O outsourcing é uma prática que está se tornando cada vez mais popular no mundo dos negócios. Contratar uma empresa para cuidar de certas tarefas e processos específicos em vez de gerenciá-los internamente ou fazer grandes investimentos iniciais em tecnologia pode melhorar a relação custo-benefício e aumentar a eficiência interna de uma empresa.

Muitos gestores, porém, ainda não entendem completamente os benefícios dessa modalidade ou não sabem como incluí-la em suas estratégias de forma eficaz.

Compreender o outsourcing e o que ele pode fazer é fundamental para as empresas modernas, já que ele pode desempenhar um papel importante no sucesso e no crescimento de um negócio. Isso ganha mais força quando pensamos no papel estratégico da TI nas empresas atualmente.

Quer entender como isso pode acontecer e saber como aplicar essa estratégia na sua empresa? Continue a leitura deste artigo!

O que é o outsourcing?

Basicamente, o outsourcing — também entendido como terceirização estratégica — é uma prática de negócios em que uma empresa contrata outra para executar tarefas, lidar com operações ou fornecer serviços que, normalmente, são executados internamente.

Essa empresa externa, que é conhecida como prestadora de serviços ou fornecedora terceirizada, organiza seus próprios funcionários ou sistemas de computador para executar as tarefas ou serviços no local, nas próprias instalações da empresa contratante ou em locais externos.

Em suma a terceirização estratégica pode ajudar empresas a:

  • adaptar-se de forma flexível à mudança de negócios;
  • melhorar a qualidade e a produtividade;
  • responder rapidamente à concorrência;
  • penetrar em novos mercados.

Como funciona o outsourcing?

Muitas empresas usam o outsourcing para preencher funções em sua organização que seriam muito caras ou ineficientes para se criarem. Funções de serviços terceirizados podem incluir, entre outras:

  • serviços de telefonia;
  • fornecimento de hardware — computadores, smartphones etc.;
  • datacenter;
  • folha de pagamento e contabilidade;
  • publicidade e relações públicas;
  • infraestrutura de TI;
  • segurança cibernética;
  • serviços de frotas.

Essa lista facilita a compreensão dos motivos pelos quais a terceirização afetou praticamente todos os setores no mundo dos negócios. Quase todas as empresas têm, pelo menos, uma ou mais dessas funções.

Como o outsourcing pode ajudar minha empresa?

Essencialmente, o outsourcing melhora o foco nos negócios e permite que a administração direcione as energias da equipe de forma estratégica.

Além disso, ele reduz o comportamento de “combate a incêndios” e os funcionários podem ser mais eficientes quando não estão atolados no processamento e administração do dia a dia. Suas habilidades, papel e função não são diluídos. Além disso, há outros impactos que a terceirização estratégia pode trazer para o seu negócio.

Transformando custos fixos em custos variáveis

A terceirização pode transformar os custos fixos em custos variáveis, que só podem ser incorridos quando um novo trabalho remunerado é gerado. Um bom exemplo é o crescimento dos serviços de planejamento.

Trazendo habilidades necessárias para concluir um processo

À medida que o negócio melhora, surgem novos desafios que, dificilmente, há alguém na empresa com as habilidades para resolver. Por exemplo, à medida que o número de funcionários cresce, a demanda por gerenciamento profissional de negócios se torna mais urgente.

Substituindo um mau serviço interno

A equipe interna, embora seja competente para executar um processo, pode não ter os sistemas e a tecnologia necessários para fornecer o nível desejado. O investimento na mais recente tecnologia pode não ser possível em um negócio com capital restrito.

A terceirização para alguém que se especialize na entrega dessa parte de seu processo e, portanto, tenha sistemas, tecnologia e equipe atualizados, pode melhorar a qualidade desse serviço, melhorando a qualidade da saída final ou liberando sua equipe interna para outros papéis que poderiam desempenhar.

Como obter diferenciais competitivos e de negócios com o outsourcing?

Quando uma empresa cogita melhorar sua posição competitiva no mercado, normalmente, pensa em fazer algo interno para transformar sua postura — como dominar uma nova tecnologia, desenvolver um processo inovador ou mesmo adaptar um novo modelo de negócios.

Essas abordagens tradicionais para melhorar a competitividade são razoáveis, mas não a única opção. As organizações usam cada vez mais o outsourcing para mudar o cenário competitivo, reposicionar suas empresas e ou renovar a forma como fazem negócios. Veja como isso pode acontecer!

Inexistência de custos de depreciação

Quando sua empresa faz um contrato de outsourcing com um parceiro, normalmente, ela fica livre da responsabilidade da depreciação dos equipamentos e investimentos de insumos, deixando estes sob responsabilidade da contratada.

