergunta chave e que pode viabilizar o modelo de outsourcing de TI.

Alguns exemplos de contratos flexíveis

Leonardo Müller pontuou alguns exemplos de contratos flexíveis, o especialista afirma, “Para driblar problemas financeiros é preciso considerar as variáveis que podem surgir ao longo do tempo, o contrato precisa se adequar a realidade da empresa”. Ele também deu exemplo de contratos de Outsourcing de TI que permitem que a empresa congele o faturamento do valor de dispositivos, caso exista alguma mudança no organograma, fim de algum projeto ou reestruturação da área. “Ser maleável nas condições do contrato dá segurança para que empresa possa se adaptar ao cenário que ela está vivendo no momento. Soluções engessadas não trazem benefícios para ninguém, assim podemos moldar nossas soluções às necessidades do cliente”, diz Müller.

Existem diversos outros pontos que podem e devem ser acordados entre fornecedor e contratante para que os contratos sejam maleáveis e acompanhem o ritmo da empresa, assim como o cenário econômico. Alinhar isso, além de contratar uma empresa que permita esse tipo de flexibilidade é a chave para contratos duradouros e alta qualidade no serviço.

Quais perguntas principais fazer na hora de contratar uma empresa de outsourcing?

Escolher um fornecedor não é nada fácil, valores, SLAs, contratos, além do atendimento. Para escolher uma empresa de Outsourcing de TI, você precisa identificar o que mais atende suas necessidades e qual já te apresenta a possibilidade de acompanhar suas mudanças até o fim do contrato. Ciente disso, faça as seguintes perguntas:

  • O que é mais importante para você: a economia total que um outsourcer pode proporcionar-lhe ou a rapidez com que ele pode reduzir os custos?
  • Você quer capacidades amplas ou expertise em uma área específica?
  • Você quer custos fixos baixos ou opções de preço mais variáveis?

Depois de definir e priorizar suas necessidades, você estará mais apto a decidir quais concessões vale a pena fazer e qual caminho seguir.

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