Ferramentas de gestão de projetos

Com a competitividade cada vez mais alta, empresas precisam investir em ferramentas de gestão de projetos para aumentar a produtividade e a eficiência de processos. Nesse cenário, o setor de TI é peça-chave, responsável pela implementação de manutenção dessas soluções.

Assim, é papel do profissional de TI selecionar os programas mais adequados às necessidades da companhia. É também sua função acompanhar de perto o mercado de tecnologia para estar sempre alinhados às tendências. Neste artigo, você vai entender mais sobre as responsabilidades da equipe de TI na otimização da gestão de projetos. Vamos nessa!

Ferramentas de gestão de projetos

Matriz de responsabilidade

Garantir nos resultados no trabalho de TI requer planejamento estruturado e versátil para ter flexibilidade de mudança durante o andamento dos projetos. É sempre importante que todo o setor esteja atento aos objetivos da empresa para mirar nos resultados corretos.

Para evitar problemas de comunicação e alcançar melhores resultados, é interessante a adoção de uma metodologia. Nesse sentido, a matriz de responsabilidade — também chamada matriz RACI — pode ajudar.

De forma sucinta, a matriz de responsabilidade é uma ferramenta que distribui deveres e responsabilidades entre a equipe. Ou seja, o seu objetivo é esclarecer as atribuições de cada colaborador.

Para que isso seja feito de maneira transparente e objetiva, é comum o uso da sigla RACI, feita da seguinte maneira:

  • Responsible: os colaboradores responsáveis por determinada tarefa;
  • Accountable: pessoa responsável pelo gerenciamento de atividades determinadas;
  • Consulted: consultores da equipe durante o desenvolvimento do projeto;
  • Informed: profissionais que devem ser informados ao longo do projeto.

Dessa forma, a matriz RACI oferece uma maneira simples de organizar as responsabilidades dentro de um projeto. Aliás, essa metodologia é referência em eficiência pela ITIL.

Seguir boas práticas

Depois de definir a sua metodologia de organização de projetos, é dever da TI acompanhar e aplicar as principais boas práticas do mercado. Segundo o site CIO, empresas de TI “precisam de ferramentas de unifiquem as métricas financeiras com dados de carga de trabalho“. Para atingir esse objetivo, as práticas recomendadas são as que listamos a seguir. Confira!

Taxonomia de serviços e produtos

Em sua definição, taxonomia é a técnica de classificação. Ou seja, trata-se da criação de um vocabulário comum para uso e referência dos produtos de TI. Essa prática auxilia na comunicação entre os colaboradores e também entre outros grupos que compartilham do mesmo software.

Revisão de dados

Durante a implementação de produtos e soluções em uma empresa, é comum que gestores de TI busquem por dados perfeitos que auxiliem o negócio e reflitam a realidade. Contudo, isso nem sempre é algo simples. Segundo a CIO, a depuração de dados ao longo dos processos não gera impactos necessariamente negativos, desde que se trabalhe a margem de erro de forma transparente e consciente.

Certificações dispensáveis

Durante muitos anos as certificações foram uma grande preocupação das equipes de TI. Contudo, o mercado atual detém outras necessidades, como o ganho de importância da contabilidade. Esse conhecimento tem se mostrado importante para melhorar a gestão de projetos, uma vez que esses profissionais ganham maior habilidade na hora de calcular o orçamento.

Promover uma cultura de inovação

No gerenciamento de projetos e também no dia a dia das empresas, os profissionais de TI têm uma tarefa importante: promover uma cultura de inovação.

Por ser o profissional mais envolvido com as tendências do mercado de tecnologia, ele deve assumir a responsabilidade de ajudar outros setores da empresa a se tornarem mais inovadores.

Ferramentas muito comuns para profissionais de tecnologia, como design thinking e desenvolvimento ágil, encontram aplicações nas mais diversas áreas de uma empresa. Por isso, elas não devem ser limitadas ao time de TI, mas, sim, inseridas na cultura corporativa para tornar todos os colaboradores ainda mais criativos.

Da mesma forma, esses profissionais devem acompanhar de perto as mudanças do mercado e as trazer para a sua rotina. Afinal, de nada adianta conhecer todas as melhores ferramentas disponíveis, mas seguir utilizando um programa de planilhas de 1998.

A promoção de uma cultura de inovação também envolve estar de ouvidos abertos para receber demandas de outras áreas da empresa. Assim, sempre que necessário, a equipe de TI pode fazer as atualizações necessárias para suprir as suas novas demandas.

Ferramentas de gestão de projetos

Além de todas as atribuições da TI na gestão de projetos descritas acima, resta aquela mais importante: a implementação de ferramentas. É preciso garantir que as soluções escolhidas atendam às necessidades da sua empresa, capaz de ajudar no dia a dia de todos os profissionais.

Por isso, abaixo vamos listar algumas das ferramentas mais utilizadas no mercado atual. Acompanhe!

Trello

O Trello é umas das ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas. Por contar com uma série de plugins, ela pode ser utilizada para organizar projetos de qualquer área de uma empresa. O seu funcionamento é por meio de quadros e listas de tarefas. Assim, o gestor pode selecionar quais profissionais são responsáveis por quais tarefas e determinar os prazos de entrega. Assim, o Trello é uma ferramenta de fácil visualização do andamento de projetos complexos.

Microsoft Teams

Diferente do Trello, o Microsoft Teams é uma solução completa para a gestão de projetos e também de equipes. O seu objetivo é centralizar em um único software todas as soluções necessárias para a comunicação entre profissionais e o trabalho em equipe. Dessa forma, gestores podem montar times, gerenciar etapas de processos, trocar documentos e fazer reuniões em um único software.

Basecamp

O Basecamp é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em objetivos, responsabilidades e prazos. Assim, as equipes são distribuídas dentro de determinadas tarefas, visando a execução do projeto como um todo. Em uma linha do tempo, todas as tarefas são apresentadas para que o gestor responsável as acompanhe de perto. Ou seja, é uma ferramenta simples que busca solucionar os maiores problemas na gestão de projetos.

Como vimos, o setor de TI é responsável por tomar decisões importantes dentro de uma empresa. Cabe a ele buscar e implementar os melhores softwares disponíveis no mercado, assim como acompanhar as suas mudanças. Por fim, é preciso buscar sempre as ferramentas de gestão de projetos mais adequadas para suprir a demanda de diversas áreas.

E aí? Conseguiu entender mais sobre as responsabilidades do setor de TI e quais as principais ferramentas de gestão de projetos? Agora, que tal conhecer algumas das vantagens do uso de serviços terceirizados e da chamada gestão de outsourcing?