Visto que a tecnologia ocupa um papel fundamental no bom funcionamento dos processos, é essencial que a área de TI realize um trabalho de excelência. Afinal, você certamente quer apresentar bons resultados para a diretoria. Uma ação que contribui para alcançar esse objetivo é providenciar um inventário de todos os aparelhos de informática da empresa.

Embora possa ser trabalhoso, catalogar os equipamentos do parque de máquinas pode facilitar e tornar mais eficiente o trabalho de manutenção. Isso significa reduzir custos, o que certamente faz parte da sua meta. Além disso, essa iniciativa pode aumentar o desempenho do setor de tecnologia. Por isso, continue a leitura e entenda exatamente o que é um inventário de TI e como ele pode ser elaborado.

O que é um inventário de TI?

Um inventário de TI nada mais é que uma lista com as informações de todos os recursos de informática que uma empresa tem. Basicamente, eles se dividem em hardware, software e usuários. Isso significa que é preciso reunir dados sobre aparelhos, sistemas e pessoas que fazem uso de equipamentos de informática.

Em algumas empresas pequenas, talvez se decida utilizar planilhas para fazer esse controle. Em outras organizações, o inventário provavelmente será elaborado em um software específico. De qualquer forma, o importante é listar diversas características, como especificações técnicas, número de série, local de instalação, datas da compra e de manutenções.

Entre os equipamentos de hardware, estão incluídos servidores, roteadores, switches, computadores, tablets, impressoras e qualquer outro aparelho relacionado. Quando se tratar de um computador, também é importante alistar suas configurações de rede, como IP e MAC Address, além de informações sobre a garantia e os dados de contato do prestador do serviço de manutenção.

Por que é importante fazer um inventário de TI?

Deter informações é vantajoso em qualquer área e para a TI não é diferente. Elaborar um inventário completo é um investimento que trará diversos benefícios. Veja alguns deles.

Identificação de fragilidades

Qualquer fragilidade na infraestrutura será logo localizada, de forma que a correção seja providenciada rapidamente. Além disso, se for preciso fazer alguma reestruturação tecnológica na empresa, o inventário será uma das principais fontes de informação ao definir o que precisa ser mudado.

Acionamento do suporte

Um bom controle dos equipamentos de informática também favorece a eficiência do suporte. Por exemplo, sem determinadas informações, a empresa pode acabar gastando com a manutenção de um aparelho que ainda está na garantia. Se esses dados estiverem especificados no inventário, o fabricante poderá ser acionado para realizar o conserto, sem que haja incidência custos.

Mesmo que determinada máquina não esteja na garantia, o inventário oferece as informações de contato da empresa que presta os serviços de manutenção. A partir disso, é possível entrar em contato imediatamente com o suporte, a fim de minimizar o tempo de indisponibilidade do equipamento.

Troca de equipamentos obsoletos

A partir de uma análise do inventário, talvez seja verificada a necessidade de trocar certos equipamentos, por terem chegado ao período de obsolescência. Afinal, manter equipamentos ultrapassados é desvantajoso por diversos motivos. Assim, as ações necessárias podem ser tomadas, a fim de manter a boa produtividade dos setores.

Diminuição de custos

A redução de custos é uma consequência natural da identificação prematura de fragilidades, do acionamento da garantia ou do fornecedor ideal e da troca de equipamentos obsoletos.

Locação de notebooks, computadores e smartphones - Quando fazer o inventário dos aparelhos de informática?Powered by Rock Convert
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Como fazer o inventário dos aparelhos de informática?

Para elaborar o inventário de TI em sua empresa, basta seguir as seguintes dicas. Tenha em mente que, embora possa ser trabalhosa, essa atividade será realizada apenas uma vez. Depois de pronto, será necessário apenas manter o inventário atualizado.

Dividir os ativos em categorias

Geralmente, as áreas de TI optam por dividir os ativos em 3 principais categorias: hardware, software e usuários. Porém, visto que esses grupos são muito amplos, é necessário criar subgrupos.

Por exemplo, dentro da categoria “hardware”, um subgrupo nomeado “desktops” poderia abranger os computadores de mesa, o subgrupo “recursos de rede” poderia incluir roteadores, e assim por diante. O importante é que sejam definidos subgrupos que contemplem todos os aparelhos de TI.

Criar um padrão de nomeação

Para nomear cada equipamento, é conveniente usar letras combinadas com números, formando uma identificação única. Além disso, deve existir uma lógica que facilite o reconhecimento do aparelho a partir de seu nome.

Em especial quando se trata de equipamentos idênticos, deve ser possível identificá-los individualmente. Afinal, cada um já passou por manutenções variadas em ocasiões diferentes. Na sequência, o aparelho deve receber uma etiqueta com seu nome.

Incluir os ativos na lista

Agora é o momento de incluir cada equipamento na relação, seja ela feita em uma planilha ou em um software específico. Em especial, quando se tratar de computadores, é necessário adicionar o máximo de informações possível.

Dados de hardware, rede e software são muito úteis na hora de acionar o suporte. Além disso, esse conjunto de informações também é útil ao apurar o valor do patrimônio da organização.

Identificar fragilidades e oportunidades

A elaboração de um inventário é uma ótima oportunidade para identificar pontos de fragilidade. Por exemplo, ao coletar informações sobre os softwares e suas licenças, será possível identificar qualquer máquina que não esteja operando com os programas devidamente licenciados.

Além disso, a composição dessa listagem pode revelar equipamentos ociosos que poderiam ser aproveitados em outros setores.

Manter um monitoramento constante

Assim que o inventário estiver completo, a parte mais trabalhosa terá sido feita. Daí em diante, bastará mantê-lo atualizado, o que exige comprometimento do gestor e de sua equipe. Assim, será possível fazer bom uso das informações catalogadas, o que beneficiará as atividades de manutenção do setor.

Conforme você viu neste artigo, um inventário de TI pode trazer diversos impactos positivos para o bom trabalho da área de tecnologia. Se você ainda não catalogou os aparelhos de informática da sua empresa, é recomendável que isso seja feito o quanto antes. Essa ação certamente colaborará para o bom andamento dos serviços de manutenção.

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