Atualmente, a velocidade com que um equipamento ou software se torna obsoleto é incrível! Você corre o risco de comprar um notebook hoje e amanhã sair um novo modelo mais bonito ou com um processador muito mais potente — e isso praticamente sem aviso.

Agora imagine o risco que se corre com o parque de servidores e equipamentos de uma empresa. Esse é um dos desafios do gerenciamento de custos de qualquer departamento ou projeto. Contudo, saiba que existe uma solução que está ficando muito popular a cada dia e que resolve esse problema: a locação de equipamentos de TI.

Neste artigo, vamos ver alguns pontos que devem ser considerados previamente na hora em que sua empresa precisar realizar a locação de equipamentos de TI. Acompanhe o texto e esclareça suas dúvidas.

Quais são as vantagens da locação de equipamentos de TI?

São muitos os benefícios quando optamos por alugar equipamentos de TI. Conheça alguns deles adiante.

Locação sob demanda

Você pode realizar contratos de locação com período predeterminado, de curto a longo prazo e até programado para a renovação após o vencimento do contrato. Dessa forma, você terá flexibilidade, podendo ficar com os equipamentos de acordo com o que necessita e pelo tempo que precisa.

Redução de despesas com suporte técnico

As empresas mais completas e especializadas em locação de equipamentos de TI também têm estrutura de atendimento para o suporte técnico, que pode fazer parte do pacote de aluguel. Esse recurso evitará uma série de despesas internas, além da agilidade em resolver problemas.

Menos desperdício de dinheiro

Não há motivo para que você continue com um equipamento quando não o está usando mais. Se o seu projeto precisar de equipamentos específicos por um curto período, esse equipamento pode ficar ocioso depois, se você o comprar. Deixe a empresa de aluguel se preocupar em encontrar outros usuários.

Tecnologia atualizada

O mercado de aluguel e a tecnologia da informação são muito competitivos. Tudo pode ficar obsoleto de um dia para o outro. Isso incita as empresas a oferecer máquinas e softwares de última geração, para que se consiga realizar as tarefas de uma forma eficiente e cada vez mais rápida.

Sem custos de manutenção

Muitos contratos de aluguel preveem manutenção — incluindo a manutenção de registros de dados —, reparos e peças sobressalentes. Verifique o contrato antes de assinar para ver o que está incluído.

Lembre-se de que você também pode fazer economias maiores ao não ter que contratar ou treinar seus próprios especialistas internos para realizar a manutenção dos aparelhos defeituosos.

Custo final de projetos mais baixo

Para realizar alguns projetos especiais de forma correta e eficiente, podem ser necessários alguns equipamentos especializados que você não utilizará depois.

Nesse momento, é economicamente viável realizar a locação do equipamento pontualmente para a execução do projeto. Se você comprá-lo para somente um trabalho, é provável que ele seja subutilizado ou mesmo fique encostado, além de ter que usar o CAPEX (o capital de sua empresa), o que tornará o custo final do projeto muito maior, diminuindo o lucro da empresa.

Sem custos de oportunidade

Se você comprar em vez de alugar, amarra o capital, que não estará mais disponível para outros projetos. Isso pode custar-lhe oportunidades que você gostaria de seguir em outro projeto igualmente importante. Você pode manter suas opções abertas ao alugar, em vez de comprar, e assim realizar mais uma redução de custos de TI.

Deduções fiscais diretas

Os custos da locação de equipamentos de TI, por serem OPEX (despesas operacionais), geralmente são imediatamente dedutíveis. As compras de equipamentos, por outro lado, precisam ser deduzidas ao longo da vida útil do equipamento, que normalmente é de 3 a 5 anos para a área de equipamentos de TI.

Melhor balanço patrimonial

Seu departamento de finanças apreciará o fato de que as despesas de aluguel não são consideradas como um passivo do balanço. Além disso, você preserva mais o poder de empréstimo da sua empresa.

Possibilidade de aluguel de servidores e de toda a sua infraestrutura

Ao fazer a locação de servidores, é possível deixar toda a estrutura física no fornecedor, o que leva a vantagens exclusivas.

Consistência

O poder e a confiabilidade são as chaves aqui. Os centros de dados autônomos que gerenciam vários servidores para muitas empresas são muito mais eficientes, poderosos e confiáveis do que qualquer coisa que uma empresa que não tenha a TI como o seu core business.

Velocidade

Qualquer boa instalação realizada com especialistas tem links de comunicação de alta velocidade com arquitetura de rede flexível, garantindo uma velocidade muitas vezes superior.

Provisão futura

Muitas empresas têm muitos problemas ao fornecer energia para as suas salas de servidores. O ambiente não foi preparado corretamente ou não sabem mesmo como isso funciona. Se você deixar os servidores em acesso remoto, não terá que se preocupar com isso.

