A Tecnologia da Informação é uma parte essencial de qualquer empresa e, com tecnologias em rápida mudança, desafios de financiamento e prioridades conflitantes, é essencial que as organizações tenham um plano ou roteiro eficaz a seguir.

Por desempenhar um dos papéis mais importantes no dia a dia corporativo atualmente, o setor de tecnologia deve ser tratado como um elemento de competitividade. Em outras palavras, é preciso ter uma TI estratégica. Isso quer dizer que ela deve:

  • participar da elaboração de projetos que impulsionem a transformação digital do negócio;
  • articular-se com os executivos da empresa;
  • envolver-se nos planejamentos do futuro do negócio.

Se isso ainda não está acontecendo na sua empresa, chegou o momento. Leia este post e saiba como se preparar!

O que é a TI estratégica?

Antes de tudo, é preciso entender que para obter mais benefícios e superar desafios, a TI deve ser planejada e gerenciada. Isso faz do planejamento estratégico de TI uma atividade gerencial, não apenas algo que as equipes técnicas fazem em seu tempo livre. Parte do valor agregado que a TI traz para uma organização inclui:

  • redução de custos por meio da automação de tarefas;
  • gerenciamento informatizado de dados;
  • melhor colaboração entre as equipes;
  • gestão do conhecimento.

Em suma, a TI estratégica é uma tentativa estruturada de maximizar o impacto da tecnologia na organização, controlando os custos e gerenciando as mudanças associadas. Muitas empresas gerenciam a TI como um “negócio dentro da empresa”. Isso significa que a TI fornece serviços ao negócio da maneira mais otimizada possível.

O planejamento estratégico de TI aborda design, desenvolvimento, aquisição de soluções de tecnologia, implementação e suporte dessas soluções e modernização de soluções existentes e legadas dentro da organização.

É possível alcançar esse nível de envolvimento da TI no negócio seguindo alguns passos básicos:

  • envolvendo as partes interessadas em uma abordagem de planejamento estruturada;
  • priorizando os esforços e recursos de TI em toda a organização e suas peças e partes;
  • estabelecendo sua estrutura e abordagem de governança de TI;
  • monitorando o desempenho da TI em toda a organização;
  • gerenciando o valor da TI e medindo os benefícios dela para o negócio;
  • alinhando a tecnologia ao negócio, na busca pelos melhores resultados possíveis.

Por que a TI estratégica é importante para sua empresa?

Sem dúvida, planos estratégicos eficazes ajudam a garantir que recursos e financiamento limitados possam ser priorizados para os projetos e iniciativas que proporcionam o maior benefício para a organização.

A maioria dos planos estratégicos de TI consiste em planos de três a cinco anos, contendo metas, objetivos e princípios orientadores. Alguns planos são muito específicos, detalhando custos, recursos e prazos, enquanto outros podem ser mais gerais, deixando para o gestor da área determinar as especificidades para cumprir as metas e objetivos.

O processo seguido para desenvolver uma TI estratégica pode ser tão importante quanto o próprio plano. O desenvolvimento bem-sucedido do plano estratégico de TI deve seguir um processo abrangente, focado em obter o envolvimento total das partes interessadas.

Ou seja, esse projeto deve receber apoio total da alta administração, para que os envolvidos compreendam a importância desse processo e comprometam seu tempo e recursos com ele.

Muitas empresas utilizam consultores para realizar o processo de criação de um plano. Isso ajuda a garantir a objetividade e dedica recursos que podem criar um plano com eficiência, geralmente dentro de um período de três a quatro meses, dependendo do escopo do projeto e do tamanho da organização.

Se uma organização acredita que tem o conhecimento e os recursos necessários para realizar a criação do plano internamente, é importante que as partes interessadas externas à TI estejam diretamente envolvidas na criação do plano, pois isso ajudará na objetividade e no comprometimento de toda a organização.

Qual é o papel da TI estratégica dentro de uma empresa?

Como você pôde perceber, a TI estratégica é necessária para gerenciar e direcionar todos os recursos de tecnologia de acordo com a estratégia e as prioridades de negócios.

