A era digital promoveu — e vem promovendo — diversas mudanças nas organizações ao abrir um leque de possibilidades proporcionadas pelas novas tecnologias e ferramentas.

Para que a sua empresa entre nessa onda, tudo deve começar com a modernização da infraestrutura de TI — pois ela deverá servir de base para que o seu negócio tenha processos otimizados e automatizados, com segurança nos dados e que ainda consiga aproveitar os benefícios do outsourcing de TI e da mobilidade corporativa, por exemplo.

Vamos explicar, neste artigo, as principais mudanças proporcionadas pelas novas ferramentas e as várias vantagens que a era digital pode trazer para a sua infraestrutura de TI e para a sua organização. Ficou interessado e quer ficar por dentro do assunto? Continue a leitura!

Saiba como e por que utilizar a estratégia Digital Workplace

Em primeiro lugar, é preciso que você tenha uma coisa em mente: para proporcionar uma boa experiência ao cliente, sua empresa precisa primeiro oferecer uma boa experiência aos funcionários — isso pode ser feito com o auxílio de um digital workplace.

Assim, a verdadeira transformação digital deve passar por todos os processos dentro dos setores — e isso inclui um aspecto frequentemente negligenciado: o local de trabalho.

O digital workplace é a versão virtual e moderna do local de trabalho tradicional. Ele fornece serviços rápidos e seguros com base em funções, dados e informações que um colaborador precisa obter para realizar suas atividades em qualquer dispositivo, a qualquer hora e em qualquer lugar — basta ter uma conexão à Internet.

Para isso, é importante utilizar os mais recentes serviços de mobilidade e tecnologia digital com o intuito de adaptar-se à forma como as pessoas trabalham — aumentando, assim, o comprometimento e a satisfação dos colaboradores. O digital workplace é um ambiente altamente pessoal e permite que as pessoas realizem seus trabalhos de forma fácil e eficaz, onde quer que estejam.

Implementar essa ferramenta traz diversas vantagens, como reduzir os custos operacionais, atrair novos talentos, aumentar o índice de satisfação dos funcionários e usar a alocação de equipamentos e imóveis de forma mais otimizada.

Como ela é fundamental nos dias de hoje para ter uma força de trabalho performática, é importante seguir algumas dicas para que você consiga sucesso na implementação dessa estratégia. Acompanhe algumas delas adiante.

Mudando a cultura da empresa

A cultura de uma organização orienta a forma como os funcionários trabalham e se comportam. As pessoas e a cultura estão no centro do desempenho organizacional e, normalmente, são responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso do negócio.

Assim, a sua cultura determinará como e em que medida seus colaboradores usam e aproveitam a plataforma digital de trabalho ou a intranet para conectar-se e comunicar-se.

A chave, então, é compreender como a força de trabalho prefere atuar. A partir disso, você pode desenvolver um plano de gerenciamento de mudanças e alinhar estrategicamente o digital workplace com a infraestrutura existente (intranets, portais e outras plataformas), bem como a cultura de trabalho de sua organização.

Usando a tecnologia como a melhor caixa de ferramentas

Todas as organizações têm suas próprias ferramentas digitais — afinal, os sistemas utilizados e as plataformas implementadas dependerão da indústria, das funções de trabalho, da estratégia de negócios e dos objetivos do seu digital workplace.

Na maioria das organizações, essas ferramentas podem ser amplamente definidas em categorias para suportar como seus funcionários entregam seus serviços diários.

Medindo valores por meio de drivers de negócios

O digital workplace pode capacitar sua equipe e direcionar seus esforços construindo comunidades de interesse, gerando gerenciamento de conhecimento e colaborando de tal maneira que faça sentido para os funcionários e que ofereça valores empresariais mensuráveis.

Para colher os benefícios, o digital workplace deve abordar os desafios existentes, fornecendo um verdadeiro valor comercial.

Atraindo talentos e mantendo os colaboradores engajados

Cerca de 64% dos funcionários escolheriam um emprego com menos remuneração se pudessem trabalhar longe do escritório.

  • produtividade da equipe: organizações com fortes redes sociais online são 7% mais produtivas que as organizações sem esse acesso;
  • satisfação do empregado: organizações que lançaram e instalaram ferramentas de redes sociais internamente descobriram um aumento de 20% na satisfação dos colaboradores;
  • retenção de funcionários: conquistando o envolvimento dos empregados é possível obter um aumento correspondente na retenção de funcionários de até 78%;
  • ferramentas de comunicação: os trabalhadores atuais preferem ferramentas de comunicação mais ágeis, especificamente mensagens instantâneas em comparação com ferramentas “tradicionais”, como o e-mail.

