Gestão de outsourcing

A gestão de outsourcing é a disciplina da administração usada para gerenciar um ou mais fornecedores externos de serviços como parte da estratégia de terceirização. O outsourcing tem sido usado por cada vez mais nas empresas como meio de reduzir custos e aumentar a flexibilidade.

Apesar disso, sempre existem desafios. Afinal, parte das responsabilidades e tarefas foi delegada para outro negócio. Portanto, para alcançar os resultados pretendidos, os processos terceirizados devem ser gerenciados com mecanismos apropriados de governança.

Neste post, você vai conhecer os principais desafios da gestão de outsourcing, bem como as razões para investir nessa prática. Acompanhe!

Principais desafios da gestão de outsourcing

Ao terceirizar, uma empresa delega a terceiros suas atividades não-essenciais. Contratar fornecedores de serviços permite que a equipe se concentre em suas principais competências, isto é, no núcleo (ou core) da organização.

Como as terceirizadas se especializam em seu ofício, o mais provável é que elas o façam a custo mais baixo e de forma mais eficiente. Por meio do outsourcing, portanto, uma empresa pode ter acesso ao que há de melhor em quase todas as suas atividades de negócios sem precisar dominar cada disciplina internamente.

Assim, uma terceirizada de recursos humanos (RH) cuida das contratações, uma empresa de limpeza mantém a higiene e um empreendimento especializado em tecnologia da informação (TI) fornece a locação de equipamentos de informática. Essa escolha, entretanto, envolve desafios. Conheça alguns deles a seguir.

Controle de custos

Embora as empresas terceirizem para reduzir custos, a experiência mostra que existe o risco de uma falsa economia. Uma boa gestão de outsourcing é necessária para garantir que os prazos serão cumpridos e os projetos, concluídos.

Expectativas

Muitos gestores têm expectativas sobre como tudo funciona na teoria. Muitas vezes, elas não são atendidas na prática e ele acaba insatisfeito com o que avalia como um baixo índice na qualidade dos serviços prestados.

Esse problema pode ser eliminado ao longo do tempo à medida que ambas as organizações se conhecem e ajustam o trabalho de acordo com as necessidades. Uma forma de evitá-lo é definir metas claras antes de a parceria começar.

Choques de cultura

O outsourcing tem impactos sobre a cultura da empresa. Um dos principais deles é o potencial para conflitos entre o comportamento do fornecedor e quem o contrata — em especial entre os responsáveis pela relação cotidiana entre eles.

Isso pode ser resolvido com investimento de tempo para entender a cultura do fornecedor. Só assim a companhia pode compreender a abordagem do parceiro em relação aos negócios, como políticas, valores e práticas.

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Gestão de outsourcing – Ajustes de processos

A empresa terceirizada pode não estar pronta para entregar todos os serviços imediatamente. Para assegurar maior ganho de produtividade, o ideal é começar o outsourcing o mais cedo possível, o que adianta o tempo de adaptação.

Autoridade e direitos de decisão

Os funcionários da empresa tendem a presumir que mantêm todos os direitos de decisão. É preciso, no entanto, saber o que diz o contrato com a terceirizada, que pode especificar alguma transferência de autoridade.

A contratante e o fornecedor precisam chegar a um entendimento sobre quem é responsável por cada etapa e em quais ocasiões, e todos os envolvidos devem conhecer esses termos. Planejar para evitar problemas é, afinal, a principal função da gestão de outsourcing.

Benefícios de contratar uma empresa de gestão de outsourcing

Segurança de dados da empresa

A menos que a organização seja especializada em TI, é provável que a equipe interna cometa erros de segurança que podem colocar em risco informações sensíveis. Felizmente, empresas especializadas na área já trataram de ataques hacker e outras vulnerabilidades, e dominam formas eficientes de lidar com problemas de segurança.

Suporte técnico

Ter o suporte de uma empresa especializada de serviços de TI deve fazer parte da estratégia de negócios da empresa. Esses profissionais são capazes de identificar e resolver uma ampla gama de problemas, bem como de ajudar os usuários a voltarem ao trabalho em menos tempo do que a equipe do empreendimento poderia fazer.

Recuperação

Os dados são o ativo mais precioso de uma empresa. A maior parte delas, em especial no Brasil, está mal-equipada para se recuperar de desastres, como incêndios, enchentes ou mesmo ataques hacker. Qualquer empresa volta a operar mais rápido com a ajuda de profissionais externos especializados que dominem tecnologias de backup e reposição.

Foco no core business da empresa

Uma das principais razões para muitos negócios fecharem é o fato de não desenvolverem uma boa proposta única (quando são novos) ou de sofrerem de acúmulo de missões e responsabilidades (quando são mais velhos). Para sobreviverem, as companhias precisam descobrir constantemente novas formas de crescer e inovar.

Ao delegar uma tarefa para os fornecedores, a gestão não precisa mais alocar recursos para a equipe interna nem investigar qual tecnologia deve ser usada. Ou seja, a organização vai deixar esse trabalho para quem entende e, assim, poder se concentrar no que a empresa faz bem (e como fazê-lo melhor que a concorrência).

Quando tomar a decisão de optar pelo outsourcing, uma boa ideia é segur o roteiro a seguir:

  • determine se a atividade é uma competência do núcleo do negócio. É prudente terceirizar tudo que não oferece uma vantagem competitiva para a organização;
  • avalie o impacto financeiro do outsourcing, assim como potenciais ganhos em flexibilidade e produtividade, bem como redução de tarefas internas da empresa relacionadas a contratos, RH, inventário, licenciamentos e outras responsabilidades recorrentes;
  • analise os custos e as vantagens não-financeiros, como ter uma assistência técnica especializada ou o potencial risco de dependência crescente de um único fornecedor;
  • defina uma estratégia de gestão de outsourcing, com metas e responsabilidades;
  • escolha um fornecedor e negocie o contrato que dará fundamento à relação, de acordo com as necessidades definidas anteriormente.

A gestão de outsourcing garante que os fornecedores da empresa atenderão às expectativas do negócio. Isso libera tempo e recursos para que a organização se concentre em crescer e competir.

Agora que você conhece as vantagens de terceirizar, que tal conversar sobre como aplicar isso na prática na sua empresa? Fale com um de nossos consultores para receber uma cotação!