Risco reduzido

Ter seu servidor interno gera muitos riscos potenciais, como segurança, tempo de inatividade e perda de dados. Um servidor dedicado e armazenado em uma empresa especializada simplesmente elimina esse risco para a sua organização.

Quais equipamentos podem ser alugados?

Hoje em dia, qualquer equipamento de TI está disponível para o aluguel. Pode ser a locação de um notebook em caráter urgente, por causa de um travamento do seu no dia da entrega de um projeto. Ou até uma infraestrutura completa de servidores em conjunto com a estrutura de redes e o parque de notebooks do seu staff.

Confira aqui alguns dos equipamentos que fazem parte dessa lista.

Dispositivos móveis

É possível realizar a locação de tablets e smartphones de praticamente todos os modelos e marcas.

Inclusive, com gerenciamento dos dispositivos ou uso de BYOD (Bring Your Own Device ou traga o seu próprio aparelho), os funcionários podem utilizar o próprio aparelho, mas é implementado o controle de software dedicado para o acesso aos dados e sistemas da empresa.

Computadores

Principalmente para atender todos os funcionários da sua organização, seria oneroso custear a compra de todo o parque de computadores. Com a transformação digital, essa situação tornou-se muito comum e necessária. É possível fazer a locação de notebooks, desktops e computadores All in One de todas as plataformas e nas mais diversas configurações.

Servidores

Além de ser uma das mais rentáveis, a locação de servidores também pode promover a flexibilização e escalabilidade. Por mais que um projeto esteja estruturado, é muito comum termos que alterar a capacidade dos servidores, seja para uma maior capacidade de processamento ou de armazenamento de dados.

Softwares

Além dos aplicativos para microcomputador, cuja locação já se tornou algo comum, os demais programas mais especializados já podem ser alugados também: sistemas de gerenciamento, aplicativos dedicados, processadores de textos, planilhas, programas de fotografias e aplicações CAD/CAM e GIS.

Multimídia e Periféricos

Toda a gama de equipamentos de alta tecnologia que ainda têm um alto custo para a realização de compra, como os de realidade virtual, retroprojetores e televisores de alta capacidade.

Também é possível alugar todos os tipos de impressoras: 3D, Plotter gráfica, impressoras a laser, fotocopiadoras e impressoras multifuncionais.

Infraestrutura

Todo o equipamento básico de infraestrutura para rede de dados pode ser alugado, como: wireless, routers, firewall e os demais recursos de telefonia.

Serviços agregados são um diferencial?

Existem muitas empresas oferecendo soluções de locação, e você deve sempre verificar do que precisa ou qual é a demanda real do seu projeto. Antes de contratar, cheque os demais benefícios.

Abrindo um leque grande de vantagens, atualmente as empresas oferecem mais do que uma simples locação. Confira alguns dos serviços agregados:

Gerenciamento de inventário

Sistema online para a solicitação de novos equipamentos, consulta das solicitações e controle dos colaboradores responsáveis pelo equipamento.

Parada programada

Congelamento de cobranças para período de paradas programadas acordadas anteriormente. Para realizar esse pré-acordo, é interessante constar em contrato ou em SLA.

Provisionamento de estoque

Possibilidade de serviço de estoque dentro da sua empresa. Por exemplo, manter um pequeno parque de notebooks, bloqueados por senha pela empresa fornecedora para proteção, e habilitados somente se necessário.

Gerenciamento de custos

Aplicativo para o gerenciamento de rateios por centro de custo, gestão por usuários, localidades, geração de boletos, alteração de condições e meios de pagamento.

Flexibilidade contratual

É difícil alguma empresa querer desistir de um contrato de locação sem ser por algum problema bem sério, não é mesmo? E algumas locações contemplam flexibilidade contratual com isenção de multa, nos casos de demissões ou encerramento antecipado de projetos. Pesquise.

Seguro

Algumas empresas não oferecem nem o seguro básico, cabendo a você realizar toda a contratação desse serviço. Já outras oferecem seguro completo garantido pelas duas partes. Melhor ainda se a ela puder complementá-lo com a cobertura contra danos acidentais.

Roubo ou furto

Imediata substituição de aparelhos no caso de sinistros. Seu funcionário não pode ficar dias sem seu notebook ou celular. Considere muito essa questão.

Provisionamento dos aplicativos

Total controle dos softwares locados, podendo realizar o provisionamento, desprovisionamento e atualização contínua e automática dos softwares habilitados.

Ergonomia

Possibilidade de locação de acessórios ergonômicos para proporcionar melhor conforto ao usuário ou robustez aos equipamentos.

