Atualização tecnológica constante, padronizações, substituições imediatas e assistência técnica permanente: são por essas razões (e outras tantas) que o aluguel de notebook tem se tornado cada vez mais comum nas empresas.

Tenha em mente que a prática de alugar equipamentos de informática é uma tendência forte e que veio para ficar. Por eliminar os custos de aquisição e manutenção e por contribuir para a preservação do capital de giro, não é difícil de entender o porquê de as organizações estarem tomando essa direção.

Neste artigo, mostraremos as vantagens que o aluguel de notebook pode trazer para o seu negócio. Se você deseja atualizar o seu parque de máquinas sem ter que investir em novos dispositivos, não perca essa leitura. Confira.

Facilidade de contratação

Começaremos, então, pela facilidade de contratação. Burocracias praticamente não existem, isso sem contar a flexibilidade de adaptar o contrato às novas demandas. Resumidamente, o processo de locação é normalmente estabelecido nos seguintes passos:

  1. solicitação;

  2. elaboração;

  3. aprovação;

  4. geração dos contratos e das Service Level Agreement — SLAs;

  5. entrega.

A solicitação é a parte em que você contata um fornecedor já sabendo qual é a base de itens que necessita. A elaboração virá por parte da empresa contatada, que formulará uma proposta com a especificação dos equipamentos, os preços, os prazos e as formas de pagamento.

Ao recebê-la, avalie-a e peça alterações, caso julgue necessário. Não aprove a proposta se ela não estiver em conformidade com as reais necessidades da sua organização. Uma vez aprovada, o locador gerará o contrato e as SLAs (de entrega e de resolução de problemas).

Analise os termos com cuidado e assine os documentos se tudo estiver OK. Com o contrato assinado, o acordo de locação está firmado. O que acontecerá agora é a última parte do processo, em que os equipamentos serão preparados e enviados para a sua empresa.

Assim que chegarem, não se esqueça de verificar se todos os notebooks solicitados foram entregues devidamente. Isso inclui averiguar a licença dos softwares e as suas instalações: tudo deve estar contemplado conforme a Nota Fiscal e o Boletim Técnico.

Facilidade em sanar urgências de novas máquinas

Outra vantagem do aluguel de notebook é que, em casos de demandas emergenciais, o Hardware as a Service — HaaS é indiscutivelmente a melhor solução. Imagine que um determinado dispositivo pare de funcionar ou comece a apresentar problemas que impossibilitem a realização de uma tarefa de prazo “instantâneo”.

Nessa situação, a troca desse equipamento (ou a manutenção) precisa ser urgente. Do contrário, atrasos no projeto virão. Porém, por ter optado pela locação desse notebook, esse tipo de complicação não será motivo de preocupação.

Entenda que se você realmente precisar de uma substituição urgente, a companhia locadora estará pronta para fazê-la de imediato.

Troca de máquinas obsoletas

Os equipamentos de informática tornam-se obsoletos com o tempo. Isso não é nenhuma novidade. Todavia, com os avanços da tecnologia e a rapidez com que as inovações são “jogadas” ao mercado, lidar com essa obsolescência passou a ser um desafio comum e recorrente no dia a dia dos gestores de TI.

Para ser possível garantir a eficiência das operações e oferecer a melhor experiência de uso aos utilizadores, é de seu conhecimento de que as máquinas devem ser capazes de suportar as cargas de trabalho sem fazer esforço.

Nesse cenário, o aluguel de notebook é o que permitirá mantê-las atualizadas sem que isso seja convertido em investimentos com novos dispositivos. Em vista disso, as perdas de produtividade normalmente oriundas dessa obsolescência não acontecerão no seu negócio.

Eliminação dos gastos com compra e manutenção

Por não estarem ligados ao core business da empresa, muitas vezes, os gastos em TI são caracterizados por um Retorno sobre Investimento — ROI de difícil mensuração. Investimentos com compras e despesas com a manutenção dos aparelhos podem onerar a companhia.

No aluguel de notebook, esse problema está descartado, pois os gastos com aquisições e reparos serão totalmente eliminados. Para fortalecer as vantagens econômicas de alugar em vez de comprar, considere os seguintes proveitos:

  • redução no custo externo com consultorias de hardware;

  • diminuição no custo fixo interno (recursos humanos);

  • extinção dos gastos com assistência técnica (o locador é quem assume as manutenções).​

Benefícios fiscais

Além de proporcionar os proventos acima, o aluguel de notebook também traz benefícios fiscais. Um deles é a economia de aproximadamente 30% no valor de compra referente aos impostos sobre o lucro (Adicional de Imposto de Renda — IR e Imposto de Renda de Pessoa Jurídica — IRPJ).

Isso ocorre por que a locação é contabilizada como Operational Expenditure — OPEX, permitindo, assim, um abatimento na base de cálculo do IR para as organizações estabelecidas no regime tributário “Lucro Real”: investimentos são contabilizados como Capital Expenditure — CAPEX.

Melhor controle de custos

Vale ressaltar, ainda, que por não ter que se preocupar com a compra de peças de reposição, a contratação de assistências técnicas e as formatações de disco (devido à segurança dos dados corporativos) antes do descarte ou da venda (quando possível) dos ativos no seu parque de máquinas, o controle de custos do setor de TI será amplamente favorecido.

Nesse contexto, a vantagem do aluguel de notebook é simples: o único elemento a ser controlado e contabilizado é a fatura do serviço de locação.

Liberação de capital

A liberação de capital também está entre os benefícios que o aluguel de notebook pode trazer para a sua empresa. Ao adotar essa prática, não há a necessidade de disponibilizar uma grande quantia para aquisição, reposição e atualização dos equipamentos.

Logo, os recursos que seriam utilizados para esses fins poderão ser redirecionados para as áreas mais ligadas às suas atividades centrais.

Para concluir, cabe salientar que, devido a não estarem classificados como bens passivos no Balanço Contábil, os equipamentos alugados aumentarão a sua capacidade de empréstimo em razão da melhor relação “ativo/passivo”.

Uma outra observação pertinente se refere aos períodos de locação, geralmente divididos em dois grupos:

  • curto prazo (mínimo de um dia e máximo de doze meses);

  • longo prazo (mínimo de doze meses e máximo de trinta e seis, com prorrogação automática ou não, dependendo do contrato assinado).

“Bater” o custo-benefício do aluguel de notebook não é nada fácil. E devido a todas as suas possibilidades, a aplicação dessa prática gera flexibilidade e segurança para as operações do negócio. Se quiser saber mais, confira o nosso artigo que fala sobre qual é a melhor opção entre a compra e a locação dos produtos de informática.