Previsibilidade de caixa

O outsourcing é fornecido em um modelo de financiamento mensal de pagamento conforme o uso. Os serviços ou soluções podem ser criados, mantidos e desenvolvidos com base no uso real ou na necessidade do aplicativo ou da carga de trabalho aos quais estão oferecendo suporte.

Assim, o custo das operações pode, agora, estar alinhado com o crescimento dos negócios, em vez de exigir grandes despesas de capital antecipadamente em antecipação a novos negócios, clientes ou aplicativos.

Em função do custo unitário de um contrato de outsourcing, os gestores, agora, podem saber exatamente quanto os custos de TI ou operacionais estão associados a uma adição de um cliente ou uma unidade de serviço. A terceirização estratégica permite a entrega “just in time” dos serviços necessários, com muito pouca notificação antecipada de picos sazonais ou temporários na demanda.

Além de custos previsíveis, ao terceirizar para uma empresa especializada, você também pode prever tendências e desafios antes que eles aconteçam. Quando falamos da terceirização de soluções de tecnologia, por exemplo, ela conta com ferramentas de monitoramento e análise preditiva que ajudam sua equipe de TI interna a solucionar possíveis gargalos e planejar capacidades adicionais, se necessário.

Em vez de reagir com um colapso técnico, você pode resolver proativamente problemas com dados, alertas e suporte técnico em tempo real.

CAPEX e OPEX

A aquisição e implementação de determinados serviços ou infraestruturas no local exigem grandes despesas iniciais. Como esses itens são pagos de uma só vez, os gerentes financeiros categorizam esses custos nos livros como despesas de capital — CAPEX.

Algumas empresas tentam converter esses gastos antecipados em despesas mensais usando arrendamentos, mas, ainda, exigem um compromisso de longo prazo por um valor fixo com a despesa adicional de comprar as locações no final do prazo, caso a empresa queira manter o equipamento.

Quando as empresas terceirizam sua tecnologia para um provedor e empresas de software como serviço — SaaS — ou hardware como serviço — Haas —, elas incorrem em taxas menores, mas regulares (geralmente mensais), que podem ser categorizadas como despesas operacionais contínuas (OPEX). Há várias razões financeiras e de relato de que os gerentes financeiros preferem custos menores e contínuos.

Foco no negócio da empresa

Sua organização pode ser uma empresa de Direito, Engenharia, Contabilidade ou Construção, e essas são suas principais competências, não a Tecnologia da Informação, concorda?

Cada empresa tem limites para seus recursos, e um parceiro especializado permitirá redirecioná-los de atividades não essenciais para atividades que proporcionam um retorno maior. Ao permitir que uma empresa qualificada cuide de sua TI, por exemplo, isso libera seus recursos para se concentrar nas áreas que fazem com que você seja bem-sucedido e cresça.

Falando especificamente em tecnologia, para a maioria das empresas, a TI, é uma função de suporte, não uma competência central. Criar e dar suporte ao seu próprio data center, por exemplo, provavelmente não proporcionará uma vantagem competitiva. Como sua empresa não é de tecnologia, é difícil recrutar e reter uma equipe de TI interna com habilidades de primeira linha, para que o setor não tenha as habilidades necessárias para criar softwares que possam oferecer uma vantagem.

A terceirização das funções de TI permite que seu gerenciamento se concentre em suas principais competências e desenvolvimento de negócios, em vez de lutar com problemas de tecnologia. Além disso, os serviços de TI terceirizados oferecem suporte 24/7 e acordos de nível de serviço (SLAs) garantidos, que vão além do que sua equipe de operações internas poderia fornecer, permitindo que você trabalhe mais, com menos problemas operacionais.

Redução de capital sobre investimento

Ter um melhor custo-benefício pode não ser o único motivo para terceirizar, mas certamente é um fator importante. A terceirização converte custos fixos em custos variáveis, libera capital para investimentos em outras partes do seu negócio e permite que você evite grandes gastos nos estágios iniciais de seus negócios.

O outsourcing também pode tornar sua empresa mais atraente para os investidores, já que você é capaz de gerar mais capital diretamente em atividades que geram receita.

Risco reduzido e maior flexibilidade

Investir em tecnologia pode ser caro, e tomar decisões erradas é dispendioso. Um provedor de serviços especializados tem uma base sólida de experiência que ajuda a tomar as decisões técnicas certas. Se você decidir mudar sua estratégia de tecnologia, por exemplo, seu provedor de TI terá ferramentas e serviços para ajudá-lo a fazer a transição para sua nova plataforma.

Serviços de TI terceirizados reduzem o risco de perda de dados. Mais de 300 milhões de malwares são criados a cada ano, e as empresas enfrentam perdas significativas se ocorrer uma violação de dados. Os provedores de terceirização de TI garantem que os data centers tenham defesas adequadas, como firewalls e software de informações de segurança e monitoramento de eventos.

