O papel da TI no desenvolvimento e execução da estratégia de negócios cresceu significativamente na era da transformação digital. Mas à medida que a taxa de mudança de negócios e de tecnologia se acelerou, algumas das abordagens passadas, rígidas e desconexas do planejamento estratégico de TI não conseguem acompanhar o ritmo.

Para dar suporte efetivo às atuais estratégias de negócios em que as tecnologias exercem um papel crucial, os CIOs devem adotar novas abordagens de planejamento estratégico de TI que sejam mais voltadas aos negócios. Esse planejamento deve ser flexível e revisitadas com mais frequência do que no passado.

Acompanhe este pequeno guia e saiba tudo sobre o assunto!

O que é o planejamento estratégico?

O planejamento estratégico é, de forma objetiva, uma atividade de gerenciamento organizacional usado para definir prioridades; concentrar energia e recursos; fortalecer as operações; garantir que os funcionários e outras partes interessadas trabalhem em direção a objetivos comuns; estabelecer um acordo em torno dos resultados pretendidos e avaliar e ajustar a direção da organização.

As organizações geralmente olham de três a cinco anos à frente quando se envolvem em planejamento estratégico.

Esse processo resulta em um plano estratégico, um documento que articula as decisões tomadas sobre os objetivos da organização e as formas pelas quais a organização atingirá esses objetivos. O plano destina-se a orientar os líderes da organização no processo de tomada de decisões.

Qual a importância do planejamento estratégico no setor de tecnologia?

A TI é um dos elementos mais importantes dentro das empresas modernas, e, com tecnologias em evolução constante, dificuldades de financiamento e prioridades incompatíveis, é fundamental que gestores da área adotem um plano a ser seguido. Isso não apenas economiza tempo de execução, mas um plano estratégico eficaz de TI pode resultar em um retorno significativamente maior sobre o investimento.

Quando um plano estratégico é desenvolvido de forma eficaz, ele ajuda a assegurar que recursos limitados possam ser priorizados a fim de garantir a execução de iniciativas que tragam mais benefícios para a empresa. A seguir, conheça alguns benefícios específicos do planejamento estratégico para a TI.

Permite à TI começar uma estratégia com o fim em mente

Se não sabemos aonde queremos estar em 3 a 5 anos, como teremos uma chance de chegar lá? O planejamento estratégico é o processo que nos tira do nosso pensamento do dia a dia. Isso nos permite pensar sobre o importante e não sobre o urgente, já que os fatores de maior relevância conduzem o negócio a alcançar os objetivos então traçados.

Auxilia na delegação de tomada de decisão

Uma das coisas mais desafiadoras como gerente para delegar é a tomada de decisões. Afinal de contas, apesar de os nossos melhores esforços, raramente conseguimos que nossos funcionários pensem da mesma maneira que nós.

No entanto, um plano estratégico nos dá uma maneira de dizer às nossas equipes o que estamos pensando, já que ele fornece uma estrutura para a tomada de decisões. Ao tomar decisões, os funcionários podem usar o plano estratégico para perguntar: “o que estou fazendo está de acordo com o plano (desejos da organização)?” Ou “o que estou fazendo está na direção oposta do plano?”

Por ter um plano estratégico, capacitamos nossos funcionários a tomar decisões e levar adiante iniciativas sem a necessidade de se envolver em todas as decisões. Isso, por sua vez, ajuda a criar uma organização mais ágil e mais eficiente.

Otimiza a resposta a mudanças

Nós todos sabemos que a única coisa com a qual você pode contar é a mudança. Aqueles que estão mais bem preparados para a mudança podem alavancá-la para vantagem do negócio. Já aqueles que não estão preparados para a mudança, ou não se adaptam a ela, estão fadados ao fracasso.

O planejamento estratégico incentiva a preparação e é uma das várias maneiras pelas quais podemos fazer o melhor possível para garantir que as organizações continuem sendo bem-sucedidas.

Além disso, um plano estratégico também nos permite estar mais bem preparados para mudanças inesperadas. Provavelmente, você já experimentou uma interrupção ou problema no sistema, pouco antes de um grande fim de semana? Acredite ou não, ter um plano estratégico pode ajudar a resolver emergências.

Oferece parâmetros para o pensamento criativo

Quando estamos tentando desenvolver soluções para os desafios organizacionais, às vezes, uma lousa em branco se torna um espaço enorme para manobra.

Pense em construir uma casa. A maioria de nós não começa com uma pilha de madeira e uma caixa de pregos. Contamos com um construtor que tem várias opções de planta baixa para começar. Isso é análogo a um plano estratégico.

