Atividades que, no passado, demandavam horas, hoje podem ser realizadas na velocidade de um clique. A tecnologia revolucionou a rotina tanto nos escritórios como na vida das pessoas, e sua importância é indiscutível nas corporações.

Assim, investir em soluções digitais deixou de ser um diferencial para ser uma urgência: com elas, ganha-se tempo, eficiência e produtividade. Basicamente, a tecnologia da informação é crucial para manter as atividades em bom funcionamento nas empresas, e quanto mais informatizados e automatizados os processos estiverem, melhores serão os resultados.

Contudo, os investimentos da área de TI costumam ser altos. Em cenários econômicos cada vez mais desafiadores, a pressão pela busca de métodos e sistemas eficientes, rápidos e com custos reduzidos é latente.

Como o orçamento de muitas organizações fica gradativamente menor com o passar do tempo, minimizar desperdícios e manter um controle rígido dos gastos são práticas essenciais para que um empreendimento consiga se manter competitivo no mercado.

Ao mesmo tempo, gerenciar as contas da empresa com inteligência e saber fazer cortes sem sacrificar a qualidade e a inovação é primordial.

Você está em busca de ideias de como reduzir os custos operacionais da área de TI do seu negócio? Então, acompanhe este post e confira dicas de como minimizar as despesas de forma eficaz e vantajosa. Boa leitura!

1. Verifique seus sistemas

Para começar, é importante investigar e entender a fundo o funcionamento dos sistemas de TI presentes na empresa. No mercado de tecnologia, mudanças e novidades acontecem em uma velocidade impressionante. Isso indica que, após um determinado período, equipamentos e softwares tornam-se obsoletos, desnecessários e ineficientes.

A importância da atualização

Com o passar dos anos, outras soluções apareceram com a premissa de realizar tarefas de forma mais eficaz e rápida. Assim, fazer uma revisão na infraestrutura de TI de tempos em tempos pode ajudar empresas a poupar despesas de forma significativa.

Substituir aparelhos, servidores e sistemas fracos e de baixo desempenho por outros mais modernos e potentes apresenta efeitos positivos no orçamento. Segundo a Gartner — empresa americana líder em pesquisa sobre TI — instituições são capazes de reduzir custos em até 30% com uma gestão inteligente e criteriosa de sua infraestrutura e com a adoção de boas práticas.

Esses dados mostram o impacto do gerenciamento da tecnologia da informação também para a saúde financeira de uma corporação.

Logo, identificar sistemas com uma performance inferior ou pouco utilizados e migrar as atividades da empresa para soluções mais completas e atualizadas permite uma diminuição interessante de gastos operacionais, bem como a adoção de processos alinhados, integrados e otimizados.

Portanto, verifique o nível de rendimento que é gerado por cada um dos sistemas. Aqueles que demandarem mais recursos devem ser substituídos por outros mais robustos e com uma melhor capacidade.

2. Treine a sua equipe

Uma empresa pode investir pesado em soluções modernas de TI, porém nada disso adiantará se a equipe não for capaz de utilizar esses recursos de forma eficaz.

Muitos gestores acreditam que o tempo e o investimento em treinamento para seus colaboradores não vale a pena. No entanto, a verdade é que uma boa parte dos gastos operacionais tem fontes muitas vezes não percebidas claramente pela empresa, como desperdícios, erros recorrentes e retrabalho.

Esses problemas limitam a produtividade e geram uma série de despesas supérfluas. Afinal, em vez de executar mais tarefas, a equipe gira em torno de repetições desnecessárias e perde muito tempo com falhas sucessivas. E para cada desacerto ou refação, existe um custo extra, com o qual a empresa não contava.

A capacitação tem extrema importância nesse cenário, pois permite o melhor entendimento do uso dos recursos e adoção de boas práticas que vão agregar valor às rotinas operacionais, abrindo espaço para um trabalho em fluxo contínuo e eficiente.

Consequentemente, a gestão de uma equipe bem treinada e em alta performance pode ser feita com base em processos mais enxutos, rápidos, simplificados e, portanto, mais econômicos.

3. Use a tecnologia ao seu favor

É notório o quanto a tecnologia é capaz de revolucionar as atividades corporativas, tanto que a automatização de processos é uma prática essencial para enfrentar o cenário de competitividade econômica atual.

Tarefas padronizadas e informatizadas encurtam caminhos e agregam mais valor aos projetos da empresa, já que fornecem confiabilidade e precisão.

Automatizando processos

Na área de TI, diversos procedimentos são repetitivos e podem ser automatizados para poupar tempo e gastos. Eles existem para manter as atividades e a estrutura da empresa em funcionamento, portanto, são determináveis e frequentes.