Troca constante de smartphones e tablets

Atualização de todos os dispositivos móveis a cada 12 meses. Verifique com a empresa, pois algumas oferecem esse benefício sem custo adicional.

Como é o processo de locação de equipamentos?

Vamos dar um passo a passo resumido do processo de locação e, então, falaremos sobre alguns itens importantes a serem considerados para a realização do aluguel.

1. Solicitar a proposta

Verifique a necessidade do seu projeto e entre em contato com o fornecedor, já com uma base dos itens que você precisa. Analise bem o seu projeto.

2. Elaborar e aprovar a proposta

O fornecedor elaborará uma proposta de locação, em que deverão ser contemplados todos os itens a serem alugados, preços, prazos e formas de pagamento.

Avalie a proposta, peça as alterações necessárias, se houver. Aprove-a somente se ela atender todos os itens que serão necessários à sua organização.

3. Gerar e aprovar contratos e SLAs

A empresa locatária gerará o contrato, a SLA de entrega e a SLA para resolução de problemas. Tudo deve ser analisado com cuidado e assinado. Os pagamentos devem ser cumpridos. Se houver seguro, também é o momento da validação e assinatura do mesmo.

4. Entrega

Os equipamentos serão, então, preparados e enviados à empresa contratante. É importante verificar se todos os itens foram devidamente entregues (inclusive os softwares, todos licenciados e instalados) e contemplados de acordo com o Boletim Técnico e a Nota Fiscal. Não assine o Comprovante de Entrega antes de conferir tudo.

5. Períodos de locação

  • Locação a curto prazo: pode ser pelo período mínimo de 01 dia e máximo de 12 meses.
  • Locação a longo prazo: pode ser pelo período mínimo de 12 meses até 36 meses, com prorrogação automática ou não, dependendo do contrato assinado.

6. Aluguel de softwares

É possível alugar os softwares, mas a entrega desse serviço deve ser verificada atentamente, pois alguns softwares têm regras específicas para licenciamento de locação e outros não permitem esse serviço.

É sempre bom conferir e verificar se o contrato contempla essas licenças, para não ferir nenhuma política de licenciamento dos fabricantes de software.

7. Documentação

Dados necessários

Você precisa informar em detalhes do que está precisando e fornecer as informações da empresa, como razão social, CNPJ, endereço comercial, pessoas responsáveis e seus contatos. Algumas empresas também estão começando a fazer a locação para pessoas físicas para equipamentos de baixo custo.

Documentos gerados

A empresa fornecedora precisa elaborar a Proposta Comercial, o Contrato de Fornecimento e Locação de Equipamentos, SLA de entrega, SLA para resolução de problemas, Boletim Técnico e Nota Fiscal.

Com a entrega dos equipamentos alugados, é importante a entrega do Boletim Técnico, Comprovante de Entrega e Nota Fiscal.

SLA

O SLA (Acordo de Nível de Serviço) é uma das ferramentas mais eficazes para garantir que os serviços de TI sejam gerenciados da melhor forma.

Na hora das negociações, é de bastante utilidade verificar o nível do serviço, a flexibilidade do fornecedor, o prazo para a resolução de problemas, manutenção de aplicativos, hardware e serviços e o custo adicional do serviço, se houver.

O que considerar antes de contratar?

Para que você realize uma contratação tranquila e não tenha dores de cabeça depois, organize-se. Assegure-se de que a empresa especializada e também a sua observarão atentamente todos os pontos abaixo:

  • certifique-se de ter uma notificação clara para o período de expiração do equipamento antes da data (pode ser de 90 a 120 dias);
  • verifique se existem procedimentos para armazenar licenças e manuais que precisarão ser devolvidos. Se não houver, peça que seja incluído no contrato ou na SLA;
  • tenha uma compreensão clara de qual parte é responsável pela remoção de dados ao retornar os itens. É uma questão que é resolvida caso a caso, então, sempre questione;
  • clareza quanto às condições em que o equipamento deve ser devolvido e quanto a o que o “desgaste justo” abrangerá. Mas lembre-se de que sua organização é que deve garantir que nada seja quebrado ou que tenha mau uso;
  • certifique-se de que existam procedimentos para o rastreamento de equipamentos de locação e ativos dentro de sua empresa, incluindo os periféricos. É sempre bom ter cuidado redobrado e, se possível, a assinatura de termo de responsabilidade por parte dos seus funcionários, para que seja garantido que nenhum dispositivo ou periférico seja retirado dos equipamentos;
  • negociar termos de renovação flexíveis, que incluam valor justo de mercado ou taxas de renovação reduzidas. É sempre bom tentar negociar melhores prazos ou melhores preços, principalmente no momento de renovação do contrato;
  • certifique-se de uma compreensão clara dos termos de quaisquer atualizações e de que entendeu perfeitamente todos os custos, prazos e os termos do contrato;
  • analise corretamente o período que quer contratar, pois é mais fácil contratualmente aumentar o período do que diminuir. Outra questão é que a locação por um período maior pode sair mais barata a médio prazo;
  • dimensione corretamente sua necessidade, lembrando que o equipamento entregue está locado independentemente de sua utilização ou não.