Uma vez que temos um plano, podemos conversar sobre o que gostamos e sobre o que não gostamos. Também podemos falar sobre os recursos e para que as salas (o sistema) serão usadas. Em pouco tempo, uma casa que atenda às nossas necessidades começa a tomar forma.

Você descobrirá que os problemas podem ser resolvidos com muito mais rapidez quando todos tiverem pelo menos uma compreensão básica do rumo que a organização tomará. Sessões de planejamento podem ser mais facilmente focadas em capacidades e não serem apanhadas na “seleção de madeira” que tem pouco impacto nos objetivos maiores.

Oferece uma forma de abordar a Shadow IT — ou TI invisível

Muitas organizações viram um aumento da “Shadow IT” nos últimos anos. Em sua definição mais simples, essa tendência trata-se de uma função, aplicativo ou o próprio departamento de TI que foi criada por unidades individuais e não é afiliado ao departamento de TI oficial (ou central).

A Shadow IT evolui nas organizações muitas vezes porque os departamentos de TI não são suficientemente ágeis ou não estão atendendo às necessidades dos departamentos menores em grandes organizações.

Um plano estratégico pode permitir e organizar a descoberta do porquê a Shadow IT existe e incorporar essa necessidade aos objetivos gerais. Muitas vezes, um ótimo método para lidar com a shadow IT é reconhecer a necessidade e obter suporte para integrá-la na principal organização de TI.

Ajuda você a comunicar suas intenções à diretoria da empresa

Um plano estratégico para TI é a ferramenta mais importante para comunicar suas intenções à diretoria da empresa.

Estratégia de alto nível é o que os líderes seniores estão mais preocupados em relação às organizações. Ter um plano documentado permite que você tenha conversas com executivos de alto escalão sobre suas metas. Mais importante, fornece à diretoria a oportunidade de redirecionar qualquer um dos seus esforços que podem não estar 100% de acordo com sua visão.

Essas conversas permitem que a liderança sênior estabeleça um entendimento do que o departamento de TI está fazendo sem precisar se envolver nas operações do dia a dia.

Como fazer um planejamento estratégico?

A responsabilidade e a força da sua estratégia de TI podem ter um impacto relevante na sua organização. A seguir, estão 6 etapas para criar uma estratégia de tecnologia de forma inteligente.

1. Alinhe o plano com os objetivos da empresa

A abordagem clássica do planejamento de TI é estar alinhada com a estratégia de negócios. Como CIO, você faz parte do negócio e representa a TI, portanto, por definição, esse processo de alinhamento exige que você eduque os outros e a si mesmo para se aprofundar nos negócios.

Esse processo de envolvimento e feedback é fundamental para atingir o alinhamento de forma acertada.

2. Elabore um plano adequado

Crie um plano que estabeleça os parâmetros corretos e ilustre exatamente o que precisa acontecer durante, pelo menos, dois e, idealmente, três anos. Infelizmente, muitas empresas criam planos com uma visão despretensiosa de um ano.

É correto supor que os membros da equipe se tornarão menos confiantes sobre certos detalhes e atingir alguns objetivos com o passar do tempo, mas é importante garantir que você continue focado em objetivos de longo prazo.

Adotar uma visão de médio a longo prazo permitirá que uma verdadeira transformação seja planejada e executada. Essas mudanças em grande escala sempre levam mais tempo e esforço do que o esperado, então deixe isso claro para sua equipe.

3. Alinhe o roteiro de arquitetura com a estratégia

Ter o roteiro de estratégia e arquitetura de TI alinhado é obrigatório. É essencial ter alguma clareza sobre os as pretensões e as necessidades da empresa.

Seu roteiro de arquitetura precisa fornecer uma visão técnica da maturidade dos aplicativos atuais e da infraestrutura de hardware. É preciso destacar quando determinado equipamento de informática se torna obsoleto ou chega ao fim da vida — esses são frequentemente deixados de lado. Vincular novas iniciativas de negócios com a correção de aplicativos e sistemas herdados fornecerá a verificação que você precisa para manter o equilíbrio certo para sua estratégia de TI.

A melhor prática é usar um roteiro de arquitetura como um recurso para representar discussões entre o grupo de TI e o restante do negócio.

Há uma hesitação natural em compartilhar muito com os parceiros de negócios, mas, na realidade, não compartilhar é um erro porque sua equipe de arquitetura e estratégia precisa estar envolvida com os principais interessados para construir um entendimento comum. O ideal é começar explicando como uma arquitetura técnica detalhada suporta mudanças planejadas em toda a empresa.

4. Faça escolhas estratégicas

Nunca haverá fundos e recursos suficientes para atender a todas as demandas, independentemente do tamanho de sua empresa.