Os fornecedores de terceirização, geralmente, mantêm a certificação nos padrões de segurança necessários para proteger dados de pagamento ou informações de saúde, por exemplo, reduzindo os riscos para as empresas nesses setores.

Confiar em serviços de TI terceirizados também reduz o risco de interrupção do tempo de inatividade. Os fornecedores criam instalações resilientes com dispositivos redundantes, minimizando o risco de tempo de inatividade. Procedimentos robustos de backup e recuperação reduzem o risco de perda de dados se houver uma falha no dispositivo.

Trabalhar com um provedor de serviços de tecnologia também fornece flexibilidade que permite que as empresas aumentem ou diminuam rapidamente quando suas necessidades mudam, além de otimizar o relacionamento da TI com outros setores. Projetos temporários podem ser acomodados, e os custos param quando o projeto termina. Se uma empresa está crescendo rapidamente e precisa de capacidade adicional, um provedor de serviços de TI pode rapidamente trazer servidores e armazenamento online adicionais.

Como escolher a empresa certa para fazer o outsourcing?

É perceptível o aumento excepcional dos serviços de outsourcing nos últimos anos e, com isso, o número de prestadores de serviços. Todos têm seus planos e soluções exclusivos. Quando você tem tantas opções, às vezes, é muito importante escolher o parceiro certo em vez de tomar decisões precipitadas.

Ninguém gostaria de fazer parceria com uma empresa que não seja confiável ou que não tenha experiência, concorda? Confiança, integridade e inovação são alguns aspectos que não podem ser medidos, mas, acredite, esses são os aspectos que podem tornar seu negócio um sucesso a longo prazo.

Como gestor, você deve considerar vários fatores ao avaliar um provedor de serviços confiável. Mas certifique-se de nunca perder pontos abaixo.

Entendendo as necessidades da sua empresa

Antes de considerar o outsourcing e avaliar possíveis parceiros técnicos, a primeira coisa que você deve se perguntar é qual é a sua necessidade exata e qual pode ser a possível solução para isso.

Como líder de TI, você deve identificar suas metas de negócios e preparar um roteiro para atingir essas metas. Depois de entender seus requisitos técnicos e as soluções prováveis, você pode escolher prestadores de serviços de desenvolvimento offshore ou de desenvolvimento onshore.

Avaliando a expertise dos possíveis parceiros

Depois de identificar suas necessidades exatas, você pode procurar provedores de serviços potenciais e confiáveis. Após listá-los, você pode reunir informações sobre a empresa e como elas funcionam. Alguns dos fatores que você deve considerar ao avaliar os parceiros de terceirização são:

  • conjunto de habilidades;
  • modelo de negócios;
  • conhecimento técnico;
  • acesso à tecnologia mais recente;
  • portfólio de projetos anteriores;
  • experiência no gerenciamento de desafios complexos de negócios
  • comunicação;
  • cumprimento de prazos.

Fora de tudo isso, a especialização virá primeiro. Você deve procurar um parceiro que possa designar a pessoa certa para gerenciar sua tarefa. É sempre bom conversar com um líder técnico ou desenvolvedor que trabalhe em seu projeto e uma equipe que possa seguir modelos de desenvolvimento ágeis ou híbridos. Nunca escolha um parceiro terceirizado que não tenha acesso às tecnologias mais recentes.

Identificando a abordagem

Se você está procurando por um parceiro de longo prazo, você tem que ser um pouco mais consciente. Existem alguns fatores que não estão limitados a um contrato de projeto. É preciso sempre considerar o envolvimento e comportamento humano.

Mesmo que um provedor de serviços tenha todas as ferramentas e conhecimentos tecnológicos mais recentes, mas o serviço ao cliente seja ruim, isso pode ser devastador para o seu negócio.

A abordagem de uma empresa em relação a seus clientes não pode ser ignorada. Se ela não é centrada no cliente, isso pode afetar seus negócios também. Existem poucos provedores de serviços que estão aqui para ganhar dinheiro rápido e com um objetivo comercial de curto prazo, por isso, se você realmente quer construir seu produto, fique longe deles.

Analisando a reputação no mercado

A reputação de mercado de qualquer empresa pode dizer muito sobre os sucessos ou falhas do passado. No mundo das plataformas sociais conectadas não é tão difícil de entender sobre uma determinada organização.

Redes sociais, depoimentos de sites e resenhas podem ajudá-lo nisso. Se você ainda tiver um pouco de dúvida, poderá se conectar com um dos clientes desse possível parceiro e observar sua experiência de trabalho com esse fornecedor. Depois de avaliar a reputação de mercado da empresa, e considerando todos os prós e contras, a análise está feita.

