Talvez a área de TI de sua empresa esteja sofrendo com a falta de investimentos. Afinal, em vista do cenário atual de crise, a tendência é que muitas organizações cortem custos relacionados à tecnologia. Por isso, entre os desafios da gestão de TI, está a necessidade de se fazer um bom planejamento, a fim de garantir o desempenho desse setor.

É claro que controlar custos é essencial, em especial na área de tecnologia, que tem uma forte participação no orçamento das organizações. Com um bom planejamento, porém, é possível manter os investimentos na área de TI, de forma que os colaboradores de todos os setores conquistem uma boa produtividade.

Continue a leitura e veja as nossas dicas para acompanhar e controlar o orçamento desse setor tão importante. Mas primeiro entenda o que é o controle orçamentário e por que é necessário fazer um bom planejamento no setor de TI.

O que é o controle orçamentário na área de TI?

Para empregar recursos da melhor forma, as organizações destinam uma determinada verba a cada setor. Dessa forma, o gestor de TI tem a responsabilidade de fazer um mapeamento dos custos de sua área e controlar o orçamento.

Por isso, se um profissional de TI ocupa um cargo de gestão, suas atribuições não se restringem às atividades relacionadas à tecnologia da informação. É necessário administrar bem as questões financeiras, para que o setor não sofra com a falta de investimentos. Dessa forma, uma boa gestão envolve, além de planejar gastos, acompanhar de perto a forma como a verba do setor está sendo usada.

Por que o planejamento é importante no setor de TI?

Com a transformação digital, a tecnologia assumiu um papel essencial nos processos das organizações. Assim, o setor de TI se tornou estratégico, de forma que as decisões relacionadas a ele podem afetar profundamente o desenvolvimento de uma empresa.

Sem um bom planejamento, o setor de TI muito provavelmente não resolverá suas questões mais importantes. Por outro lado, com uma boa programação, será possível fazer investimentos que otimizem os resultados da empresa.

Por fazer um bom planejamento, o gestor de TI terá condições de fornecer o suporte que os outros setores precisam. Dessa forma, todas as áreas se manterão produtivas e a empresa será cada vez mais lucrativa.

Se a área de tecnologia estiver bem estruturada, fornecerá maior segurança à organização e apoio para a tomada de decisões. Além disso, haverá um bom controle dos resultados, automatização de várias atividades e uma considerável diminuição dos erros.

Quais ações contribuem para uma boa gestão de TI?

Já que o gestor de TI deve administrar bem a verba destinada à sua área, veja algumas sugestões para acompanhar e controlar o orçamento.

Ter um bom plano

Um bom planejamento deve levar em conta todas as despesas que a área de TI terá em determinado período. Além dos custos relacionados com os salários dos funcionários do setor, também é preciso dimensionar os gastos relacionados com hardware e software. Por isso, avalie se será necessário obter novos equipamentos e se isso será feito por meio de compra ou de HaaS.

Locação de notebooks, computadores e smartphones - Gestão de TI: saiba como acompanhar e controlar o orçamento do setorPowered by Rock Convert

Essa última opção, que envolve a locação de computadores e notebooks, pode inclusive favorecer o orçamento do setor, por se tratar de uma forma de obter equipamentos de qualidade sem a necessidade de fazer investimentos. É uma questão de excluir essa enorme despesa do CAPEX e alocá-la no OPEX, o que é uma troca muito vantajosa.

Verifique os custos relacionados com as licenças de softwares e faça também uma previsão de gastos com manutenção. Além disso, é preciso ter um valor reservado para imprevistos, para que a verba não se esgote antes do tempo determinado.

Avaliar a necessidade de downsizing

As organizações precisam ser dinâmicas, assim como o mercado exige. Dessa forma, é importante analisar se os recursos da empresa ainda estão sendo bem aproveitados. Uma verificação criteriosa pode revelar a necessidade de downsizing, para que a empresa seja enxuta e eficiente.

Com a eliminação de processos desnecessários, é possível reduzir custos e simplificar a tomada de decisões. Embora isso possa envolver demissões, contribui bastante para o crescimento da empresa. Na verdade, é preferível que algumas atividades sejam terceirizadas, de forma a aproveitar melhor os recursos da organização.

Renegociar contratos quando necessário

Reavalie os contratos que o setor de TI tem com prestadores de serviços. Analise, por exemplo, o plano de internet e veja se é possível obter um preço melhor. Afinal, no decorrer do tempo, é possível que outros provedores tenham surgido no mercado, o que pode beneficiar os clientes com preços melhores. Faça o mesmo com os serviços de telefonia.

Além disso, verifique a possibilidade de reduzir custos com as licenças de softwares, mas sem deixar a qualidade de lado. Há contratos de serviços de TI que contemplam o fornecimento de equipamentos de informática com softwares devidamente licenciados. Esses contratos solucionam o problema do alto custo da aquisição de hardware somado aos gastos com licenciamento de softwares.

Prever o uso de recursos

É preciso verificar se todos os equipamentos da empresa estão sendo bem aproveitados. Além disso, é bom avaliar se os computadores e outros equipamentos estão favorecendo a produtividade dos colaboradores.

Por isso, analise se os equipamentos da empresa estão entrando em manutenção constantemente, provocando a interrupção do trabalho. Seja criterioso ao definir o método de obtenção de novas máquinas e opte por soluções que não prejudiquem o orçamento e, ao mesmo tempo, supram as necessidades da empresa.

Um excelente método para obter computadores e notebooks, por exemplo, é a locação. Afinal, ter uma despesa fixa mensal é muito mais vantajoso do que investir um alto valor em aparelhos que estarão ultrapassados dentro de poucos anos. Nesse sentido, a Agasus é a parceira ideal para fornecer os equipamentos de informática que sua empresa precisa.

Conforme você viu neste artigo, as responsabilidades de um gestor de TI não estão restritas às atividades relacionadas à tecnologia. Também é necessário controlar o orçamento, a fim de garantir que o setor continue recebendo investimentos que resultem no seu bom desempenho.

Para manter a boa gestão de TI, é necessário acompanhar constantemente os custos do setor, a fim de não perder o controle das despesas. Assim, essa boa atuação da área de tecnologia colaborará para que a empresa cresça em um ritmo constante.

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