Uma dica importante para identificar suposições de planejamento é deixar claro exatamente o que está incluído na estratégia. Por exemplo, a utilização da equipe pode ser de 100% no início do ano, mas é necessário permitir feriados, treinamento ou vagas.

5. Realize os negócios de TI

Sua estratégia de TI precisa fornecer uma estrutura que descreva como a TI deve ser gerenciada. Isso é o que chamo de “negócio de TI” e esse framework inclui aspectos de “arquitetura organizacional”, como estrutura, capacidade e competências.

Você é responsável por impulsionar essa agenda e garantir que a empresa entenda como a TI está melhorando. O “negócio de TI” também abordará como a TI será executada, incorporando modelos de envolvimento com a empresa e, mais especificamente, como as metodologias DevOps ou Agile serão ensinadas à equipe.

Durante essa etapa, você deve desenvolver o modelo operacional de destino e desafiar o status quo.

6. Encerre

Você está perto do fim, mas ainda não acabou. Um processo simbólico é o engajamento e a comunicação usando mensagens amplas e direcionadas. Para este fim, é necessário um plano abrangente de compartilhamento com chefes-executivos, colegas e dentro do setor de TI.

Isso exigirá repetição e planejamento para garantir que o cronograma desses compromissos trabalhe com o cronograma geral da estratégia de TI. O próprio processo desse engajamento significará que a assinatura real já está incorporada e não há nada novo que seja revelado na leitura final.

Depois que a estratégia for aprovada e endossada, ela poderá ser compartilhada de maneira mais ampla em toda a empresa. Ter este nível de endosso do CEO é um passo crítico e ajudará você a obter suporte no nível do solo.

O que é PDTI?

O Plano Diretor de Tecnologia de Informação (PDTI) é um documento que fornece uma base e uma metodologia para a avaliação rotineira de sistemas ou serviços existentes para comparações de custo e alinhamento com as necessidades e os avanços da tecnologia nas empresas.

Ele leva em conta restrições e estratégias de mitigação de riscos, à medida que desenvolve um roteiro para a infraestrutura tecnológica, começando com recursos de computação, rede, armazenamento e segurança.

O PDTI detalha os abrangentes processos de gerenciamento de negócios habilitados por tecnologia que a empresa utiliza para orientar as operações. Ele funciona como um roteiro para a tomada de decisões referentes à tecnologia da informação, com as tarefas de TI priorizadas e implementadas usando o plano como uma estrutura.

O plano também auxilia a empresa na formulação da estratégia global de TI. Enquanto a estratégia se concentra em como a TI ajudará a empresa a ter sucesso, o PDTI é um roteiro para ajudar a empresa a implementar essas estratégias. O plano diretor especifica setores nos quais a TI pode colaborar e onde a empresa pode conseguir uma vantagem competitiva a partir da melhor utilização dos recursos de tecnologia.

Os objetivos delineados no PDTI de uma organização se alinham aos objetivos e à missão da organização, mas são suficientemente flexíveis para acomodar novas prioridades de negócios e tecnologias que têm o potencial de impulsionar o crescimento dos negócios.

Quais os componentes de um PDTI?

O PDTI deve estar contextualizado às rotinas da empresa, mas alguns elementos básicos geralmente devem ser incluídos.

Missão

O objetivo da declaração de missão é declarar em linguagem clara como a estratégia de TI se relaciona com os objetivos de negócios. Se o objetivo da sua organização é se tornar o maior fornecedor de equipamentos agrícolas do mundo, por exemplo, então cada iniciativa deve ser avaliada e priorizada com base em como ela ajudará os funcionários a acompanhar a estratégia de negócios e alcançar a meta.

Análise SWOT

A análise SWOT — pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças — é o método utilizado para obter informações específicas sobre a integridade das principais prioridades de negócios e estratégia de TI da sua empresa, de acordo com sua cultura, capacidades e infraestrutura.

Para ameaças, tente pensar em algumas das coisas mais prováveis ​​que podem invalidar sua estratégia ou planos de execução, como desastres naturais na região ou anúncios de um concorrente.

Lista de ações priorizadas

Essa lista devem ser cuidadosamente relacionada à declaração de missão e à análise SWOT. Considere os projetos e tarefas que os profissionais de infraestrutura e operações devem realizar para:

  • levar a computação da força de trabalho ao nível necessário para remediar os pontos fracos atuais;

  • adquirir novos processos, habilidades e ferramentas para solucionar os desafios de amanhã.

