Quando pensamos em CAPEX e OPEX, precisamos primeiro verificar se a administração dos custos está organizada. Antes, vamos dar uma breve explicação de como deve ser a gestão de custos.

Um dos pilares mais importantes para o sucesso de um projeto ou para a gestão de um setor é o controle de custos. Quase sempre é a primeira questão a ser discutida e suas atividades são usadas para estimar, alocar e controlar os custos de um projeto.

Para auxiliar nessa gestão, existem padrões internacionais de governança, como ITIL, COBIT, PMBOK e CMMI. Vamos utilizar o método PMBOK, o mais aceito atualmente.

O gerenciamento de custos abrange o ciclo de vida completo de um projeto, desde a fase de planejamento inicial para medir o desempenho real dos custos até a conclusão, passando por todas as fases.

Planejando os recursos disponíveis

O planejamento é importantíssimo, pois precisa determinar quais serão os recursos necessários a fim de que as atividades do projeto sejam cumpridas.

É o momento de pensar em tempo, material, mão de obra, equipamentos etc. Não se fecha um valor, mas já é possível estruturar se será utilizado CAPEX ou OPEX para cada ponto.

Estimando o custo total

Esse é um momento crucial, em que os gestores de TI precisam ficar atentos. Existem vários métodos para estimar os custos e a escolha do melhor vai garantir um maior acerto nessa fase.

Tudo depende do nível de informação que foi dado no planejamento, e os gestores poderão utilizar estimativa análoga de projetos anteriores e similares ou usar modelos paramétricos.

Um fato é que quanto mais detalhes, maior a precisão. E sempre se pode utilizar os custos de reserva para alocar os custos adicionais, usando, por exemplo, o escalonamento ou contingências.

Orçando os custos

O momento de orçar é quando o departamento financeiro chega e acaba com os sonhos dos gerentes de projetos! Ou não tem CAPEX disponível ou a quantidade de OPEX que eles podem liberar é muito baixa. E é dada a largada para a corrida dos melhores orçamentos, sempre.

Esse é o momento de realizar a correta alocação dos custos e determinar o que pode ser colocado como OPEX para que o CAPEX tenha a menor interferência. Manter o valor dos ativos deveria ser uma meta constante.

Controlando os custos

O controle de custos é o dia a dia de um departamento. É quando alocamos uma linha de custo ao departamento responsável, que vai registrar o custo real de cada atividade e gerenciar os custos totais.

Conseguir manter a linha de base do custo previsto alinhada com o custo real realizado é a meta. Ou terá que explicar o que está causando a discrepância dessa linha.

Claro que é o maior desafio e existem diversos agravantes, riscos ou situações não previstas na fase de planejamento, mas as ações corretivas precisam ser tomadas o quanto antes para que se evite o excesso de custos.

Na fase de controle, é comum existir alternação de custos para CAPEX e OPEX e muitas atividades precisam realmente ter sua linha de base de custo alterada.

Entendendo as diferenças entre CAPEX e OPEX

Perceber as diferenças entre CAPEX e OPEX e conseguir atribuir os custos da melhor forma é um dos fatores mais importantes, principalmente para os projetos de inovação.

CAPEX ou despesas de capital são as reservas financeiras que uma empresa usa para comprar bens ou serviços.

Essas compras podem armazenar ativos como:

  • hardware (servidores, celulares ou equipamentos para armazenamento de dados);
  • licenças de softwares;
  • veículos para frota;
  • compra de um novo conjunto de salas.

OPEX ou despesas operacionais são os custos em curso que uma empresa paga para administrar seus negócios no dia a dia, como:

  • manutenção de equipamentos;
  • despesas com gasolina;
  • serviços terceirizados;
  • locação de equipamentos.

Se a utilização do ativo for superior a um ano, a empresa deve capitalizar a despesa (CAPEX), usando a depreciação para espalhar o custo do equipamento durante a sua vida útil.

As despesas de capital são mais frequentemente depreciadas em um período de cinco a dez anos, sendo os recursos de TI de três a cinco anos, usualmente.

Geralmente, um equipamento que pode ser adquirido com as despesas de CAPEX pode ter o seu custo designado às despesas operacionais (OPEX), se uma empresa optar por alugar o equipamento em vez de adquiri-lo. É imprescindível entender que a compra de um equipamento por meio de um financiamento não pode ser um OPEX!

O CAPEX, geralmente, é registrado diretamente nas contas do balanço, enquanto o OPEX é registrado diretamente nas contas de lucros e perdas. Aqui, o OPEX se mostra mais vantajoso por ser mais flexível e mais fácil de contabilizar. Essa pode ser uma solução financeira ideal, se a empresa tiver um caixa com recursos restritos.

CAPEX e OPEX para a TI

Com o avanço da tecnologia nos últimos anos, está sendo possível realizar uma mudança na forma como se atribui e gerencia os custos dos projetos. Uma das soluções tecnológicas que está permitindo isso é a migração da infraestrutura para a nuvem e os recursos de locação de infraestrutura de TI.

Eles possibilitam ações como a terceirização do suporte, a locação de servidores e até mesmo de celulares, tablets e notebooks. Com isso, é possível focar nas despesas operacionais, sendo extremamente benéfico para o fortalecimento dos ativos da sua empresa.

Normalmente, as infraestruturas de data center são consideradas CAPEX, pois são aquisição de servidores, hardwares de armazenamento e licença de softwares e redes, mas existem duas formas diferentes a serem consideradas como OPEX.

Ao se utilizar hospedagem na nuvem ou a IaaS (infraestrutura como serviço), é possível colocar toda a infraestrutura como um custo operacional já que não se realiza a compra dos equipamentos, somente se paga pelo serviço de utilização da infraestrutura.

O mesmo se dá na locação de equipamentos de TI. Atualmente, existem empresas especializadas em locação a longo prazo para toda a infraestrutura necessária para servidores, com possibilidade de atendimento e suporte técnico especialista.

Com esse modelo de locação, a manutenção e administração são realizadas pelo provedor ou empresa contratada e é possível atribuir todas as despesas referentes a OPEX, removendo, assim, as despesas de CAPEX.

Esperamos que a importância da gestão dos custos tenha ficado clara e qual é a melhor forma de atribuir o CAPEX e o OPEX em seu departamento ou naquele projeto gigante.

Agora será mais fácil fazer um bom planejamento dos projetos e, para o total sucesso, contrate uma empresa séria e competente para cuidar da sua infraestrutura de TI enquanto você foca no seu core business.

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