Você ainda não sabe por que deve prestar mais atenção ao relacionamento de TI com as outras áreas? Uma estimativa recente elaborada pela Gartner aponta que os investimentos em tecnologia devem crescer em 2018. De acordo com o estudo, as empresas destinarão um acréscimo de 4,5% no orçamento dessa área ainda neste ano, o que vai somar um montante de U$ 3,7 trilhões.

Isso ocorre mesmo diante de ameaças de recessão global e uma série de outras incertezas. Quer saber o motivo? A tecnologia não é mais um diferencial, mas uma necessidade para manter o negócio lucrativo — e os empresários já descobriram isso. Ela já integra parte vital dos processos de muitas organizações.

Por que elucidamos isso? Simples: em um mercado em que a TI se transforma no centro de tudo, os profissionais da área se tornam cada vez mais relevantes. É justamente por isso que é fundamental abandonar as barreiras que existem entre eles e os demais setores para promover uma integração perfeita da empresa.

Na verdade, o departamento de TI não age apenas para “apagar incêndios”, mas promove melhorias contínuas nos processos internos da empresa. Na maioria dos casos, ajuda os profissionais a utilizar as ferramentas das melhores maneiras possíveis. Além disso, também deve fazer parte de todo o planejamento estratégico do negócio.

Neste post, resolvemos falar sobre a integração de TI com outras áreas da empresa. Vamos mostrar os motivos para melhorar esse relacionamento, estratégias para promover a integração, o papel da comunicação nesse aspecto, entre muitas outras coisas. Confira tudo isso logo a seguir!

1. Por que é necessário melhorar o relacionamento de TI?

Como vimos na nossa introdução, a tecnologia é algo indispensável para as empresas se manterem competitivas do mercado. As ferramentas de TI não são mais um luxo dos grandes empreendimentos, afinal, até mesmo pequenos negócios, como quiosques de shoppings, fazem o uso de sistemas internos para manter o nível de produtividade e controle desejado. Vamos conferir alguns motivos para gerar essa aproximação na sua empresa?

1.1. Diminui os ruídos de comunicação

O primeiro grande motivo para integrar o departamento de TI aos demais é a diminuição dos ruídos de comunicação na organização. Os colaboradores precisam falar a mesma língua dos profissionais de TI não só para resolverem problemas em conjunto, mas também para identificarem pontos de melhoria que podem ser implementados.

Além disso, é muito comum vermos situações em que a empresa precisa elaborar um projeto com o departamento de TI e outros, mas simplesmente não consegue criar a coesão necessária para desenvolvê-lo. Em outras palavras, quanto maior for o entrosamento, mais chances de sucesso a empresa terá em qualquer investida.

1.2. Melhora a performance de TI

Ainda acha que o bom desempenho da TI da sua empresa depende exclusivamente dos profissionais dessa área? Se esse for o caso, saiba que está enganado. O fato é que o sucesso da aplicação das ferramentas e processos depende de todos os colaboradores — isso acontece porque eles são os usuários finais das soluções e sabem exatamente o que precisam para desempenhar bem os seus trabalhos.

Quando os profissionais de TI atuam em parceria com os demais, podem verificar quais realmente são as necessidades do time e oferecer uma solução mais personalizada e otimizada, que no final vai beneficiar toda a empresa. Portanto, quanto maior for a colaboração entre os setores, melhor será a estrutura da organização.

1.3. Auxilia no planejamento estratégico

Para fechar o nosso primeiro ponto, é importante falarmos que o relacionamento com o TI não deve ser apenas realizado com os colaboradores. É fundamental que os gestores da área se aproximem dos outros gerentes, afinal, os profissionais de TI podem passar uma série de insights interessantes que beneficiem o planejamento estratégico do negócio.

Questões como os tipos de sistemas que devem ser utilizados, orçamento para TI e metas para o setor, por exemplo, devem ser discutidas com os gestores na hora de realizar o planejamento. 

2. Explique o contexto para os seus colaboradores sobre a importância no relacionamento do TI

Claro, muitas vezes, para que o entrosamento ocorra da melhor forma possível, é fundamental que os colaboradores sejam orientados a respeito da importância da TI e do seu papel para o desenvolvimento de toda a empresa. No final das contas, é o trabalho deles que se tornará mais fácil e produtivo.

Além disso, os próprios profissionais de TI também devem entender os motivos para integrar suas operações aos demais departamentos, uma vez que podem assumir um papel importante na orientação dos profissionais e na busca por novas alternativas para que os processos da empresa se tornem ainda mais ágeis.