Roteiros de 12, 24 e 36 meses

Um plano estratégico é um organismo vivo. As empresas devem desenvolver um roteiro para a ação, bem como estar preparado para antecipar e responder aos obstáculos e desafios emergentes. Comunicação clara, consistente e repetitiva é essencial para manter a energia.

Qual a relação entre PDTI e planejamento estratégico?

De forma geral, o PDTI fornece orientação aos profissionais de tecnologia e garante que todo o pessoal esteja trabalhando em alinhamento com a missão da empresa.

Em outras palavras, ele estabelece as diretrizes para o setor de tecnologia da informação, direcionando como as ações serão executadas, acompanhando a gestão e execução de projetos e disponibilizando os recursos necessários.

O planejamento estratégico, por sua vez, estabelece a estratégia de acordo com os objetivos de negócio. Ou seja, o PDTI e o planejamento estratégico se complementam e é fundamental que eles estejam alinhados entre si aos demais setores da empresa.

Em suma, o PDTI e o planejamento estratégico são elementos distintos, mas precisam se relacionar com proximidade para que os objetivos do negócio sejam alcançados.

Como o PDTI pode ajudar na renovação de equipamentos?

A aquisição de equipamentos de TI envolve responsabilidades estratégicas e administrativas. Inclui a criação e gerenciamento de solicitações de cotações, solicitações de propostas, solicitações de informações e gerenciamento de relacionamentos com fornecedores.

O plano pode incluir a realização de do inventário de TI, negociação de preços, estabelecimento de termos e condições para serviços, resolução de discrepâncias de faturas e comunicação do status das compras com clientes internos.

O que o PDTI faz é fornecer uma estrutura para o gerenciamento de compras de TI. Essa estrutura é baseada em um conjunto de práticas recomendadas que oferecem várias ferramentas de gerenciamento para ajudar o diretor de compras a entender e gerenciar efetivamente essa categoria complexa de despesas.

Em relação à manutenção, o plano pode auxiliar indicando:

  • a detecção preventiva e eliminação;

  • o controle de qualidade e garantia dos equipamentos;

  • as manutenções preventiva e preditiva;

  • as novas tecnologias para uma mesma função.

O aluguel de equipamentos pode ser uma boa alternativa dentro do planejamento estratégico?

Se a sua empresa precisa de novos equipamentos ou tecnologia, mas você não pode pagar, incluir a locação no planejamento estratégico pode ser uma opção a considerar. Trabalhando nesse modelo sua empresa pode adquirir um plano com valores menores, em vez de comprar tudo de uma só vez — vale pensar no aluguel de computadores para a sua empresa, por exemplo.

A locação de equipamentos permite que uma empresa mantenha seu capital de giro dentro do próprio negócio, para investir em outras áreas.

Além disso, as questões de manutenção são eliminadas. Os produtos alugados são protegidos como parte de uma solução de serviço totalmente suportada, que é válida por todo o período de locação. A seguir, veja outras vantagens de incluir a locação de equipamentos no planejamento estratégico.

Flexibilidade

Uma compra compromete você a uma determinada tecnologia ou estratégia comercial. Isso é especialmente relevante para compras que envolvem suas principais ofertas de negócios.

Embora você possa conviver com impressoras ou copiadoras antigas, se você é uma empresa de saúde que investe em máquinas para protocolos de terapia que não são mais procurados, por exemplo, sua empresa pode estar em risco. A locação dessa tecnologia permite que você se adapte à medida que sua indústria evolui.

De CapEx para OpEx

À medida que o ano avança, muitas empresas encontram seus orçamentos de capital estufados. No entanto, as necessidades e oportunidades surgem com pouca consideração por essas costuras. Um contrato de locação dá a você uma maneira de obter o equipamento que você precisa sem aumentar seu orçamento.

Previsibilidade

Alguns investimentos, como implementações complexas de tecnologia e virtualização de servidores, envolvem custos imprevisíveis. Um contrato de locação fornece pagamentos mensais fixos e previsíveis que são distribuídos ao longo do tempo. Isso significa menos surpresas e melhor fluxo de caixa geral.

Em resumo, o plano estratégico deve ser construído para permitir atualizações e se adaptar às mudanças no mercado. Como falamos ao longo deste artigo, o ponto de um planejamento estratégico é considerar o que o futuro pode manter e alinhar recursos hoje para apoiar essa visão. Ao considerar regularmente o que o futuro reserva, você pode fazer pequenas correções de curso gerenciáveis em vez de ter que “endireitar o navio” quando ocorrer uma mudança inesperada.

Precisa de uma ajuda para fortalecer o planejamento estratégico de TI da sua empresa? Entre em contato com a Agasus e saiba como podemos auxiliá-lo!