À medida que o local de trabalho se torna digital, toda a força de trabalho e a alta administração podem comunicar-se e colaborar de várias formas novas e efetivas. A capacidade de combinar relacionamentos de negócios produtivos — além dos grupos de trabalho naturais — permite o compartilhamento de conhecimento em toda a organização.

Ao combinar inteligentemente as tecnologias que muitas empresas já utilizam, o digital workplace quebra as barreiras de comunicação e transforma a experiência dos funcionários para promover eficiência, crescimento e inovação.

A chave para esse acontecimento depende da implementação de uma estratégia digital no local de trabalho de forma eficiente, exigindo a capacidade de gerar mudanças verdadeiras dentro da organização.

A segurança com as informações da organização também é um dos fatores que garantem essas mudanças e precisam ser analisadas e gerenciadas metodicamente por meio da infraestrutura de TI e das pessoas envolvidas.

Invista em segurança de dados

A era digital também está transformando a segurança. Ela gera mudanças no compartilhamento de dados em toda a empresa e exige o uso de softwares poderosos para ampliar a capacidade da empresa de proteger os dados de consumidores, colaboradores e fornecedores.

Os dados estão se tornando mais portáteis e valiosos — o que significa que firewalls e scanners de vulnerabilidades já não têm mais tanta eficácia.

Para mitigar esses riscos, as organizações agora precisam garantir ecossistemas inteiros de dispositivos e sistemas conectados — além de ter a consciência de que não existe uma solução de segurança impenetrável, tornando a proteção e a prevenção em preocupações constantes.

Controle o ciclo de vida dos dados

As organizações devem estar vigilantes, uma vez que os cibercriminosos estão sempre procurando por vulnerabilidades em hardwares, softwares e processos. Os dados devem ser monitorados e controlados em todos os momentos e em qualquer tipo de cenário de compartilhamento ad hoc.

As tecnologias de segurança de dados e os esquemas de governança proativa podem ajudar a proteger os dados, pois são compartilhados internamente ou externamente.

No entanto, criar esses tipos de níveis expansivos e granulares de segurança é um desafio — uma vez que qualquer solução deve ser suficientemente ágil para adaptar-se a mudanças rápidas nos modelos e relacionamentos de negócios.

O equilíbrio entre as necessidades de proteger e de compartilhar dados se tornará mais desafiador. As empresas devem tomar medidas agora para fortalecer suas infraestruturas e melhorar suas práticas de segurança e o gerenciamento de direitos digitais.

Pense em defesa constantemente

A TI precisa trabalhar supondo que esteja sempre sendo alvos de ataques. Assim, não é uma questão de “se acontecer”, mas “quando acontecer estarei preparado”. Faça o levantamento de sua infraestrutura atual e analise o que acontecerá se um hacker tiver acesso a uma máquina interna.

A estrutura de firewall existente conseguirá dar conta das invasões ou seria melhor realizar a terceirização e locação da infraestrutura de TI para ter um aumento da segurança e obter mais tranquilidade?

Adote sistemas de acessos e permissões

Invista em controles internos mais rigorosos, como a autenticação de dois fatores em sistemas que possuem dados sensíveis. Verifique o acesso e as permissões dadas a cada colaborador e tome todas as providências necessárias para proteger as informações.

O segredo para lidar com essa nova realidade é estar sempre alguns passos à frente, pois as empresas simplesmente não podem correr o risco de arruinar toda a sua operação por não estarem preparadas para uma violação de dados.

Mantenha sempre a proatividade

Caso ocorra qualquer tipo de violação, seja proativo. Comunique a qualquer cliente ou funcionário afetado e tenha certeza de abordar as principais preocupações, como:

  • qual foi a extensão da violação dos dados;
  • qual será o plano de resposta ao incidente;
  • o que a sua empresa fará para reduzir o risco ataques futuros.

Qualquer organização com a mínima pegada digital deve ter uma estratégia para abordar os problemas que podem surgir e aprender com os erros que outros cometeram. Tendo isso em mente, as empresas podem evitar ter sua reputação manchada e seus negócios comprometidos.

Tenha um projeto de infraestrutura de TI de qualidade

Para acompanhar a evolução da era digital é crucial que seja implementado um projeto otimizado e com uma infraestrutura de qualidade, utilizando a melhor tecnologia disponível e adaptada para a sua empresa.

Mais do que isso, os investimentos em infraestrutura de TI devem alinhar-se com estratégias de desenvolvimento econômico a longo prazo de forma a melhorar o fluxo de serviços, criar capacidade local e gerar a criação de empregos. O cumprimento desse padrão requer uma preparação completa do projeto, financiamento inovador e gerenciamento e manutenção capazes de acompanhar a construção inicial.