Para entender melhor, vamos separar o contexto dos benefícios desse relacionamento do ponto de vista do TI e dos demais departamentos.

2.1. O ponto de vista do TI

Explicar a importância desse relacionamento para o TI não é uma tarefa muito complicada — isso porque os profissionais do setor sabem que é por meio da conversa com os colaboradores e gestores de outros departamentos que podem identificar problemas e encontrar pontos de melhoria no processo produtivo.

No caso, o que precisa ser feito é educar o departamento para falar na mesma língua que os outros profissionais. Evitar termos técnicos, por exemplo, é uma boa maneira de fazer com que o TI se aproxime dos outros departamentos e consiga colher todos os frutos desse relacionamento.

2.2. O ponto de vista dos outros departamentos

No caso dos outros, a explicação é um pouco mais complicada, uma vez que muitos profissionais ainda enxergam o departamento de TI como meros “bombeiros”, que apenas apagam incêndios quando surgirem. É preciso mostrar que as funções desse time vão muito além disso.

Pode ser interessante mostrar que o time de TI facilita todos os processos internos do negócio e, inclusive, está disposto a ouvir sugestões para que melhorias efetivas sejam realizadas dentro da empresa. Se eles entenderem que o departamento integra uma função estratégica no negócio, então você está no caminho certo.

3. Gere integração e colaboração para um melhor relacionamento de TI

Integrar os departamentos não é uma tarefa fácil, mas um bom começo é desenvolver um ambiente colaborativo. Quando participam de atividades em comum, os profissionais fortalecem laços e começam a se conhecer melhor. Aos poucos, o trabalho funciona de forma harmônica e os times se mostram mais coesos.

A pergunta que resta é a seguinte: como trabalhar para fortalecer essa colaboração? Existem algumas situações em que os times podem agir conjuntamente para melhorar o desempenho de toda a empresa — e é justamente esses pontos que vamos abordar logo a seguir.

3.1. Integre os dados dos departamentos

Colaboração não existe sem a integração de dados. Afinal, os setores precisam trocar informações para que desenvolvam melhor suas atividades e tenham mais conhecimento a respeito da empresa como um todo. Além disso, é apenas com a integração de dados que é possível eliminar problemas como a desinformação.

Como fazer isso? Simples. Um ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, pode integrar todos os dados do negócio e fazer com que as informações se tornem, de fato, complementares. O sistema unifica o banco de dados, o que é fundamental para criarmos um ambiente mais coeso na empresa.

3.2. Desenvolva a cultura da colaboração

Para criar um ambiente verdadeiramente colaborativo, é fundamental que a cultura da empresa transmita valores importantes para os colaboradores, principalmente na área de TI. Transparência, espírito de equipe, empatia e receptividade para novas ideias, por exemplo, devem marcar a cultura não só desse departamento, mas de toda a empresa.

A cultura organizacional deve sempre ser reforçada em campanhas institucionais e pelos próprios gestores dos departamentos, o que inclui o TI. Além disso, uma boa dica é apostar nos treinamentos comportamentais, que têm o objetivo de transmitir os códigos de conduta e de ética da empresa, ajudando a fortalecer a cultura. 

4. Encurte a distância entre os departamentos da empresa

Existem inúmeras maneiras de diminuir as barreiras entre os departamentos. Muitas vezes, a distância criada não é apenas física, mas também relacionada a falhas de comunicação. Se você realmente deseja criar um ambiente integrado e harmônico é preciso facilitar o encontro entre os profissionais na organização. 

Para fazer isso, você pode contar com algumas soluções simples, que vão ajudá-lo a levar o TI aos demais departamentos da empresa. A seguir, resolvemos compartilhar algumas ideias que favorecem o encurtamento de distância.

4.1. Quebre as barreiras físicas

Com o objetivo de facilitar a troca de informações entre os departamentos, muitas empresas já adotam a política de “portas abertas” em seus negócios, como o Facebook. A ideia é simples: além de diminuir a distância física entre os setores da organização, é preciso deixar com que os colaboradores tenham acesso simplificado aos gestores.

Os gestores de TI, portanto, precisam se mostrar sempre abertos a receber os colaboradores de outras áreas. Assim, podem solucionar dúvidas e receber novas ideias. Além disso, fica mais fácil receber um feedback rápido a respeito do que está acontecendo com a empresa, o que agiliza a elaboração de planos de ação, favorece a gestão de equipamentos, entre muitas outras coisas.