Algumas dessas informações precisam constar no contrato de locação, no acordo de nível de serviço (SLA) ou já estão previstas em lei. Vamos nos aprofundar um pouco mais nos próximos tópicos.

Como assegurar a locação de equipamentos?

No Brasil, os contratos de locação de coisas e equipamentos são assegurados por lei, que é a melhor forma de normatização, a fim de evitar qualquer problema jurídico no futuro.

Descreveremos aqui, de forma resumida, as normas regulatórias para a locação de equipamentos de TI, de acordo com a Lei nº 8.666, artigo 57, de 21 de junho de 1993.

A duração dos contratos ficará unida à vigência dos respectivos créditos:

  • a prestação de serviços será de forma contínua e poderá ter a duração prorrogada até o limite de 60 meses;
  • aluguel de equipamentos de TI ou utilização de programas, podendo a duração estender-se pelo prazo de até quarenta e oito meses após o início da vigência do contrato.

Os prazos de início de etapas de execução e de entrega admitem prorrogação, desde que ocorra algum dos motivos abaixo. As demais cláusulas do contrato devem ser mantidas:

  • alteração do projeto ou especificações;
  • superveniência de fato excepcional ou imprevisível, estranho à vontade das partes;
  • interrupção da execução do contrato ou diminuição do ritmo de trabalho;
  • aumento das quantidades inicialmente previstas no contrato;
  • impedimento de execução do contrato por fato ou ato de terceiros;
  • omissão ou atraso de pagamentos.

Além disso, é proibido o contrato com data final indeterminada e o prazo da vigência do contrato só pode ser prorrogado em um caráter excepcional. O mesmo precisa ser justificado e autorizado por autoridade superior e sua prorrogação é válida por até 12 meses.

O que deve constar no contrato?

Um contrato bem-feito é a garantia de uma relação duradoura e vantajosa para ambas as partes. Existem algumas informações que são relevantes e devem constar no contrato de locação de equipamentos de TI:

  • o locatário (empresa) só poderá devolver o equipamento antes do término do contrato se pagar o aluguel e a multa que deve estar estipulada no contrato;
  • se a empresa permanecer com o equipamento após o término do contrato, é assumido que o contrato foi prorrogado por tempo indeterminado. Não é necessário que o locador seja notificado que o contrato está vencendo (fique de olho no fim da vigência do contrato!);
  • o locatário tem a obrigação de utilizar os equipamentos apenas naquilo que foi previamente combinado, não pode permitir o mau uso por seus funcionários, deve efetuar o pagamento nas datas estipuladas e informar imediatamente em caso de furto ou roubo;
  • em caso da comprovação de uso inadequado do equipamento, o locador (fornecedor) pode rescindir o contrato imediatamente, podendo, inclusive, exigir perdas e danos sobre o prejuízo. É importante ressaltar que os funcionários precisam assinar termo de responsabilidade e bom uso de todos os equipamentos que estiverem em mãos, para evitar eventuais problemas;
  • o fornecedor (ou locador) não pode exigir a devolução dos equipamentos durante a vigência do contrato sem que a empresa seja ressarcida em perdas e danos devido à rescisão antecipada;
  • no caso de perda ou dano, o locatário (sua empresa) deverá reparar ou substituir o equipamento perdido ou danificado por outro idêntico e em boas condições de uso e funcionamento e deve providenciar a documentação que comprove que o bem é de propriedade do fornecedor.

Não deixe de analisar esses itens no seu contrato de locação e, se não houver forma de contemplar essas questões com o fornecedor, não assine. Busque outra empresa que possa te atender de forma adequada. Não corra riscos.

Assim, muito além do famoso e importante benefício de redução de custos, a locação de equipamentos traz eficiência às operações de TI, possibilita a adoção de novas tecnologias de forma mais rápida e, assim, leva a melhores resultados para sua organização.

Você aprendeu aqui quais são as vantagens, os serviços agregados e o que você deve considerar antes de assinar o contrato de locação. Descrevemos também quais são os processos e normas para a realização da locação de equipamentos de TI.

E então, vai conseguir ficar de fora dessa tendência? Aproveite e assine a nossa newsletter para receber mais conteúdos sobre o assunto!