Disponha de uma infraestrutura escalável

Para melhorar a sua infraestrutura é preciso que ela seja capaz de adaptar-se mais rápido que a própria empresa. Essa capacidade de acomodar crescimento e mudança deve ser abordada principalmente no processamento e no armazenamento. Neste, especialmente, é necessário fazer um planejamento com uma previsão de crescimento de dois a cinco anos à frente.

Porém, entenda que isso não significa que é só provisionar e pagar uma grande quantidade de capacidade e deixá-la sem utilização. Esse fator é decisivo para o projeto e, sem um planejamento adequado, não será possível conseguir bons resultados. Contemple a capacidade total, não se esqueça da sazonalidade dos negócios, provisione e pense na escalabilidade — que pode ser feita inclusive ser pelo outsourcing de TI.

Treine os funcionários

Não se esqueça de que essa mudança é principalmente cultural e causa grandes impactos nos funcionários. É preciso que tudo seja criado em harmonia e transparência para uma melhor aderência ao projeto. Organize treinamentos, workshops e estimule o workplace, crie um processo de documentação para cada tarefa e siga as metodologias mais utilizadas no mercado atual.

Uma boa documentação é a espinha dorsal de uma operação de infraestrutura de TI — quando ela é implementada de forma eficiente pode não somente economizar tempo na resolução de problemas críticos como orientar os novos funcionários para que não se perca o conhecimento legado.

Deixe a TI cuidar da TI

Embora o caminho pareça relativamente claro, muitas questões serão levantadas durante o processo e talvez você não possua especialistas em TI contratados na empresa para cuidar dessas soluções.

Ao contratar uma empresa especialista em infraestrutura, você acessa anos de ampla experiência em auditoria, design e implementação de arquitetura de sistemas de TI.

É imperativo que seu consultor tenha infraestrutura de instalação para incluir tudo, desde ambientes de servidor único até multi-site, clusters de alta disponibilidade — capacidade essencial que acomoda pequenos, médios e grandes negócios.

Opte por outsourcing de TI

Não existe nada novo nesse conceito. No entanto, com as empresas sob pressão crescente para cortar gastos e espremer orçamentos, houve um grande aumento na adoção do outsourcing.

Uma das principais razões para terceirizar toda a infraestrutura é que a TI geralmente não é o foco principal das empresas e, portanto, gerenciar o ambiente legado e implementar novas soluções ao mesmo tempo pode onerar muito o orçamento. Além disso, os custos indiretos que devem ser carregados contribuem para manter esta função in-house como uma perspectiva pouco atrativa.

Um modelo de terceirização de infraestrutura de TI eficiente pode, por exemplo, optar por manter o pessoal de TI estratégico, como os arquitetos de infraestrutura, que podem cuidar da funcionalidade de alto nível e, ao mesmo tempo, terceirizar o trabalho mais laborioso — como a manutenção e a administração back-end.

Esse modelo permite que a empresa gerencie, desenvolva e controle a automação de processos e mantenha o controle de alto nível. Existem muitos benefícios para a terceirização. Estes incluem custos reduzidos, em termos de despesas gerais, acesso a know-how e pessoal qualificado.

Equipe especializada

Os funcionários da empresa terceirizada precisam ser certificados nas plataformas e nos equipamentos que a empresa usa para garantir conhecimento, experiência e qualidade de serviço. Isso também garante uma compreensão do meio ambiente a ser terceirizado. Desse modo, os níveis de serviço e os procedimentos de service desk precisam ser previamente acordados.

Continuidade garantida

Manter o processo de forma contínua também é decisivo. As expectativas devem ser claramente definidas e reuniões regulares devem ser realizadas entre as duas partes para garantir níveis contínuos de serviço e qualidade. A interação diária e a comunicação entre ambas as partes são muito importantes, pois a consultoria precisa entender e estar ciente do que acontece no seu ambiente de TI.

Deve-se notar que a terceirização não é uma receita milagrosa que solucionará todos os problemas de TI de uma organização. No entanto, se for gerenciada corretamente, pode ser uma ferramenta significativa de redução de custos e pode eliminar muitas das dores experimentadas quando se trata de infraestrutura de TI.

Um investimento adequado em infraestrutura de alta qualidade também tem efeitos positivos que vão desde a criação de empregos, aumento do ROI e melhoria das receitas.

Aposte em OPEX

Não precisamos falar que o que toda organização quer é a maximização da rentabilidade, certo? Para isso que isso aconteça da melhor forma em um projeto de infraestrutura de TI, o OPEX está ganhando espaço em relação ao CAPEX. Existem inúmeros os benefícios fiscais em fazer isso.

