Todo administrador na área de tecnologia da informação gerencia ativos como o hardware de data centers, equipamentos de rede, pacotes de software e seus licenciamentos, peças de reposição e assim por diante. Por esse motivo, criar e manter um inventário de TI é uma tarefa essencial que ajuda sua empresa a poupar tempo e dinheiro.

Esses ativos precisam ser identificados por dois motivos principais: (1) são usados para guardar e transmitir informações confidenciais, e (2) representam oportunidades para corte de custos e aumento da eficiência operacional, como mostraremos neste artigo.

Aqui, vamos explicar mais detalhadamente o que é um inventário de TI e qual sua importância. Em seguida, mostraremos suas aplicações e, ao final, descreveremos os principais motivos para implantar esse gerenciamento na sua empresa. Confira!

O que é um inventário de TI?

Em suma, um inventário de TI é uma relação dos ativos em TI da sua empresa, o que inclui todos os elementos de software e hardware do ambiente de negócios: computadores, servidores, pendrives, impressoras, câmeras, tablets, redes, programas e tudo mais. 

Dá-se o nome de gerenciamento de inventário ou gestão de ativos em TI (ITAM, na sigla em inglês) ao conjunto de práticas financeiras, contratuais e de estoque que dão suporte ao gerenciamento do ciclo de vida e à tomada de decisões estratégicas.

Ao implantar um inventário e mantê-lo atualizado, você ajuda sua empresa a:

  • evitar compras desnecessárias;
  • fazer melhor uso de equipamentos e programas já existentes;
  • reduzir os riscos envolvidos na aquisição de ativos novos;
  • aumentar a segurança de dados, entre outros aspectos.

Quais as funções do inventário de TI?

Identificação de ativos 

A função mais imediata do inventário é a relação completa de tudo que a empresa tem ou licencia, incluindo a localização dos ativos, a forma e frequência com que são usados e a data de quando foram feitas as últimas mudanças ou atualizações (e quais mudanças foram essas).

Portanto, esse registro abrangente de hardware, software e itens consumíveis (como CDs, chaves de produto, etc.) é o que vai fornecer a base para os demais benefícios. 

Geração de relatórios

Mesmo uma empresa com vários endereços ou múltiplos data centers pode criar relatórios e fornecer indicadores de TI pedidos pela administração/setor financeiro da empresa ou por auditores e seguradoras.

Esses relatórios podem informar se existe capacidade subutilizada, se há uma grande variedade de softwares que executam tarefas semelhantes e se existe alguma parte do parque de máquinas que gera custos muito elevados em manutenção.

Acompanhamento do ciclo de vida dos equipamentos

Como vimos, o inventário não se restringe a identificar nomes e quantidades de equipamentos, mas inclui várias outras informações, como sua idade e funções. Por meio de boletins como esse, a gerência identifica licenciamentos de software prestes a expirar, dispositivos prestes a deixarem o prazo de garantia, baterias que não funcionam mais e computadores que já completaram sua vida útil.

Por que implantar um inventário de TI na minha empresa?

Antecipação de problemas

Se administrar é evitar o acúmulo de problemas, uma melhor inteligência sobre os ativos e capacidades da empresa permite eliminar os problemas antes de acontecerem.

Por exemplo: quais softwares duplicados podem ser eliminados para reduzir custos com manutenção e licenciamento? A migração dos computadores da empresa para Windows 10 deixará algum programa sem poder rodar adequadamente? Existe algum HD que ainda não tem backup adequado? Ao responder a essas perguntas, o inventário ajuda a cortar o mal pela raiz.

Controle de suporte

Quase toda equipe de suporte de TI sofre de mission creep — o acúmulo de tarefas e responsabilidades, normalmente sem o aumento correspondente em capacidades. Ao identificar os ativos do negócio, o inventário ajuda os profissionais de várias maneiras:

  • pode-se estudar manuais e guias de troubleshooting antes de dúvidas surgirem;
  • o acesso remoto ao computador de cada funcionário é facilitado, já que estão etiquetados;
  • como as mudanças em cada item também são registradas, o profissional de suporte pode consultar o que já foi feito naquele ativo (e quando) antes de fazer qualquer procedimento;
  • a manutenção fica facilitada. O inventário permite estabelecer rotinas para inspeções e upgrades.

Aumento da vida útil dos equipamentos

A empresa cuida melhor de seus ativos quando sabe o que tem. Antes de fazer uma compra ou fechar o contrato, uma consulta ao inventário pode mostrar que existe um equipamento ainda em condições de uso em algum almoxarifado. O controle de suporte, como vimos acima, também ajuda na manutenção dos dispositivos e em cuidar de que recebam os upgrades necessários. 

Melhora da comunicação interna

O gerenciamento de ativos possibilitado pelo inventário aumenta o entendimento dentro da empresa do valor da TI para os negócios.

um funcionário do RH ou da contabilidade, por exemplo, telefona pedindo assistência para seu computador de trabalho. Ao fazê-lo, ele informa o número em um adesivo que está em sua máquina, facilitando o trabalho do suporte e dando mais clareza de que a TI identifica e organiza os equipamentos da empresa.

Aprimoramento da segurança

O inventário de TI ajuda no enforcement da política de segurança de dados da empresa. Cada funcionário sabe que suas ferramentas de trabalho, como computador, impressora e/ou smartphone, estão devidamente etiquetadas; portanto, ele pode ser diretamente responsabilizado pelo uso delas.

Da mesma maneira, o inventário permite localizar e dar baixa mais facilmente em dispositivos perdidos ou extraviados, inspirando medidas remotas para apagar os dados ou bloquear o aparelho, se for o caso. Além disso, ao gerenciar o ciclo de vida de cada ativo, um aparelho ultrapassado pode ser deletado de dados sensíveis ao ser “aposentado”.

O inventário de TI é mais do que uma simples lista ou relação de equipamentos e programas. Seu melhor aproveitamento acontece quando os dados capturados são usados de forma contínua pela gerência para maximizar retornos, minimizar riscos e aumentar o valor fornecido ao negócio por cada ativo.

Ao evitar compras desnecessárias e fazer melhor uso dos recursos já existentes, gerentes de TI podem cortar custos com licenciamento de software e suporte, eliminar o desperdício de bens e melhorar a eficiência operacional da empresa.

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