As demandas do dia a dia fazem com que muitas empresas precisem usar hardwares e componentes extras. Porém, essa realidade traz uma grande dúvida sobre o que é melhor: compra ou locação de hardware.

Tal questão envolve inúmeros fatores, como o custo/benefício e a estrutura operacional presente em cada uma das possibilidades. Então, para trazer todos os elementos que permeiam esse tipo de decisão, montamos um panorama completo tanto sobre a compra como sobre a locação. Continue a leitura e confira!

Compra de hardware: independência

A principal vantagem da compra é não depender de uma relação com terceiros para garantir o uso dos equipamentos e tudo o que se relaciona com isso. No caso de empresas que exercem atividades frequentes com hardwares, a compra pode ser vantajosa.

Tal prática também dá mais liberdade à forma de gerenciamento, à escolha dos bens e à forma de uso. Evita-se, ainda, a necessidade de lidar com a gestão de contratos e de ter uma equipe interna que fique encarregada de fazer o meio de campo com a empresa de locação de hardware.

O processo também fica simplificado quanto à escolha dos itens. Isso porque, ao contrário de um usuário comum, que precisa ir até uma loja, a empresa pode comprar um lote direto do fornecedor.

Desvantagens

A compra exige uma série de medidas estruturais e organizacionais para manter os equipamentos funcionando perfeitamente e no número necessário, garantindo o bom andamento das ações.

Nisso, está incluído um bom planejamento, que começa pelo orçamento, passa pela aquisição e, por fim, chega à administração desses bens. Ainda há a necessidade de um fluxo de caixa para a compra de equipamentos, tanto para ampliar o parque como para fazer a substituição e o conserto de hardwares que apresentam problemas.

Nessa modalidade, a empresa precisa ter um controle de estoque de ativo antes de realizar a compra. Depois, necessita preparar o ambiente para guardar os equipamentos e, em caso de ter filiais, fazer essa logística de distribuição, o que tende a ser bastante trabalhoso. O controle de ativos também é uma tarefa complexa, já que, muitas vezes, não se faz inventários desses bens, o que pode gerar uma série de itens perdidos.

Sobre a substituição, é válido dizer que a depreciação, conforme a legislação, tem o prazo de 5 anos (alguns especialistas recomendam 3 anos como prazo ideal). Torna-se necessário, então, ter um planejamento para fazer uma substituição completa dentro desse período.

Falando em custos, os principais nessa modalidade são os impostos a serem pagos sobre o bem. Eles podem ser vistos como desvantagens.

Locação: facilidade e rapidez

As vantagens da locação são diversas. Entre elas, está o abatimento no imposto de renda pelo fato de tal despesa ser considerada um custo operacional — e não um investimento.

A questão da facilidade e da rapidez do suporte também é um excelente ponto positivo. A manutenção preventiva e corretiva está incluída no prazo de vigência do contrato. Esse suporte inclui o conhecimento técnico sobre os softwares utilizados para os equipamentos funcionarem, sendo que todos são de companhias líderes do mercado mundial.

É englobada, ainda, a substituição rápida de equipamentos com defeitos. Esses itens também são modernos, o que favorece bastante a produtividade. Se fosse uma compra, por exemplo, o hardware teria que ser depreciado.

Falando em contrato, na locação de hardware, ele pode ser customizado conforme a necessidade do cliente. Em relação às finanças, a locação favorece um controle de custos melhor, incluindo a manutenção de uma fatia maior do capital de giro.

Sobre o controle financeiro, é ideal que os gastos sejam gerenciados por centro de custos, o que ajuda a melhorar a administração do ativo.

No caso específico da Agasus, os benefícios encontrados na locação são ainda maiores. Solicitações via sistema, atualizações, atendimento via service-desk e em campo, faturamento customizado e parada programada são alguns deles.

Esses serviços propiciam um ganho de performance e produtividade ao time de TI, pois ele deixa de se preocupar com o hardware e passa a focar em outras atividades importantes para o cotidiano do negócio.

Desvantagens

As desvantagens da locação se dão não pela modalidade em si, mas pelo fato de algumas relações não serem, na prática, exatamente como o prometido. Infelizmente, há algumas empresas que não cumprem o que está no contrato e/ou enfrentam problemas de logística para atender à demanda acertada.

Assim, o que, de início, era uma solução pode se tornar uma grande dor de cabeça. Para evitar problemas do tipo, é importante pesquisar e contratar uma companhia capacitada, com condições de atender às suas necessidades.

Em termos financeiros, a locação pode ser desvantajosa em alguns casos. Para ilustrar melhor isso, veja o exemplo abaixo.

A Loja X tem apenas dois computadores para a execução de suas atividades. Eles são usados durante boa parte do dia, mas a exigência de desempenho não é tão grande. Além disso, o estabelecimento já tem despesas operacionais — e um contrato de locação seria mais um montante nessa soma, o que não é tão benéfico.

Nesse caso, poderíamos dizer que a locação não é vantajosa, já que os equipamentos tendem a ter uma vida útil maior, devido à baixa exigência de performance e utilização. Além disso, seriam poucos hardwares no negócio todo.

Cálculo para comparação: contexto a ser considerado

O cálculo para a comparação passa primeiramente pelo entendimento de quanto os hardwares são importantes para as atividades da empresa e para qual fim eles serão utilizados. Depois dessa análise interna, podemos partir para operações mais específicas. Esse cálculo é chamado de TCO (Custo Total de Propriedade).

A principal equação dele é “custo de locação x custo operacional” de ter equipamentos comprados. Na primeira modalidade, há o valor do aluguel e a despesa de pessoal (com algum colaborador, para fazer a gestão desse contrato).

Na segunda, os custos também são referentes ao departamento pessoal — no caso de empresas que têm funcionários próprios para fazer o suporte dos equipamentos. Mas eles podem envolver outro tipo de contrato: aquele feito com companhias terceirizadas de suporte, sendo acertado, assim, um valor X por mês.

Caso não haja nem um nem outro, haverá a despesa externa de consertar os equipamentos em um estabelecimento especializado, com o pagamento do custo por cada serviço. Outra questão importante nesse cálculo é o fato da compra ser um investimento que, como qualquer outro, tem um prazo para se pagar e, posteriormente, obter retorno.

Falando em retorno, depois de terminado o prazo operacional tido como ideal (3 anos), muitas empresas vendem os equipamentos. Porém, é preciso estar ciente de que eles são desvalorizados a cada ano.

Mas nem todas as empresas fazem esse descarte. Muitas mantêm os equipamentos, o que gera custos provenientes do aumento de patrimônio, como valor do seguro, da infraestrutura necessária, da manutenção e da controladoria.

Com esse panorama, é possível conhecer os pontos que precisam ser colocados na mesa antes de se tomar a melhor decisão. É sempre recomendado conversar com especialistas capazes de ajudar nesse processo de definição.

Vale lembrar que essa não é somente uma escolha entre compra e aluguel. Ela está totalmente ligada à sua capacidade organizacional e operacional, o que vai refletir em sua forma de atuação e seu posicionamento no mercado. Portanto, é necessário dar o devido valor a essa importante decisão.

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