A seguir, mostraremos como é possível utilizar melhor as despesas operacionais para a otimização do seu projeto. Acompanhe!

Redução do capital próprio

Quando decisões ruins são tomadas na estrutura de capital, seu custo de capital aumenta, o que ocasiona uma queda abrupta no VPL (Valor Presente Líquido) e uma consequente redução do valor da empresa. Com a adoção do OPEX, por sua vez, é possível conseguir a redução do custo do capital próprio da empresa pois a estrutura de capital de uma organização influencia no seu valor e no seu custo.

É muito simples: quando a empresa aumenta o percentual de capital para terceiros, ela pode reduzir o imposto de renda a pagar e o custo de capital, já que normalmente o capital próprio é mais caro que o capital de terceiros — dívidas e financiamentos. Quer saber, então, por que você deve reduzir o custo de capital? Porque essa ação resultará em VPLs maiores e com a possibilidade de aprovação de mais projetos pelos acionistas.

Facilidade de aprovação e de gestão

Como foi dito acima, além do estímulo à criação de projetos novos, uma despesa operacional recorrente possui um nível melhor de gerenciamento e aprovação, sendo necessário somente a aprovação de linha de crédito para a PO (Purchaise Order). Assim, os gestores ganharão dinheiro, tempo, efetividade nos projetos e conseguirão manter a inovação em um ritmo constante.

Impacto mercadológico no balanço da empresa

Para a economia tributária, o OPEX possui uma representatividade maior em relação à depreciação do CAPEX e, por esse motivo, a redução dos impostos é significativamente maior. Além disso, seu impacto é visto também em todo o ciclo de vida do projeto, como:

  • manutenção de equipamentos;
  • fluxo de caixa;
  • custo das operações;
  • custos financeiros,
  • acordos e vínculos de contrato.

Avaliar esse contexto — além de redirecionar a empresa — é uma responsabilidade da governança corporativa, que precisa sempre zelar pela continuidade dos negócios.

Impacto no crédito do PIS e da COFINS

O PIS (Programa de Integração Social) é um tributo federal cujo cálculo é feito mensalmente sobre o faturamento ou sobre a folha de pagamento. A COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), por sua vez, é calculada em relação à receita bruta e direcionada para áreas estratégicas da gestão pública — como fundos da previdência, saúde pública e assistência social.

O crédito fiscal — tanto no PIS quanto na COFINS — pode ser requerido por empresas enquadradas no Lucro Real, independentemente da atividade econômica. Ambos os tributos podem utilizar gastos com transporte, saída de mercadorias, além de armazenagem e até mesmo energia elétrica e aluguel. Nesse caso, é preciso ser tudo obtido a partir de negócios brasileiros para receber o benefício.

No método cumulativo, as alíquotas aplicáveis são de 0,65% para a PIS e 3% para a COFINS, de forma que apenas seguir os passos acima satisfaz os procedimentos de cálculo para esse método. No entanto, no cálculo não cumulativo as receitas financeiras deverão ser excluídas da base de cálculo das contribuições.

Ao utilizar as despesas operacionais, as alíquotas aplicadas nesse caso são de 1,65% para a PIS e 7,60% para a COFINS, sendo permitidas deduções de créditos provenientes da aplicação dessas alíquotas nas seguintes despesas:

  • custo de bens para revenda;
  • insumos na prestação de serviços e da produção;
  • aluguéis de prédios, máquinas e equipamentos;
  • despesas de arrendamento mercantil;
  • depreciação de bens do ativo imobilizado;
  • benfeitorias em imóveis próprios ou de terceiros;
  • despesas de energia elétrica,
  • armazenagem de mercadorias e frete na operação de venda, quando o ônus for suportado pelo vendedor.

Esse método é especialmente indicado para empresas com margem de lucro bruta baixa para que os créditos possam ser compensados e de acordo com o permitido pelas leis brasileiras e para as empresas de logística e exportação.

Contudo, o principal benefício ao apostar no OPEX em locação e terceirização de equipamentos de infraestrutura é que a empresa não ficará com o parque tecnológico defasado e subutilizado em um curto espaço de tempo. Dada a velocidade da era digital, esse tempo para a obsolescência está cada vez menor e não justifica deixar as despesas como um bem de capital para ser depreciado rapidamente.

Neste artigo vimos as principais estratégias para que seja realizada a melhor otimização em uma infraestrutura de TI, focada na era digital. Esperamos que você tenha gostado e que essas dicas ajudem você a montar uma infraestrutura matadora e a guiar o seu negócio rumo à nova era.

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