Comprar ou alugar computadores é um dilema enfrentado por gestores de TI em qualquer empresa. Comprar permite o acesso aos equipamentos mais novos do mercado, mas acarreta custos de manutenção e depreciação. Alugar sai mais barato no curto prazo, mas nem sempre os dispositivos disponíveis são a última palavra em tecnologia.

Antes da próxima vez que o seu negócio precisar tomar essa decisão, leia este artigo. Vamos discutir os principais fatores envolvidos na aquisição de equipamentos de TI para uma empresa e comparar o desempenho da compra e da locação em cada quesito. Confira!

Custos de aquisição

Afinal, a melhor decisão entre comprar ou alugar computadores depende do orçamento e das necessidades do negócio. Qualquer que seja a abordagem, uma coisa é certa: a maior parte das empresas pode se beneficiar do acesso às tecnologias mais recentes, que lhe conferem vantagem competitiva sobre a concorrência. Mas manter-se à frente custa caro.

Muitas empresas adotam a locação porque ela oferece os benefícios de contar com equipamentos novos ou seminovos sem os custos exorbitantes de comprar computadores para todos os funcionários. O custo do aluguel equivale a uma pequena fração do preço de compra. Isso significa acesso às vantagens da nova tecnologia sem o grande compromisso com investimento.

Por exemplo, pode ser que hoje a sua empresa não tenha verba para comprar a novidade tecnológica do momento, como na época que surgiu o sistema telefônico VoIP, os computadores com Windows 10, ou o novo modelo de smartphone. Por meio do aluguel, é possível desfrutar das novas tecnologias a um custo bem menor.

Gastos com manutenção de equipamentos

Equipamentos de tecnologia são bens de capital, ferramentas importantes para sua empresa poder trabalhar e produzir. Eles exigem manutenção constante e estão sujeitos a todo tipo de problema. Excesso de calor, cabeamento feito sem cuidado, pane elétrica, sujeira, danos físicos e todo tipo de situação que pode comprometer o funcionamento e a vida útil de computadores e outros ativos de TI.

Quando sua empresa compra computadores, a manutenção é de sua responsabilidade e, normalmente, fica nas mãos de uma já sobrecarregada equipe de TI. Se for necessário consertar um equipamento, ele será retirado da empresa e o funcionário que o usava ficará ocioso ou com produtividade muito reduzida a menos que você tenha um computador de reserva.

Já computadores alugados vêm com um Service-Level Agreement (SLA) assinado com a fornecedora. Ela se compromete a fazer a manutenção e eventual troca dos equipamentos. Além de mais eficiente, poupa tempo e esforço da sua equipe de TI, que fica livre para realizar outras tarefas.

Necessidade de atualizações constantes

Além das implicações de custos, a decisão entre comprar ou alugar computadores envolve outro problema: a tecnologia muda rapidamente e uma máquina que você comprou há apenas 2 anos pode estar ultrapassada.

A obsolescência não é uma preocupação para quem aluga, já que o fardo financeiro dos equipamentos velhos cai nos ombros da fornecedora. Terminado o prazo do contrato, o cliente pode assinar outro, adquirindo computadores mais novos e mais velozes sem grande desembolso de capital.

O momento de substituir os aparelhos também é muito mais fácil. Sua empresa não precisa se preocupar com toda a papelada para revender, doar ou descartar os equipamentos antigos. A própria fornecedora irá buscá-los e pronto.

Recuperação de investimentos nas máquinas

O Retorno Sobre Investimento, o famoso ROI, deve ser calculado sobre todas as aquisições da empresa. Se você gastar “X” para comprar alguma coisa, quanto de retorno ela dará?

A compra de computadores certamente dá retorno, mas, ao fim do ciclo, a empresa se verá com um capital desvalorizado. É preciso dar a um destino aos equipamentos que agora estão mais velhos, ultrapassados e com as marcas do uso.

Além disso, os custos do investimento não são totalmente previsíveis. Um computador pode precisar de uma troca de peça para a realização de uma manutenção, ou uma nova funcionalidade pode exigir a instalação de um novo HD ou periférico.

No modelo de locação, os custos são bem mais previsíveis: paga-se apenas uma mensalidade ao fornecedor. Isso facilita a tarefa de obter retorno sobre investimento, uma vez que o cálculo é mais seguro. Ademais, não é necessário se preocupar com a depreciação ou descarte dos dispositivos ao fim do período de locação.

Por fim, os custos ficam distribuídos ao longo do tempo em vez de serem concentrados como no caso da compra. Com mais capital livre, a empresa tem recursos para outros investimentos e projetos que tragam mais receita.

Vida útil dos equipamentos

Na hora de decidir entre comprar ou alugar computadores, toda empresa deve levar em conta a possibilidade de ficar com um inventário ultrapassado ou ineficiente. Em algumas áreas, os equipamentos são trocados todo ano. Mesmo em setores menos acelerados, é comum fazer a troca a cada 18 ou 24 meses.

As inovações dos últimos anos mudaram muito a realidade do trabalho. O uso de programas que funcionam tanto no computador quanto em smartphones, o trabalho remoto, os aplicativos em nuvem, os softwares vendidos por meio do sistema SaaS e uma internet mais pesada do que nunca devido ao crescente uso de vídeos e videoconferências são cada vez mais frequentes. Uma das próximas tendências tecnológicas é a troca da banda larga tradicional pela fibra óptica e o uso cotidiano da impressão 3D.

É impossível dar conta das inovações constantes sem a troca recorrente de equipamentos. Por isso é tão importante calcular a vida útil deles. Suponha a compra de um laptop de vida útil de 24 meses. Se a empresa quiser fundos para substituí-lo a tempo, ela deverá reservar pouco mais de 4% do custo do equipamento a cada mês. Com a locação, essa reserva financeira é dispensada; bastam a mensalidade e os termos do contrato para efetuar a troca.

Veredito sobre comprar ou alugar computadores

Precisar tomar uma decisão entre comprar ou alugar computadores é uma situação recorrente em todas as empresas, visto que essas ferramentas se tornaram indispensáveis. Mas não se trata de uma estratégia escrita em pedra. Como esses dispositivos necessariamente se tornam obsoletos rapidamente, a decisão entre comprar ou alugar precisa ser tomada várias vezes e talvez atinja resultados diferentes de acordo com o tamanho e departamento da sua empresa.

Quer saber mais sobre as vantagens de alugar computadores para reduzir custos na sua empresa? Entre em contato com a gente.