A informatização dessas atividades, além de dispensar mais custos operacionais, contribui para a qualidade dos processos, já que a adoção de sistemas eleva a segurança e a exatidão.

Como consequência, a incidência de falhas humanas é minimizada. Ademais, erros e gargalos, que por ventura possam aparecer, são facilmente rastreados, identificados e corrigidos em minutos.

Em suma, a automatização em TI viabiliza a criação de rotinas rápidas, com menos imperfeições e eficácia maximizada. Por ser mais eficiente, exige menos investimentos em estrutura e reparos, levando a resultados melhores com um custo-benefício favorável.

Afinal, não é necessário manter um time de profissionais focados em manter essas atividades em andamento. Elas são encontradas pelo sistema e repetidas, automaticamente, de forma dinâmica e harmônica.

As vantagens da automação

Como podemos ver, a otimização de processos com o auxílio da tecnologia proporciona redução de despesas de forma inteligente, além de promover uma série de benefícios como a aceleração da produtividade, inovação e ganho de tempo na execução de tarefas.

Basicamente, todas as empresas podem sair ganhando com informatização na coordenação de ferramentas de TI, especialmente nos setores de gestão de estoques, logística, financeiro, controle de vendas, entre outros. Sendo assim, o processo de automatização é interessante, pois permite, entre outras funções:

  • a descentralização das atividades e maior autonomia para os colaboradores;
  • agilidade nos procedimentos de aprovações, auditorias e controles operacionais;
  • padroniza tarefas, o que dispensa a necessidade de gastos com treinamentos de processos;
  • favorece a agilidade e constante aperfeiçoamento das ações da empresa;
  • no setor financeiro, viabiliza um controle rígido do fluxo de caixa e acompanhamento das contas da corporação por meio de indicadores de desempenho. Desse jeito, os executivos têm um conhecimento mais completo e confiável sobre as despesas corporativas.

4. Faça manutenção dos equipamentos

Outra forma eficaz de como reduzir custos operacionais da área de TI nas empresas é por meio do cuidado com os equipamentos de tecnologia. A receita para fazer isso de maneira sensata é observar pequenas despesas invisíveis, que quase sempre passam despercebidas, mas que podem ser otimizadas e, assim, favorecer o orçamento do negócio.

Muitos gestores acreditam que suspensões radicais como corte de pessoal terão melhores resultados para as finanças. Entretanto, a verdade é que contar com um time pequeno e menos produtivo de colaboradores não é a saída mais perspicaz para minimizar gastos. O objetivo é deixar a empresa mais eficiente e eliminar o que não é crucial.

A manutenção de equipamentos de TI é um exemplo de como os custos podem ser altos se não forem monitorados e aprimorados. Com boas ideias, é possível reverter a situação e conseguir melhores resultados financeiros para a empresa. Acompanhe algumas dicas de como fazer isso adiante.

Atualize sistemas

Já abordamos aqui a importância da atualização de softwares e hardwares que possam funcionar aquém de sua capacidade e desperdiçar os recursos da organização.

Muitas empresas aderem à políticas de atualização automática de softwares. Essa é uma solução interessante, contudo, é importante manter um cronograma e um histórico das atualizações a fim de garantir que a última versão disponível esteja sempre instalada nas máquinas.

Realize manutenções preventivas

Qualquer tipo de aparelho eletrônico deve passar por manutenções preventivas para que continue operando de forma correta. Esse tipo de reparo é planejado e tem o intuito de conservar os equipamentos, prolongando sua vida útil.

Além disso, a vantagem das manutenções preventivas para o orçamento é que, como elas são programadas e não emergenciais, seus custos podem ser previstos no orçamento.

Equipamentos que não são submetidos a um cronograma de manutenções preventivas podem apresentar problemas sérios, que exigem consertos mais complexos, urgentes e, consequentemente, mais caros.

Como esses não foram planejados, a despesa extra pode pegar a empresa desprevenida. Ademais, quanto mais grave o problema, maior é o período que um aparelho pode ficar indisponível, atrapalhando o fluxo das operações do negócio.

Portanto, a melhor maneira de economizar é apostar em um calendário regular de manutenções que vão deixar as máquinas da empresa sempre em bom estado e disponíveis.

Considere alugar equipamentos

A compra de equipamentos para empresas está relacionada com seu CAPEX — um termo que significa Capital Expenditure, isto é, Despesas de Capitais, em tradução livre para o português. Assim, esse conceito está relacionado aos investimentos que uma instituição faz como a aquisição de bens e instalações, como servidores.