O plano estratégico melhora o entendimento das principais partes interessadas sobre as oportunidades e limitações de TI, avalia o desempenho atual, identifica a capacidade e os requisitos de recursos tecnológicos e esclarece o nível de investimento necessário.

A estratégia e as prioridades do negócio devem ser refletidas nos portfólios e executadas pelo plano tático de TI, que especifica objetivos concisos, planos de ação e tarefas que sejam compreendidas e aceitas pelos negócios e pela TI.

O objetivo do planejamento estratégico é ajudar uma organização a estabelecer prioridades para melhor atender à sua missão. Ele permite que uma organização se alinhe de forma colaborativa com sua missão, a fim de criar uma visão estratégica do que a organização é, do que ela quer ser e de como ela pode mudar com o tempo. Em outras palavras, a TI estratégica ajuda a empresa a projetar o futuro desejado.

O processo de planejamento deve garantir que a tecnologia sustente e amplie as estratégias de sua organização e ajude-a a alcançar suas metas e objetivos estratégicos. O plano estratégico de TI deve refletir a relevância da tecnologia para cada uma das metas de negócios da organização. Ele deve descrever as mudanças que a organização precisará fazer em sua infraestrutura de informação e comunicação.

Para que isso aconteça de forma efetiva, esse plano deve incluir:

  • uma lista de todos os aplicativos de tecnologia necessários para executar cada uma das metas, objetivos, iniciativas e operações de negócios inovadores da organização, de maneira eficiente, econômica e segura;
  • atualizações da infraestrutura existente, que serão necessárias para suportar os aplicativos de tecnologia identificados;
  • prioridades comerciais e operacionais, incluindo um roteiro para projetos de tecnologia que delineie os recursos necessários para cada um deles;
  • um plano de gerenciamento de segurança para a infraestrutura de tecnologia.

Como incorporar a TI estratégica na empresa?

A criação de planos também precisa seguir as melhores práticas no gerenciamento de projetos. Isso significa desenvolver e seguir um esboço detalhado e formar uma equipe com um gerente de projeto para orientar e supervisionar o processo.

É importante definir papéis e responsabilidades antecipadamente. A equipe ainda terá um papel significativo no projeto e é essencial que ela seja composta por representantes de todos os principais setores da empresa.

A próxima etapa na criação de um plano é a fase de descoberta. É o momento em que as informações são coletadas e o feedback das partes interessadas é obtido. Uma variedade de documentos será necessária, incluindo inventários de hardware e software, serviços de telecomunicações, organogramas, diagramas de topologia de rede, políticas e procedimentos, recuperação de desastres, continuidade de planos de operações e outros documentos pertinentes.

O gestor de TI deve facilitar a coleta de feedback de todas as partes interessadas. Isso pode ser feito de várias maneiras, incluindo pesquisas com funcionários, grupos focais e até entrevistas. O objetivo do feedback é avaliar como a TI está atuando na empresa e reunir perspectivas sobre quais desafios e oportunidades ela deve enfrentar.

A próxima fase é a de análise. Depois que todos os dados tiverem sido coletados, o gestor analisará as informações, examinará as melhores práticas e executará a análise de lacunas para determinar quais deficiências existem na TI e desenvolver descobertas e recomendações iniciais.

É importante que o gestor obtenha o feedback da equipe do projeto para garantir que as descobertas iniciais estejam no alvo. Algumas das recomendações específicas provavelmente exigirão pesquisas adicionais e podem incluir tecnologias emergentes que podem não ser amplamente implantadas.

Na sequência, é preciso estipular as metas e os objetivos, desenvolvendo princípios norteadores que vão ajudar na tomada de decisões e auxiliar a TI e o gerenciamento quando surgirem problemas ou tecnologias que não fazem parte das metas e dos objetivos.

Por exemplo, pode-se incluir algo do tipo: “A TI adotará uma abordagem em nuvem antes de adquirir um novo software”. A equipe do projeto precisará fornecer bastante feedback na fase do documento e ajudar a priorizar as iniciativas estratégicas ou planejar os objetivos.