4.2. Use sistemas de comunicação eficientes

A comunicação ainda será um assunto abordado no nosso material. Por ora, é importante lembrarmos de que as barreiras não são apenas físicas e que é importante diminuir as distâncias entre os setores utilizando um sistema de comunicação eficiente na empresa.

Nesse sentido, estamos nos referindo não só ao uso de tecnologias para favorecer a comunicação, mas também a processos ágeis e eficientes, que realmente diminuam as barreiras entre os setores. 

5. Compartilhe objetivos em comum

Outra maneira de fazer a integração perfeita entre o TI e os demais departamentos é compartilhar objetivos em comum. Isso significa que as equipes precisam estar alinhadas e se dirigir para o mesmo caminho. Portanto, é fundamental desenvolver um planejamento estratégico unificado e que envolva todos os times.

Nesse sentido, é importante não só reunir os gerentes dos departamentos, mas também traçar a missão da empresa, algo que serve para nortear todas as ações desenvolvidas. Vamos conferir esses dois pontos a seguir:

5.1. Reúna os gerentes dos departamentos

Como vimos, a integração dos profissionais de TI com os outros departamentos é fundamental para melhorarmos o planejamento estratégico do negócio. Isso significa que os gerentes devem colaborar para trazer soluções conjuntas, desenvolver metas em parceria e elaborar planos de ação que envolvam a todos.

Por isso, uma dica importante para melhorar a colaboração é reunir os gestores de TI com os dos demais departamentos na hora de realizar o planejamento estratégico do negócio. É uma forma de criar um brainstorm em conjunto que é muito benéfico para a empresa.

5.2. Defina a missão da empresa

A missão de um negócio é um elemento fundamental para integrar as equipes. Não estamos falando de metas ou objetivos, comuns a qualquer negócio, mas sim do norte maior da organização, aquilo que ela realmente aspira ser no mercado em que atua. Talvez a referência do setor na América Latina? Quem sabe do mundo?

A definição da missão ocorre durante o planejamento estratégico do negócio e serve sempre como ponto de referência para orientar objetivos, metas e planos de ação. Essa medida ajuda a unir os times, pois promove um senso de direcionamento: os colaboradores de todos os setores sabem o que a empresa pretende no longo prazo.

6. Processos de comunicação

Como você deve imaginar, a comunicação é um elemento fundamental para fortalecer o relacionamento de TI com as áreas da empresa — é dessa forma que os setores podem trocar dados, informações e desenvolver qualquer plano de ação em parceria para conquistar mais resultados.

Esse provavelmente é um dos assuntos mais importantes deste post e, por esse motivo, é necessária uma análise minuciosa. Assim você vai entender como esses processos ajudam no relacionamento e como as ferramentas de comunicação devem ser usadas nesse sentido.

6.1 Veja como os processos de comunicação ajudam no relacionamento de TI

São muitos os benefícios de contar com sistemas e processos de comunicação coesos na sua empresa. Essas vantagens vão muito além da integração dos setores, visto que influenciam a tomada de decisão, a qualidade dos processos internos, entre outras coisas.

No entanto, duas vantagens chamam a atenção: estamos falando da redução dos ruídos de comunicação e do reforço da colaboração entre os setores. Esses dois pontos serão abordados a seguir, acompanhe!

6.1.1. Diminuem os ruídos de comunicação e a desinformação

Temos duas situações diferentes. Os ruídos de comunicação ocorrem quando um setor não compreende as atividades e a linguagem de outro setor, por exemplo. A desinformação, por outro lado, ocorre quando algum setor possui informações desatualizadas ou incoerentes.

A comunicação elimina esses problemas, já que os setores podem compartilhar dados com mais facilidade. Assim, todos se mantêm informados a respeito das atividades dos outros — principalmente sobre como vão impactar o desempenho de todas as equipes.

6.1.2. Reforçam a colaboração entre os setores

Se os colaboradores de todos os setores conseguem se comunicar com mais facilidade, isso significa que podem colaborar muito mais uns com os outros. A comunicação, portanto, é um elemento integrador, que não pode faltar na sua estratégia se você pretende manter os times coesos.

Um ponto que já vimos e que se aplica bem aqui é o caso da diminuição da distância entre os departamentos. Se você aplica a política de portas abertas e procura favorecer a cultura da colaboração, indiretamente estará favorecendo a fluidez da comunicação da sua empresa.

6.2. Não esqueça dos sistemas de comunicação

Existem muitos sistemas de comunicação disponíveis no mercado, no entanto, não é a escolha deles que vai tornar a sua empresa mais integrada. Muitos acham que a tecnologia resolve todos os problemas, mas é o uso apropriado das soluções que realmente pode fazer a diferença.

