Chega um momento na trajetória de uma empresa em que sempre bate aquela dúvida cruel: afinal de contas, é mais vantajoso comprar ou alugar equipamentos e serviços de informática?

Neste artigo, vamos mostrar para você que, em muitos casos, o aluguel pode ser a melhor opção para a sua empresa. Se você está a fim de entender quais são os principais pontos que devem ser considerados nessa decisão, venha conosco e continue a leitura.

Por onde você deve começar?

O primeiro passo que você deve dar antes de fechar qualquer negócio é comparar os custos e colocá-los na ponta do lápis. Uma boa dica é criar uma planilha com todos os gastos de médio ou longo prazo e simular as duas situações.

Nesse cálculo, você avaliará o chamado TCO (Total Cost of Ownership, ou, em português, Custo Total da Posse), comparando todos os gastos inerentes à estocagem (na compra, você precisará armazenar em algum lugar; na locação, o estoque fica na locadora), manutenção (na compra, você fará isso com pessoal próprio; na locação, esse serviço já está embutido na mensalidade) e logística (idem ao anterior).

Feito isso, compare os valores com as mensalidades da locação, a frequência de uso do equipamento e o valor dos insumos e acessórios, se houver. Com esses números na mão, além de ter uma boa ideia da viabilidade de cada opção, você ainda terá condições de negociar descontos e garantias para ambos os casos.

Aliás, vale a pena considerar a opção de uma abordagem híbrida, com o uso de equipamentos de informática próprios e alugados: dependendo das necessidades da sua empresa, pode ser uma boa pedida.

De qualquer forma, sempre é preciso considerar alguns pontos-chave antes de uma decisão definitiva. A seguir, mostramos para você alguns deles.

Sua empresa depende da atualização constante de equipamentos de informática?

Negócios dependentes de equipamentos eletrônicos precisam se submeter à sazonalidade e aos altos preços dos lançamentos. Se o seu nicho é diretamente dependente da atualização dessas máquinas, considere investir na compra, especialmente se a aquisição em si trouxer retorno de público e clientes.

Porém, se a sua atividade oferece alto risco de perdas e danos de equipamentos de informática, o aluguel é a opção mais atrativa, já que a própria empresa que loca o equipamento fica responsável pelo seguro obrigatório — livrando você, assim, de assumir os custos de possíveis depreciações, diminuindo os prejuízos.

Além da locação de equipamentos de informática, certos mercados podem se beneficiar também do aluguel de serviços. Algumas empresas de locação, como a Agasus, oferecem pacotes que incluem demandas de gestão operacional, o que beneficia funcionários, clientes e, especialmente, gerentes e gestores, que podem terceirizar essas tarefas e focar somente nos negócios.

Quais são os gastos com manutenção?

Qualquer equipamento tecnológico precisa de manutenção e cuidados constantes para funcionar perfeitamente e ajudar nas atividades da empresa. Quando você for estimar os gastos com esses serviços, sempre considere a necessidade de mão de obra especializada para executá-la.

Caso sua empresa conte com profissionais habilitados para isso, é interessante utilizá-los de maneira integrada às outras atividades dos colaboradores. Assim, por exemplo, ao optar por telefonias digitais, escolha os programas mais atuais, que permitem grande tempo de uso com menos manutenção. Essa integração ajuda a manter os recursos equilibrados — e sem precisar abrir mão de material.

Porém, não esqueça que, no caso de equipamentos e serviços de informática alugados, todo o gasto com manutenção já está incluso na mensalidade. Mais uma vez, o ideal é colocar os gastos na balança e ver o que é mais proveitoso para você.

É possível recuperar o investimento nas máquinas?

Comprar o próprio equipamento de informática pode ser vantajoso se a sua empresa deseja aumentar o poder econômico, já que as aquisições incrementam o aparato patrimonial da companhia. Entretanto, o valor residual desse patrimônio precisa oferecer alguma vantagem à empresa — seja em termos de planos de expansão, seja em diferenciais no mercado.

Para calcular se o investimento pode ser recuperado, a melhor forma é estipular um prazo de vida útil para o equipamento e estimar a taxa de depreciação enquanto você ficar com a máquina. A Receita Federal considera que a taxa de depreciação de computadores, por exemplo, é de 20% ao ano. Não deixe de incluir também a porcentagem do imposto de renda incidente nas prestações da compra!

Sua empresa possui algum tipo de garantia financeira?

Quando a sua empresa realiza qualquer compra por meio de financiamento, é exigida uma garantia financeira que se prolonga até o final do contrato, sendo que algumas vezes não é possível mudar os bens integrantes dessa negociação.

Companhias que recebem grandes investimentos, como startups de tecnologia, podem obter acordos vantajosos nesse tipo de aquisição, contanto que o negócio não seja de risco e tenha grande procura externa. Esse tipo de empresa geralmente necessita de muito capital humano — logo, alugar desde o espaço físico até os equipamentos de informática acaba sendo uma ótima opção.

Se esse não é o seu caso, grandes investimentos em produtos devem ocorrer somente quando a empresa conquistar posição de destaque no mercado, já que a garantia de retorno é fundamental na decisão de comprar ou alugar.

Qual é o seu tamanho e a sua expectativa de crescimento?

Na hora de elaborar uma boa estratégia de investimento, o tamanho e a expectativa de crescimento da sua empresa são pontos fundamentais para serem levados em consideração. Antes de decidir comprar ou alugar qualquer coisa, você precisa saber demarcar a real posição que o seu negócio ocupa no mercado.

Se você estiver enfrentando uma transição de risco, é quase certo que o aluguel de equipamentos de informática é a melhor opção, nem que seja em caráter de teste. Como já apontamos anteriormente, em alguns casos é possível combinar a aquisição de máquinas com a locação dos bens mais dispendiosos, o que trará um equilíbrio às finanças e habilitará sua empresa a desempenhar suas atividades com eficiência.

Agora que você já conhece os prós e os contras da locação ou aquisição de equipamentos de informática, avalie as suas necessidades levando em conta as particularidades da empresa. Só assim você será capaz de tomar uma decisão com inteligência.

Se tiver mais dúvidas sobre comprar ou alugar equipamentos de informática, recomendamos a leitura do post sobre locação de equipamentos aqui no blog. Até o próximo artigo!