A fase final é a de revisão. É aqui que o gestor de TI recebe o feedback e depois revisa e finaliza o plano. Muitas vezes, o gerente de projeto apresentará o plano à alta direção da empresa, à equipe de TI e a outros interessados-chave e o publicará para distribuição interna e ocasionalmente externa, dependendo da organização.

Depois que o plano estiver concluído, é muito importante implementar os objetivos e iniciativas dentro do prazo especificado e dentro do orçamento estipulado. Como muita coisa pode acontecer durante esse período, é fundamental acompanhar o progresso e atualizar o plano.

Vale ressaltar que nem sempre esse plano será perfeitamente implementado, pois fatores externos, como a economia, o financiamento e as tecnologias emergentes podem alterar o curso dos processos. Tecnologias disruptivas, por exemplo, podem alterar especialmente a implementação.

Como os gestores de uma empresa podem se preparar para a TI estratégica?

O gestor de TI — ou o CIO — é encarregado de ajudar o CEO e o CFO a entender todas as considerações sobre tecnologia e como elas afetarão os processos e os custos em cada parte da empresa.

Além disso, ele é responsável por fornecer à organização uma visão estratégica, criar metas de TI e desenvolver um caminho para a empresa atingir esses objetivos. Ao mesmo tempo, ele está incumbido de zelar pelas operações cotidianas de suporte de TI para a empresa.

O gestor de TI, junto com outros profissionais de tecnologia, desempenha um papel significativo na definição da direção estratégica da organização, ajudando-a a alcançar o sucesso operacional. Ou seja, ele deve elevar a comunicação tecnológica a um nível estratégico com a diretoria e o restante da equipe executiva.

Tendo isso em vista, ele deve ter em mente que qualquer estratégia organizacional abrangente e de longo prazo deve levar em consideração essa visão tecnológica mais ampla.

Colocar em prática um plano estratégico de TI exige um investimento na capacidade de TI da organização. Esse investimento pode, inclusive, envolver uma combinação de pessoal interno e recursos terceirizados.

Portanto, para se preparar para a TI estratégica, o gestor deve entender, de forma ampla, os propósitos do setor para a empresa. A TI de uma organização deve englobar uma série de funções fundamentais. Veja!

Gestão de fornecedores

A maioria das organizações tem relacionamentos com uma rede complexa de fornecedores, clientes e parceiros de negócios. Funcionários com experiência em compras, cumprimento de contratos e gerenciamento coordenado de projetos devem ser responsáveis ​​pelo gerenciamento desses relacionamentos.

Gerenciamento de projetos

Essa função abrange o suporte ao planejamento e acompanhamento de projetos em toda a empresa, a coordenação de recursos e a medição em relação ao plano e ao relatório desses projetos.

Consultoria de negócios de tecnologia

A função interna de consultoria em tecnologia envolve equipes especializadas em tecnologias emergentes. Esses membros da equipe trabalham e oferecem serviços de consultoria para as unidades de negócios da organização. Eles também realizam treinamento, facilitação e transferência de habilidades. A equipe pode, também, adquirir esses serviços de consultoria por meio de outsourcing.

Gerenciamento de sistemas de negócios

Gerenciar os aplicativos de software de uma organização envolve a manutenção e o aprimoramento de sistemas, a realização de um novo desenvolvimento de software, a aquisição de pacotes e o gerenciamento de fornecedores de aplicativos.

Gerenciamento do ambiente de tecnologia

Essa função envolve o gerenciamento de hardware físico de uma organização e plataformas de software relacionadas, incluindo data center, redes, help desk e sistemas de comunicação. Inclui também a supervisão de todas as funções de segurança ligadas ao ambiente de TI.

Compreendendo todas essas funções e tendo insumos para gerenciá-las da melhor forma, o gestor estará preparado para adotar a TI estratégica.

Quais são os principais passos para ter uma boa gestão de TI estratégica?

Para que a empresa combine a tecnologia com o plano estratégico e as metas de operações de negócios, alguns passos são fundamentais. Confira!

