À medida que as organizações passaram a depender do poder do celular corporativo para facilitar os processos de negócios — como parte da transformação digital —, muitos descobriram que gerenciar todos esses dispositivos diferentes, além de manter os dados organizacionais e pessoais em execução seguros, protegidos e utilizáveis, não é tarefa simples.

De fato, administrar os acessos às informações corporativas, o uso dos planos de telefonia e a utilização das redes sociais pessoais e outras páginas na web é o tipo de responsabilidade que pode afetar a produtividade da equipe de TI. Portanto, é essencial que a empresa adote políticas mais formais para o uso dos dispositivos móveis no ambiente corporativo.

Neste artigo, apresentamos 7 dicas para que sua empresa atue da melhor forma na gestão dos celulares corporativos. Confira.

1. Compartilhe as expectativas da empresa

Como CIO ou gerente de TI, você deve, primeiramente, dedicar um tempo para comunicar suas expectativas em relação à conduta apropriada para todos os funcionários.

As políticas relacionadas ao uso de dispositivos móveis no local de trabalho devem ser expressas da forma mais clara e inequívoca possível, não devem discriminar nenhum colaborador ou grupo de funcionários e devem ser aplicadas de forma consistente e justa.

Essas políticas podem ser incorporadas em um manual do funcionário ou podem ser comunicadas de outras maneiras, como por meio de:

  • materiais de orientação distribuídos a novos funcionários;
  • envio de e-mail para todos os colaboradores;
  • distribuição de avisos por escrito (observe que é recomendável que cada profissional confirme o recebimento das políticas assinando uma cópia do aviso, que pode ser colocada em seu arquivo pessoal);
  • fixação de orientações em áreas frequentadas por funcionários, como salas de descanso, corredores principais ou quadros de avisos.

2. Estabeleça regras para controlar as ligações

Além das políticas de uso dos dispositivos móveis, devem ser determinadas regras firmes que auxiliem o monitoramento das ligações que não estejam relacionadas diretamente aos processos da empresa. Isso pode, inclusive, estar em um contrato que deverá ser assinado pelo profissional no momento da contratação.

O objetivo é simples: esclarecer valores que poderão ser cobrados para chamadas pessoais ou condições de penalidades em caso de uso indiscriminado dos recursos da empresa.

Outra forma de identificar chamadas pessoais ou que tenham sido feitas fora do contexto corporativo é fazer um controle eficiente da fatura mensal. Administrar os acessos aos celulares corporativos por meio de senhas individuais também pode contribuir para o bom funcionamento das regras estipuladas.

3. Defina as condições de uso

Identifique grupos de usuários com diferentes necessidades de informações móveis (por exemplo, engenheiros de campo e pessoal de vendas).

Defina as condições de uso para cada grupo de usuários — por exemplo, os engenheiros de campo precisam acessar as especificações técnicas, enquanto a equipe de vendas precisa acessar o software de gerenciamento de relacionamento com o cliente.

Para cada caso, defina políticas de gerenciamento de dispositivos móveis que abordem problemas como propriedade, uso pessoal/profissional e segurança. Observe que as políticas podem ser diferentes — mais ou menos restritivas — para cada um dos tipos de uso.

4. Reveja as configurações dos planos

A maioria das operadoras de telefonia móvel possibilita que os planos corporativos sejam configurados conforme a conveniência da empresa. Nesse caso, é possível disponibilizar para determinados profissionais, levando em conta sua função dentro da empresa, dispositivos com pacotes de serviços específicos.

Por exemplo, se um vendedor em campo utiliza mais minutos do que dados para falar com os clientes, é conveniente deixá-lo com um celular que tenha um plano com essa especificação. Dessa forma, o uso dos pacotes contratados será mais eficaz.

5. Considere as tecnologias existentes em um smartphone

O uso de dispositivos móveis implica automaticamente a utilização de várias tecnologias oferecidas por eles, como GPS, câmeras, gravadores de áudio e outros sensores.

O uso disseminado dessas tecnologias em toda a organização pode, em alguns casos, causar o extravio de dados e até mesmo a perda de propriedade intelectual, o que pode gerar sérias consequências para a empresa.

Imagine as consequências da perda de um vídeo interno dos processos de desenvolvimento de um aplicativo ou do vazamento de vídeos envolvendo os funcionários da organização em situações comprometedoras! As implicações legais disso são ainda mais graves. Portanto, as políticas de uso dos celulares corporativos devem ser formuladas levando esses aspectos em consideração.

6. Adote as melhores práticas de segurança

Não seja negligente com a segurança. Quando se trata de segurança de celulares corporativos, os funcionários geralmente seguem o caminho de menor resistência. É por isso que, junto com a conteinerização, é importante garantir que todos definam senhas fortes para seus dispositivos e que você forneça à sua equipe de TI a capacidade de limpar remotamente os dispositivos se eles forem perdidos ou roubados.

Outras medidas de segurança importantes incluem a implementação de protocolos de acesso único e controle de acesso.

A checklist básica a seguir pode ajudar a otimizar a segurança dos dispositivos móveis da sua empresa:

  • imponha senhas fortes para acesso a dispositivos móveis e à rede;
  • bloqueie automaticamente o acesso ao dispositivo móvel após um número predeterminado de senhas incorretas (geralmente cinco ou mais);
  • execute uma limpeza remota (por exemplo, redefina o dispositivo para os padrões de fábrica) quando um dispositivo móvel for perdido, roubado, vendido ou enviado a terceiros para reparo;
  • realize uma auditoria periódica da configuração de segurança e aderência à política;
  • verifique se as configurações do dispositivo móvel não foram modificadas acidentalmente ou deliberadamente;
  • criptografe o armazenamento local, incluindo memória interna e externa (por exemplo, com o uso de cartões digitais seguros);
  • reforce o uso de conexões de rede virtual privada (VPN) entre o dispositivo móvel e os servidores corporativos;
  • faça backups e recuperações regulares de dados confidenciais armazenados em dispositivos móveis.

7. Administre o consumo mensal

Por fim, é fundamental acompanhar o consumo do plano de acordo com as ligações realizadas no mês e com o uso dos dados. Para isso, criar relatórios regulares faz toda a diferença.

Esses relatórios devem ser resultado dos extratos individuais, mesmo que a sua empresa trabalhe com um único plano para todos.

Ao realizar esse acompanhamento regularmente, ficará mais fácil ter uma visão ampla do que pode ser otimizado em relação ao consumo dos dispositivos móveis da sua empresa.

Com tudo isso em mente, fica claro como uma gestão bem executada do uso do celular corporativo pode ser uma prática-padrão em qualquer empresa, ao mesmo tempo que garante a adesão à mobilidade corporativa e aos padrões de segurança.

Sua empresa já tem alguma política para gerenciamento da mobilidade corporativa e dos dispositivos móveis? Compartilhe sua experiência conosco comentando logo abaixo.