Para que a comunicação do seu negócio funcione, portanto, é fundamental desenvolver sistemas integrados e pensar em um sistema enxuto, que realmente possa ser benéfico para o seu negócio. Detalhando um pouco mais esse assunto:

6.2.1. Desenvolva sistemas integrados

Esqueça agora mesmo a ideia de criar sistemas de comunicação que sejam limitados aos departamentos dos profissionais. O mais interessante é procurar por soluções que possam ser utilizadas por toda a empresa, facilitando o acesso dos colaboradores aos demais e aos gestores.

O nível de acesso, portanto, precisa ser mais plural e democrático, para que todos encontrem voz entre seus representantes e colegas. Dessa forma, é possível eliminar a burocracia que existe para que os colaboradores tenham acesso aos outros setores, situação que é muito comum entre as empresas.

6.2.2. Pense em um sistema enxuto

Comunicação é qualidade e não quantidade. Quanto mais sistemas internos você possuir no seu negócio, maior será a chance de gerar ruídos de comunicação, desinformação e outros problemas já expostos por nós ao longo do nosso artigo. O ideal, portanto, é escolher um sistema que cumpra todas as suas necessidades.

Usar um intranet, por exemplo, é uma excelente maneira para que as informações da empresa possam transitar de maneira mais livre e sejam acessíveis por todos os colaboradores. Por outro lado, murais podem indicar os principais eventos da empresa. Para fechar, o e-mail continua sendo uma das melhores ferramentas para os negócios.

7. Diminua o ruído entre as comunicações e melhore o relacionamento de TI

Os ruídos de comunicação são um grande obstáculo entre o TI e os outros departamentos. Afinal, nem todos conhecem os termos técnicos utilizados na área, o que pode gerar uma série de mal-entendidos. O problema se torna ainda mais grave quando existe um distanciamento claro entre os setores, ponto que já vimos e explicamos neste material.

Para diminuir o ruído de comunicação, então, é preciso manter os profissionais dos outros setores sempre por dentro das novidades implementadas na empresa, além de treiná-los para conhecer as ferramentas de TI e alguns termos técnicos que podem ajudá-los. Esse é o ponto que veremos logo em seguida. Vamos conferir?

7.1. Realize treinamentos

Os treinamentos podem ser uma excelente oportunidade para ensinar aos colaboradores alguns conceitos básicos de TI. Dessa forma, podemos não só facilitar a comunicação entre os setores, mas também elucidar a grande importância do departamento para o bom funcionamento de toda a empresa.

Esses treinamentos podem, inclusive, contar com a participação dos próprios profissionais da área de TI. É uma forma de explicarem em primeira mão suas funções na empresa e de interagirem com os outros times, incitando essa aproximação. Os treinamentos preparam os profissionais e ajudam e reduzir os ruídos de comunicação.

7.2. Mantenha a equipe informada

Por fim, é muito interessante manter a equipe informada a respeito de todos os novos mecanismos e processos que são utilizados na área de TI. Assim, quando qualquer novidade é implementada, fica mais fácil de os colaboradores absorverem as coisas e desempenharem suas atividades mais rapidamente.

Cada nova tecnologia adicionada deve ser comunicada aos colaboradores para que tenham acesso não só às informações relevantes, mas também para que entendam exatamente por que as coisas estão mudando no seu negócio.

Em resumo, a tecnologia veio para ficar. No entanto, se o objetivo do gestor é aumentar os lucros com TI, ele precisa se relacionar com os demais departamentos e criar operações que sejam integradas. Afinal, os beneficiários finais da automação de processos são os colaboradores de outros departamentos.

O relacionamento dos profissionais de TI com os demais pode render uma série de frutos para o negócio, tanto do ponto de vista operacional quanto estratégico. No final das contas, essa relação impacta na tomada de decisão dos diferentes departamentos, mas também ajuda a melhorar a produtividade do negócio.

A tendência de termos o TI como a central operacional das empresas é inevitável, mas é preciso pensar na colaboração desde já para que a cultura da sua empresa já esteja preparada para esse novo cenário. Assim você realmente estará pensando no futuro e em formas de garantir que as novas tendências sejam rapidamente absorvidas.

Esperamos que o este material tenha ajudado os nossos leitores com os insights necessários para que tomem boas decisões nos departamentos de TI. Desejamos a todos boa sorte nessa jornada e, é claro, excelentes resultados!

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