Estabeleça objetivos claros e defina o papel da tecnologia para a organização

Nesse momento, é fundamental que o gestor de TI responda a 3 perguntas essenciais:

  • A empresa deseja que a tecnologia seja apenas um serviço utilitário com um valor de curto prazo?
  • Deseja que a tecnologia permita oportunidades de negócios que agreguem valor a seus serviços no longo prazo?
  • A empresa deseja que a tecnologia seja parte integrante de seu sucesso nos negócios e planejamento estratégico de longo prazo?

Comece essa discussão conduzindo um benchmarking inicial de suas estratégias de tecnologia e níveis de gastos na adoção de determinadas tecnologias. Articule uma visão tecnológica de “estado futuro”.

Essa visão deve estar alinhada com seu plano estratégico e deve mapear quais áreas de tecnologia precisam amadurecer para que sua organização alcance o “estado futuro” desejado. Essas áreas podem incluir infraestrutura (dados, voz e redes) e aplicações (financeiras, de serviços e administrativas).

Por exemplo, a substituição de aplicativos atuais pode fornecer uma oportunidade de reavaliar, padronizar e reprojetar processos financeiros, de serviços e administrativos para aproveitar os recursos da tecnologia. Além disso, o treinamento deve se tornar parte da cultura da organização, à medida que prepara a força de trabalho para a mudança.

Identifique processos e governança de TI

Aqui, o importante é identificar as necessidades em relação à seleção, implementação e manutenção do portfólio de soluções de tecnologia da empresa. Os processos de TI devem estar alinhados ao plano estratégico do negócio.

Além disso, é preciso decidir sobre o processo que você usará para tomar decisões e assegurar a implementação disciplinada, eficaz e eficiente de seus investimentos, direção e utilização de tecnologia.

É muito importante que a diretoria da empresa esteja comprometida em fazer os investimentos necessários em TI.

Avalie as lacunas na tecnologia

Avalie minuciosamente o atual estado da tecnologia da organização e as lacunas existentes entre esse estado atual e o “estado futuro” desejado pela organização. Depois disso, identifique opções estratégicas para preencher as lacunas. Faça uma avaliação qualitativa delas usando critérios específicos. Esses critérios podem incluir seu desejo de:

  • fornecer suporte robusto para necessidades de usuários não atendidas;
  • assumir o risco mínimo;
  • obter uma taxa razoável de tempo-valor;
  • incorrer no menor custo possível;
  • selecionar as melhores opções e descrever os projetos de implementação;
  • estimar os custos existentes e contínuos;
  • mapear os projetos ao longo de um período;
  • obter excelência operacional;
  • trazer inovação para o negócio;
  • definir diretrizes para iniciativas de software;
  • definir amplamente diretrizes para criar iniciativas de software internamente ou adquiri-las externamente.

Para tanto, vale seguir algumas condutas fundamentais. Por exemplo, é necessário construir uma infraestrutura básica antes de investir em excelência operacional ou implementar inovações tecnológicas para se diferenciar no mercado.

Para soluções de software, você precisará de diretrizes para ajudá-lo a determinar se o sistema deve ser armazenado no ambiente de dados interno da organização ou em um ambiente hospedado em nuvem. Vários fatores influenciarão essa decisão, incluindo:

  • recursos da equipe;
  • necessidades de personalização;
  • desenvolvimento x custos de aquisição;
  • prazo de execução;
  • necessidades de suporte;
  • custos de manutenção.

Meça os benefícios

O gestor de TI deve ter uma visão abrangente sobre como medir o benefício dos investimentos em tecnologia. Nesse ponto, vale considerar as seguintes análises:

  • a TI não deve ser um fim em si. Em vez disso, ela deve permitir metas e objetivos estratégicos;
  • a tecnologia deve ter um valor agregado. Não deve ser adquirida se os objetivos estratégicos da organização puderem ser alcançados em um ambiente desconectado, baseado em papel, sem esse valor agregado;
  • é fundamental medir metas e objetivos estratégicos antes e depois da implantação da tecnologia e responsabilizar-se pelos resultados.

