Com um mercado cada vez mais competitivo, boa parte das empresas procura adotar estratégias que aliem a redução de gastos a um aumento da qualidade. Porém, isso nem sempre é possível, o que acaba exigindo dos diretores um enorme esforço para efetuar a gestão de custos.

Neste post, você vai ver como uma boa gestão de custos em TI é capaz de fazer grande diferença na saúde financeira da empresa. Confira as maiores dificuldades, os gastos mais impactantes e descubra soluções para reduzir os custos levantados.

E aí, ficou interessado? Então, continue com a gente e siga a leitura!

O que é e por que fazer a gestão de custos em TI?

Gerir os custos vai muito além de administrar crises financeiras ou efetuar corte de despesas: tem como objetivo melhorar a gestão operacional dos ativos de TI, analisar dados para aprimorar a eficiência da tomada de decisões e alinhar as estratégias do setor com os negócios da companhia.

Esse é um trabalho contínuo e ininterrupto, que sempre deverá integrar os custos dos processos aos objetivos estratégicos do negócio — o que implica na redução de gastos e, consequentemente, em uma maior produtividade.

Quais são as maiores dificuldades na gestão de custos em TI?

É comum que o controle de gastos da área de TI seja falho, o que acaba causando problemas para justificar o seu custo aos demais setores do negócio. Normalmente, esses obstáculos se devem aos seguintes fatores:

A fragmentação da TI

Os produtos e serviços de TI costumam ficar distribuídos em diferentes setores da empresa. Isso acaba dificultando o controle dos custos, afinal de contas, o gerenciamento descentralizado produz cálculos redundantes.

A expansão contínua do setor

A demanda de TI evolui continuamente, o que acaba resultando em gastos crescentes. No entanto, a maior dificuldade das empresas é diferenciar um aumento de preço dos serviços e produtos de TI de uma ampliação no volume de ativos, como a compra de novo hardware ou a implementação de novos serviços. Ambos os exemplos representam aumento nos custos, mas os seus efeitos são bem distintos.

A falta de aptidões financeiras

Geralmente, o setor de TI não tem profissionais com o conhecimento necessário de métodos financeiros, o que gera dificuldades na apresentação de métricas e valores aos demais departamentos da empresa.

É por essas e outras razões que a maioria das empresas acredita que a área de TI não é bem gerenciada. Diante disso, o setor acaba sofrendo com cortes ou congelamentos de verbas, o que leva à insatisfação dos funcionários e gerentes.

Como reduzir os custos com TI?

Com uma boa gestão de custos em TI, é possível implementar diversas ferramentas e tecnologias capazes de diminuir as despesas, sempre aliadas aos objetivos estratégicos da companhia. Veja algumas delas:

Downsizing

Uma das melhores maneiras de reduzir os custos é revisar os contratos de fornecedores e os hábitos de compra. Procure por pacotes de licenciamento ou ofertas em determinadas épocas do ano, por exemplo.

Outra boa atitude é repensar seriamente os seus processos de trabalho, eliminando tudo o que for redundante ou desnecessário. Padronize e automatize tudo o que for possível, analise as tecnologias que você usa no momento e livre-se do que não estiver mais retornando o investimento. Assim, a empresa fica mais produtiva, eficiente e enxuta.

Outsourcing de TI

Deixar todos os serviços de TI sob responsabilidade da sua empresa pode sair muito caro: além de demandar uma equipe grande e especializada, ainda é capaz de comprometer a produtividade de profissionais que poderiam focar no seu core business.

Com a terceirização de equipamentos e serviços, você pode deixar todos os processos de TI sob o controle operacional de empresas especializadas, obtendo maior eficiência, segurança e disponibilidade.

BYOD — Bring Your Own Device

Muitas empresas já estão adotando a prática do BYOD, que é quando seus colaboradores levam os próprios equipamentos (como notebooks, tablets e smartphones) para usá-los na organização.

Uma pesquisa realizada pela MDM Solutions revelou que 70% das empresas que implantaram essa estratégia veem o aumento da produtividade como maior benefício.

SaaS — Software as a Service

Outra pesquisa, agora da Gartner, divulgou que, em 2017, os gastos com software chegaram a US$ 357 bilhões em todo o mundo. É um montante espantoso, mas facilmente compreensível quando lembramos que os custos relacionados à aquisição de licenças, manutenções e atualizações de software costumam ser bem altas.

A popularização da cloud computing, contudo, trouxe uma boa solução nesse sentido: os serviços de SaaS (Software as a Service) já têm causado grandes impactos positivos no orçamento dos departamentos de TI. Afinal, nesse modelo de aquisição de software, você paga apenas pelo que usa — e, muitas vezes, o custo já inclui treinamento, atualização e manutenção.

Outra boa vantagem do SaaS é a economia com as atualizações e manutenções da infraestrutura, possibilitando a eliminação de servidores caros — afinal, quem fica responsável por essas funções é o próprio fornecedor.

Virtualização da infraestrutura

Um dos maiores desafios das empresas é manter uma grande infraestrutura de TI, principalmente por causa dos altos custos de aquisição e manutenção dos equipamentos. Uma boa maneira de contornar essas dificuldades é transferir todo esse aparato para a nuvem.

Além de exteriorizar todos esses custos, a virtualização de servidores garante maior escalabilidade e flexibilidade, permitindo que o gestor acesse as informações de qualquer lugar. Tudo isso com tanta ou mais segurança que em um servidor físico.

Como gerente de TI, cabe a você ajudar todas as partes do negócio a entender que, embora a otimização de custos inclua o corte de gastos, o foco deve ser a eliminação de atividades de baixo valor. Sendo assim, converse com os líderes para garantir que a otimização reflita as prioridades da empresa e que você esteja vendo os custos de TI no contexto de todos os processos da companhia.

E você, o que pretende fazer — ou já está fazendo — a fim de otimizar a gestão de custos em TI em sua empresa? Compartilhe suas ideias com a gente nos comentários. Até o próximo post!