Para reduzir custos, muitas organizações realizam a aquisição e manutenção de bens, como hardware, não por meio de CAPEX, mas de OPEX. Essa sigla, por sua vez, quer dizer Operational Expenditure, e seu foco está nas Despesas Operacionais, como gastos com manutenção e instalação de equipamentos.

Nesse sentido, para não prejudicar seu capital de giro, diversas corporações estão preferindo realizar investimentos por meio de OPEX, e não CAPEX. Um exemplo de como isso funciona é o modelo de aluguéis inteligentes de equipamentos de TI e prestação de serviço.

Ao alugar essas máquinas, a empresa não precisa dispor de dinheiro para adquiri-las e muito menos necessita se responsabilizar pela manutenção das mesmas. Ou seja, esses custos ficam a cargo da instituição que está cedendo os aparelhos.

Para adotar esse sistema, um empreendimento entra em contato com um parceiro de TI, fecha um contrato e passa a ter equipamentos de ponta e funcionando em sua máxima capacidade sempre que precisar.

Como podemos ver, adquirir aparelhos por meio de OPEX e não CAPEX é uma opção inteligente para reduzir custos, já que:

  • as despesas com instalação, manutenção e disponibilidade dos equipamentos estarão previstas em contrato e são previsíveis;
  • a empresa não precisa se descapitalizar para ter máquinas de última geração, como notebooks para os funcionários, a seu dispor;
  • o modelo de aluguel de aparelhos inclui também as manutenções, instalações e assistência técnica, o que apresenta melhor custo-benefício para as instituições;
  • caso a tecnologia fique defasada — o que acontece rapidamente hoje em dia —, a organização não terá que lidar com a substituição de novos bens, e pode apenas solicitar a troca da aparelhagem com o fornecedor.

5. Invista no outsourcing ​

Mesmo empresas que não tenham a tecnologia em seu core business precisam acompanhar as mudanças rápidas desse setor e se adequar a novas maneiras de trabalhar, outros sistemas e um diferente perfil de profissional.

Como sabemos, praticamente toda corporação depende de TI para sobreviver no mercado, no entanto, a falta de informação qualificada pode dificultar o acompanhamento do ritmo desse setor.

Nesse tom, existem soluções de outsourcing de TI, que oferecem infraestrutura, consultoria, help desk, manutenção, entre outros serviços cruciais para o funcionamento das empresas.

O conceito de outsourcing em TI

O outsourcing em TI não pode ser comparado simplesmente com o sistema de terceirização, uma vez que este último diz respeito à contratação de prestadores de serviço que realizam tarefas não relacionadas às atividades-fim ou meio de uma empresa, como a limpeza ou a segurança.

O outsourcing significa a delegação da gestão e do controle de todos os processos táticos e sistemas ligados à área de TI para uma empresa especializada que fornece toda a estrutura necessária — por exemplo, hardware — e serviços feitos por profissionais capacitados e experientes no assunto.

Logo, em vez de investir capital e montar um núcleo de TI interno, uma empresa opta por contratar um parceiro que vai assegurar a melhor utilização dos recursos de tecnologia e o alto desempenho do setor como um todo.

Nos últimos anos, o crescimento do outsourcing em TI foi expressivo, tanto pela constante necessidade de manter custos controlados como por conta da mudança do papel da tecnologia nas corporações.

Algumas corporações passam por dificuldades para conseguir inovar e acompanhar novas tendências ao mesmo tempo em que precisam focar em questões estratégicas de negócios. Assim, muitas encontraram na parceira com instituições de outsourcing a solução para tirar melhor proveito da tecnologia disponível.

Redução de custos e outras vantagens desse modelo

No quesito redução de custos, o outsourcing de TI sai muito mais em conta do que a concentração de toda a estrutura de tecnologia na empresa.

Afinal, o empresário não precisará custear a compra de máquinas nem selecionar funcionários — e, assim, não terá mais despesas com encargos trabalhistas ou terá que se preocupar com colaboradores faltosos, de férias, entre outras questões.

A atualização de hardware, na maior parte dos casos, pode ser solicitada sem complicações por meio de um clique no sistema do fornecedor. Portanto, o outsourcing de TI é uma resposta para diminuição eficiente e rápida de custos. Confira outros ótimos benefícios que essa solução proporciona para as instituições:

Experiência

Empresas que ofertam serviços de outsourcing em TI trabalham com isso o tempo todo. Assim, a tecnologia faz parte do que elas sabem fazer de melhor, e muitas já tiveram a oportunidade de participar de projetos de diferentes tamanhos e complexidades.

Portanto, essas instituições dominam o know-how necessário para guiar seus clientes e elaborar as estratégias mais eficazes que vão favorecer o cumprimento das metas do negócio.