Adote o outsourcing de TI

A adoção do outsourcing de TI por meio de serviços gerenciados pode proporcionar benefícios imediatos e, também, em médio e longo prazos. A seguir, veja algumas dessas vantagens.

Controle de custos

O outsourcing converte os custos fixos de TI em custos variáveis, possibilitando a execução de orçamentos mais eficazes. Essa talvez seja uma das grandes vantagens dos modelos “as a service”.

Aumento de eficiência e competitividade

Empresas que optam por executar todos os serviços de TI internamente podem destinar um tempo maior para funções que não são o foco do negócio em si. Com o outsourcing, esse tempo pode ser destinado a atividades que representem diferencial competitivo para o negócio.

Implementação ágil de novas tecnologias

Parceiros de outsourcing de qualidade têm recursos e expertise para desenvolver novos projetos com agilidade, algo que poderia ser mais lento se fosse realizado internamente.

Foco no core business

A terceirização pode ajudar a empresa a manter o foco no core business, deixando questões técnicas e operacionais de TI para um parceiro especializado. Dessa forma, operações mais complexas passam a ser gerenciadas externamente, deixando a empresa mais focada nas questões centrais do negócio.

Redução dos riscos

Não é segredo que qualquer investimento empresarial tem um certo nível de risco, concorda? Para calcular o nível de risco de um investimento, é necessário levar em conta muitas variáveis. Normalmente, um parceiro especializado em soluções de TI gerencia a maior parte desse risco para a empresa, já que conta com um know-how específico do setor.

Quais são os principais benefícios da TI estratégica?

Quando a sua empresa trabalha da forma que falamos até agora, os resultados são extremamente positivos. Veja alguns dos benefícios da TI estratégica para um negócio!

Possibilita que a empresa adote uma postura proativa

Atuando de forma estratégica, a TI permite que as empresas antecipem problemas futuros e organizem-se adequadamente. Ou seja, elas podem prever determinados cenários desfavoráveis ​​antes que eles surjam e adotar as providências necessárias para evitá-los.

Nesse caso, as empresas passam a tomar uma postura proativa e isso possibilita que elas estejam antenadas nas tendências sobre TI e fiquem sempre um passo à frente dos concorrentes.

Serve como um guia confiável

A TI estratégica ajuda a guiar a empresa no estabelecimento de indicadores e metas realistas, que estejam alinhados com os objetivos traçados.

Ela oferece um suporte para que a empresa possa crescer, avaliar seu sucesso e estabelecer limites para tomadas de decisões mais eficientes.

Otimiza as operações do negócio

Um plano de TI estratégico oferece um guia para alinhar os processos da empresa na busca pela conquista das metas estabelecidas.

Ele orienta os debates organizacionais e auxilia na tomada de decisões quanto ao investimento em recursos e orçamentos para atingir os objetivos que foram definidos, o que otimiza — e muito! — a eficiência operacional.

Auxilia na melhoria da participação de mercado e na lucratividade

Por meio de um plano estratégico de TI, as empresas podem ter acesso a informações importantes sobre as tendências de mercado e as ofertas de soluções e serviços que podem impactar o sucesso do negócio.

Se for bem estruturada, essa abordagem pode transformar os esforços do marketing e das vendas em resultados extremamente positivos, ampliando a lucratividade do negócio e, consequentemente, aumentando a participação no mercado.

Pode tornar um negócio mais durável

A TI estratégica pode fazer com que o negócio fortaleça o foco e a visão de futuro, mesmo sob as constantes mudanças nos mercados globais. Isso pode fazer com que a empresa supere mais facilmente as adversidades e se consolide no mercado.

Resumindo, a eficácia da TI é o esforço para alcançar os melhores resultados desejados — transacionais, táticos ou operacionais — por meio das tecnologias disponíveis. A TI estratégica, nesse caso, visa justamente trazer as empresas para essa perspectiva, sempre com foco em favorecer a transformação digital.

Então, está preparado para adotar a TI estratégica na sua empresa? Que tal ampliar essa conversa compartilhando este artigo nas suas redes sociais?