O inventário de TI é um documento valioso no qual são registrados todos os ativos e soluções de tecnologia de uma empresa e suas principais informações. São softwares, hardwares e componentes de rede diversos, por exemplo.

Como a tecnologia se tornou protagonista em diferentes tipos de negócio, empresas de diferentes segmentos e portes necessitam gerir adequadamente todos esses recursos. Porém, a boa notícia é que todo esse processo não precisa ser à moda antiga, com anotações e muita papelada.

Pensando em oferecer dicas essenciais para que você possa otimizar a gestão do seu inventário de TI, preparamos um conteúdo especial. Boa leitura!

1. Adote um inventário de TI na nuvem

Muitas pessoas ainda utilizam o Word ou o Excel para registrar o inventário, mas já temos meios mais sofisticados para realizar essa tarefa. O ideal é que esse documento esteja salvo na nuvem, protegido de qualquer pane nos ativos físicos da empresa.

Além disso, o inventário na nuvem pode ser acessado de forma remota, dispensando a necessidade de deslocamento constante.

É importante lembrar que, além de notebooks e pen drives estarem sempre sujeitos a ocorrências (como furtos e roubos), gerentes de TI nem sempre trabalham alocados nos mesmos lugares, então, é uma alternativa valiosa ter essa possibilidade de acesso sempre consigo.

2. Crie uma rotina de atualização

Realizar as atualizações de acordo com as mudanças no inventário de forma puramente manual é um procedimento que vai consumir muito tempo dos gestores e colaboradores em uma tarefa exclusivamente operacional.

Desse modo, uma ótima medida é contratar um sistema de controle de inventário de TI automatizado, que listará automaticamente as mudanças e manterá os registros em dia. Isso é especialmente prático, já que vai retirar uma obrigação operacional da equipe interna e garantir que ela possa se concentrar na obtenção de resultados e inovação.

Além disso, os profissionais especializados que forem designados para esse trabalho podem fornecer um checklist de atualizações para que os gerentes se mantenham informados sobre as alterações relevantes nos ativos.

3. Classifique os ativos em categorias bem definidas

São três as categorias mais comuns na hora de dividir os ativos de uma companhia: softwares, hardwares e usuários. Contudo, após uma rápida pesquisa, é possível constatar que essas categorias não são exatamente precisas — afinal, equipamentos diferentes no funcionamento e no porte físico, como gabinetes e placas-mãe, são exemplos de hardwares.

Dessa forma, um meio mais eficaz é criar subcategorias específicas que facilitem o agrupamento dentro do inventário. Assim, será possível dividir os hardwares entre notebooks e computadores de mesa, por exemplo, e ainda separar softwares que funcionam de forma diversificada.

4. Defina um padrão de nomeação

Para nomear os equipamentos, é uma iniciativa eficaz utilizar combinações mais sofisticadas, envolvendo letras e números. Isso vai ajudar a gerar uma identificação única e registrar os ativos de forma mais precisa.

Porém, é necessário tomar cuidado para que a combinação não fique complexa demais, já que a intenção, aqui, é desenvolver um meio pelo qual o reconhecimento dos equipamentos seja facilitado.

Principalmente quando se tratam de equipamentos muito similares (como notebooks com especificações idênticas, por exemplo), essa nomeação deve ocorrer de modo a viabilizar a identificação individualizada — até para facilitar o registro sobre as manutenções pelas quais cada um deles passou.

Além disso, a diferenciação ocorre também nos termos de licenças de utilização. No final do procedimento, esses equipamentos devem ser devidamente etiquetados com suas novas nomenclaturas.

5. Liste os ativos

Após a criação de subcategorias e os respectivos nomes de cada ativo de TI de sua organização, é hora de realizar a listagem. É importante evitar a simples criação de planilhas, já que essas não serão suficientes para o registro completo de uma companhia com uma grande quantidade de equipamentos, por exemplo.

Além disso, o trabalho manual é especialmente suscetível a erros humanos, já que há um grande risco de os colaboradores designados listarem muitas duplicatas. Assim, como mencionamos quando falamos das atualizações, o ideal é considerar a adoção de softwares de gestão específicos para realizar esse controle do inventário.

6. Nomeie os responsáveis

É imprescindível designar profissionais talentosos para fazer o controle do inventário de TI de forma prática e assertiva. Até mesmo porque, caso a empresa opte por realizar a atualização de forma manual, serão esses colaboradores os responsáveis pelas inserções corretas de dados.

Ainda que o gerente de TI faça uso de um sistema puramente automatizado, é uma boa ideia estabelecer ao menos um profissional que cuide dessa parte. Ele será um reforço importante na gestão do inventário, já que poderá realizar um monitoramento constante e contatar rapidamente os responsáveis pela terceirização do serviço, em caso de falhas.

Se a sua companhia conta com metas e indicadores relacionados à gestão de ativos, esse colaborador será, ainda, o responsável pela obtenção desses resultados.

7. Rastreie os ativos ao longo do seu ciclo de vida

É importante notar que cada hardware e software têm seus ciclos de vida. Principalmente quando falamos dos primeiros, é natural que eles entrem em um processo de defasagem após alguns anos.

Na gestão do inventário de TI, é essencial que esses ciclos de vida estejam diretamente documentados. Sempre que houver alguma mudança significativa, essa alteração deve ser registrada. Acompanhar esse fator possibilita uma tomada de decisão mais embasada na hora de realizar trocas e atualizações.

8. Tenha um documento de gestão do conhecimento

É comum ter uma listagem adequada de todos os equipamentos e delegá-la a um colaborador específico. Porém, em caso de saída desse trabalhador da empresa, os novos responsáveis pela reorganização do inventário podem entrar em apuros.

Assim, ter um documento próprio de gestão do conhecimento que reúne as principais informações, atualizações e rastreamento das peças, além de instruções de uso dos sistemas de gestão contratados, é essencial para manter o bom nível do trabalho.

9. Substitua equipamentos antigos

Em inglês, há um conceito conhecido como FIFO (first in, first out). Essa nomenclatura se relaciona à substituição de equipamentos na ordem cronológica na qual foram adquiridos. Isso é especialmente importante para hardwares e equipamentos como notebooks e tablets, que estão sempre em evolução.

Assim, para tornar a gestão do seu inventário mais eficaz, é importante eliminar equipamentos mais antigos, que estejam comprometendo a produtividade em sua empresa. É possível alugar aparelhos e peças mais modernas, o que vai ajudá-lo a se manter atualizado junto ao mercado.

Computadores de mesa obsoletos, assim como utensílios ultrapassados, podem inchar a listagem e causar um gasto desnecessário de tempo em empresas maiores, que trabalham com um número elevado de componentes. Modernizar os seus ativos é, portanto, um meio de otimizar os processos e ganhar espaço físico.

Percebeu como a gestão do inventário de TI é um processo que pode englobar ações manuais, terceirização de serviços e adoção de novas peças? É possível combinar todas essas iniciativas e modernizar o seu negócio sem negligenciar os registros de ativos.

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