Dessa maneira, uma instituição pode confiar que seu parceiro de TI entende quais são as melhores práticas e táticas para suprir suas demandas, seja no fornecimento de infraestrutura ou no suporte técnico para conclusão de um projeto.

Foco no core business

Uma das maiores dificuldades das empresas é conseguir ter um departamento de tecnologia em alto desempenho — o que demanda esforços e investimentos — ao mesmo tempo em que precisam cuidar de assuntos estratégicos ligados ao seu core business — o que é uma medida essencial para ter mais lucros.

Com o outsourcing de TI, gestores têm tempo e condições para focar no que interessa e no que é necessário para elevar a rentabilidade da instituição.

Graças a uma tecnologia de qualidade dando apoio aos seus processos de negócio, os executivos podem se concentrar no atendimento de clientes ou desenvolvimento de melhores produtos que vão garantir que a empresa cresça e atinja seus objetivos.

Flexibilidade

Para otimizar de fato a aplicação dos recursos e investimentos de uma empresa, é essencial priorizar parceiros de TI que ofereçam soluções por meio de contratos flexíveis, que atendam melhor às demandas específicas de seus clientes.

Então, como exemplo, uma instituição que deseja modernizar seu parque de máquinas pode ter a chance de crescer ou reduzir o volume dos equipamentos contratados sem ter que sofrer ônus com cobrança de multas ou a obrigação de ter que pagar pelo que não está usando.

Assim, a empresa se beneficia se tem a liberdade de incluir ou excluir itens de acordo com os limites de seu orçamento. Com o parceiro certo, ela sabe que tem um aliado que entende suas necessidades e, por isso, tem uma preocupação a menos.

Contratos flexíveis permite que fornecedores atendam empreendimentos de forma personalizada. Logo, instituições que passaram por momentos de aperto financeiro e precisam reavaliar acordos e serviços se beneficiam com essa modalidade.

Assim que puderem retomar seu crescimento, podem contar com um parceiro que oferece soluções sob medida de acordo com suas limitações, possibilidades e carências.

Contratar serviços flexíveis de outsourcing de TI indica que as empresas dispõem de um parceiro que sabe como solucionar suas urgências e fazer um atendimento customizado. Afinal, cada instituição possui seus objetivos, culturas e processos, e não é possível prestar um serviço de alta qualidade de forma generalista, sem observar esses aspectos.

Processos mais modernos

Conforme falamos, acompanhar o compasso ultra dinâmico da tecnologia não é uma tarefa fácil para todas as organizações. Muitas acabam ficando com processos e equipamentos ultrapassados por falta de conhecimento.

Já entendemos também que o uso de práticas e aparelhos obsoletos apenas representa um consumo desnecessário dos recursos da empresa e geram custos inúteis.

O outsourcing em TI retira essa preocupação da mente dos executivos, já que uma empresa profissionalizada no assunto cuida dessa parte para eles. Assim, em vez de tentar se equiparar a esse ritmo frenético de informações, o fornecedor contratado está qualificado para orientar a corporação a tomar as decisões certas e escolher as melhores tecnologias para o seu negócio.

Ociosidade contornada

Em um contexto de recessão econômica, não existe mais espaço para a ociosidade e para o mau aproveitamento dos recursos. Colaboradores improdutivos, equipamentos com baixa execução são exemplos de situações que não agregam valor às operações de uma empresa e ainda implicam gastos.

Nessa conjuntura, o outsourcing de TI e a contratação de serviços sob demanda são as melhores alternativas para driblar a ineficiência desse setor. Com um parceiro, a instituição continuará tendo acesso ao suporte técnico e a profissionais qualificados, porém em momentos pontuais, de acordo com suas necessidades e escolhas.

Existem várias práticas que podem proporcionar a diminuição de gastos operacionais na área de tecnologia. Dentre várias dos caminhos e possibilidades aqui citados, destacamos que soluções como o aluguel de equipamentos e o outsourcing em TI são tendências mercadológicas que oferecem impactos positivos no orçamento das instituições ao mesmo tempo em que asseguram a qualidade dos serviços.

Com esses sistemas, as empresas minimizam seu investimento com tecnologia e ainda se beneficiam com a melhoria dos recursos disponíveis e com o atendimento realizado por profissionais que dominam o assunto.

Além do mais, com a otimização do setor de TI, observa-se aumento da produtividade e desenvolvimento da capacidade da empresa no que se refere ao processamento e armazenamento de informações.

Portanto, agora que você sabe como reduzir os custos operacionais de forma inteligente na área de TI, cabe a você dar esse passo e adotar melhores práticas que vão permitir o avanço e sucesso do seu negócio!

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