Pesquisando sobre a segurança de dados

Em tecnologia, segurança de dados e privacidade são umas das principais preocupações da última década. Durante vários estágios do projeto você precisa compartilhar suas informações comerciais confidenciais com o fornecedor. Se não for gerenciado por profissionais, as coisas podem ser confusas e seus dados podem ser mal utilizados.

Por isso, antes de assinar um contrato com um parceiro, verifique se ele atende aos seus direitos de propriedade intelectual e políticas de privacidade. É essencial considerar fornecedores que conduzem auditorias regulares de segurança e rede em seu local de trabalho. Eles devem usar ferramentas para proteger os dados e evitar qualquer vazamento de dados.

Confirmando o compromisso de trabalhar com a sua empresa

Um dos aspectos mais importantes de qualquer parceria, nos negócios ou na vida, é uma dedicação à cooperação para resolver problemas. Se você está procurando por infraestrutura, suporte, gerenciamento e manutenção ou outros serviços, você quer um parceiro que ouça seus desejos e necessidades e forneça soluções viáveis que ajudem sua empresa a melhorar.

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Quais são os benefícios do outsourcing?

As empresas que decidem terceirizar o fazem por várias razões, todas baseadas na obtenção de ganhos de lucratividade e eficiência nos negócios. Os principais méritos da terceirização incluem os fatores a seguir.

Tenha acesso a recursos excepcionais

Seu retorno sobre o investimento (ROI) é muito maior quando você terceiriza a tecnologia da informação para uma empresa especializada nas áreas de que você precisa.

Em vez de contar apenas com o conhecimento de um profissional, você se beneficia da experiência coletiva de uma equipe inteira de TI. As empresas de TI terceirizadas geralmente exigem que sua equipe de TI também tenha treinamento e certificações no setor.

Conte com um fluxo ininterrupto de serviço

À medida que a tecnologia se torna cada vez mais complexa, o gerenciamento de hardware e software tornou-se notavelmente mais desafiador.

Com uma indústria saturada, particularmente em vendas e marketing, as empresas precisam ter soluções inovadoras de hardware e software. Elas também precisam de rede de ponta a ponta e um fluxo contínuo de funcionalidade para internet, intranet e extranet. Provedores profissionais de serviços de rede de TI podem lidar totalmente com esses aspectos técnicos.

Aumente a eficiência interna

Depois de alocar tarefas ao seu parceiro de terceirização, elas compartilham a carga de trabalho de seus funcionários. Isso permite que você desenvolva sua força-tarefa interna e as use de maneira mais eficiente.

Inicie novos projetos rapidamente

Uma boa empresa de terceirização tem os recursos para iniciar um projeto imediatamente. Quando isso é feito internamente, o prazo pode ser muito maior, envolvendo semanas ou até meses, dependendo da complexidade.

Além disso, se esse projeto exigir investimentos altos de capital — como a aquisição de um novo conjunto de equipamentos —, o processo de implementação pode ser ainda mais complicado.

Tenha acesso à melhor tecnologia

Independentemente do porte da sua empresa, pode ser que você não possa fornecer a todos os seus funcionários a tecnologia mais recente, principalmente se levarmos em conta o contexto de grandes mudanças e rápidas atualizações tecnológicas.

O outsourcing ajuda a resolver isso, já que os provedores de serviços podem pagar a tecnologia de ponta, uma vez que ela faz parte do seu core business. Mais importante, ter o que há de mais moderno em tecnologia para usar ajuda sua empresa a executar processos em uma taxa ideal e, portanto, ser lucrativa.

Dê ao seu negócio uma vantagem competitiva

O benefício final do outsourcing é que ele ajuda sua organização a obter uma vantagem competitiva no mercado. Por meio da terceirização estratégica para um parceiro especializado, você não está apenas fornecendo aos seus clientes os melhores serviços da categoria, mas aumentando sua produtividade e gerenciando seus recursos internos de maneira inteligente.

Em outras palavras, a terceirização estratégica pode ajudá-lo a superar os concorrentes que ainda não perceberam os benefícios da terceirização.

À medida que os benefícios do outsourcing se acumulam, as empresas frequentemente ampliam esses relacionamentos e buscam maneiras mais poderosas de alavancar a empresa contratada. Elas percebem que esses relacionamentos podem ajudá-las a inovar e mudar fundamentalmente o estado dos negócios, já que os gestores estão focados exatamente no que fazem melhor. Dadas as enormes vantagens, a terceirização de processos críticos internos está se tornando cada vez mais estratégica e, até mesmo, transformadora.

O outsourcing está mudando a forma como os negócios são feitos. É uma maneira poderosa de melhorar o foco nos negócios, obter melhor utilização de ativos e gerar valor corporativo cada vez maior.

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